Показываем бизнес-процессы - Максим Кузнецов

Регламент процесса (подпроцесса)  – документ, в котором в общем виде описан порядок функционирования процесса (подпроцесса) в целом.

Регламентпроцедуры – документ, в котором описано конкретное действие, выполняемое в рамках одного процесса.

И наконец, сравнительно новый вид управленческих регламентов – Руководство по качеству,  – включающий политику в области качества; схему, описывающую верхние уровни организации; процессную модель; описание оборудования, продукции и услуг, производственных мощностей; ссылки на документы нижнего уровня: процедуры, инструкции, положения, регламенты, карты БП.

Конечно, не обязательно все документы порождать как следствие модели. В зависимости от ситуации часть документов может создаваться и традиционным «ручным» способом. В этом случае они «прикрепляются» к модели как внешние файлы.

9.4. Требования к программному продукту

Рис. 9.4.1. Типовые требования к программным продуктам для моделирования бизнес-процессов и организационных структур

Стандарт ГОСТ Р ISO 9001–2001 не предъявляет каких-либо требований в отношении создания и поддержания регламентов с применением программного обеспечения. Однако требования стандарта не отвечают на вопрос: как сделать так, чтобы обмен информации внутри организации был быстрым и простым для всех сотрудников?

Эту задачу можно решить с применением специализированного программного продукта, который должен отвечать следующим требованиям (рис. 9.4.1).

1. Решает задачи по созданию (например, описание процессов) моделей и регламентов, обработке (получение различных информационных срезов, занесение плановых и фактических показателей по процессам) и передаче информации (например, автоматическое поддержание в актуальном состоянии всей необходимой регламентирующей документации, создание внутреннего портала со всей информацией по процессам и обязанностям сотрудников).

2. Является доступным в освоении и удобным в использовании продуктом (позволяет сосредоточиться на содержательных вопросах, а не на том, как это сделать).

3. Допускает работу одновременно различного числа пользователей и позволяет пользователю «забирать» часть единой информационной модели на редактирование, то есть возможен командный подход в работе при построении СМК.

4. Применяется значительно шире, чем помощь при построении и поддержании регламентации и СМК, и обеспечивает связь на уровне передачи словарей, справочников, моделей с другими подсистемами управления организацией (например, с бюджетным управлением) посредством рассмотрения единой модели работы всей организации.

5. Создает необходимые регламентирующие документы для деятельности организации, внедрения и совершенствования СМК, обеспечивает простое поддержание этой документации в актуальном состоянии.

В настоящее время на рынке, видимо, нет программного продукта, отвечающего всем этим требованиям, поэтому используются программы, которые лишь в определенной степени отвечают запросам потребителя. Поскольку наибольшую сложность представляет собой документирование процессов, в качестве таких продуктов используются программы моделирования БП организации.

9.5. Программные продукты зарубежных производителей

Рис. 9.5.1. Структура моделей методологии ARIS (пример) Рис. 9.5.2. Диаграмма процесса BPwin (нотация IDEF3)

Из программ зарубежных производителей распространение в России получили ARIS (11) и BPwin (7).

ARIS – это методология и базирующееся на ней семейство программных продуктов, разработанных компанией IDS Scheer AG (Германия) для структурированного описания, анализа, последующего совершенствования бизнес-процессов предприятия и управления ими, а также подготовки к внедрению сложных информационных систем.

Организация в ARIS рассматривается с четырех точек зрения (рис. 9.5.1):

• организационной структуры;

• функциональной структуры;

• структуры данных;

• структуры процессов.

При этом каждая из этих точек зрения разделяется еще на три подуровня: описание требований, описание спецификации, описание внедрения. Среди большого количества возможных методов описания можно выделить следующие:

• EPS (event-driven process chain) – метод описания процессов, нашедший применение в системе SAP R/3 (рис. 9.5.1);

• ERM (Entity Relationship Model) – модель «сущность-связь» для описания структуры данных;

• UMl (Unified Modeling language) – объектно-ориентированный язык моделирования.

Программные продукты ARIS используются на этапах цикла работ по созданию и развитию бизнеса – от разработки стратегии предприятия до реорганизации основополагающих БП, от управления стоимостью процессов до внедрения информационных систем и последующей оптимизации деятельности предприятия.

ARIS в высокой степени функционален и в то же время довольно сложен для использования, требует значительных усилий по программированию, чтобы получить удобную отчетность на выходе.

BPwin совмещает в одном инструменте средства моделирования процессов (нотация IDEF0 – рис. 7.7.2), потоков данных (нотация DFD – рис. 2.8.4) и потоков работ (нотация IDEF3 – рис. 9.5.2), координируя эти три основных аспекта бизнеса. BPwin – средство, позволяющее адекватно отслеживать соответствие структуры бизнеса, документооборота, финансовых потоков жестким и динамичным требованиям экономики. BPwin дает возможность наглядно представить деятельность и структуру в виде модели, что позволит оптимизировать работу организации (рис. 9.5.3).

С помощью функционального моделирования (нотация IDEF0) можно провести систематический анализ бизнеса, сосредоточившись на регулярно выполняемых функциях, необходимых для этого ресурсах, результатах и исходных материалах (сырье).

В программе отсутствует отчетность, позволяющая сформировать необходимые документы автоматически, и необходимо применять программный продукт Crystal Reports.

Рис. 9.5.3. Ключевые нотации программно-методических решений BPwin

9.6. Программные продукты отечественных производителей

Рис. 9.6.1. ОргМастер – связь классификаторов (матричная проекция), графическое отображение документооборота (пример) Рис. 9.6.2. Business Studio – кроссфункциональная диаграмма (пример)

В настоящее время на рынке продуктов программного обеспечения моделирования бизнес-процессов представлена продукция и отечественного производителя, которую можно использовать для создания системы регламентации и документации СМК, а также управления ею. Такие продукты дешевле зарубежных аналогов, что не умаляет их функциональности, и в силу разработки в последние годы имеют современный дружественный и, что немаловажно, русифицированный интерфейс. Рассмотрим некоторые из них.