Показываем бизнес-процессы - Максим Кузнецов

ОргМастер предназначен для составления, хранения и загрузки иерархических классификаторов и установки взаимосвязей между ними (матричных проекций), создания единой бизнес-модели, а также формирования удобного пользовательского представления результатов работы по одной из методик, разработанной консалтинговой группой «БИГ» (рис. 9.6.1). Для каждого процесса определяются целевое назначение, сопряженные процессы (предшественник и потребитель), информационное взаимодействие и обрабатываемые информационные ресурсы, средства реализации

и регламенты исполнения. Существенной «изюминкой» программы является формирование диаграммы модели БП из набора матричных проекций, которая имеет свои плюсы, минусы и область эффективного применения, а не традиционным методом графического проектирования.

Business Studio – система визуального бизнес-моделирования, основное назначение которой – описание моделей бизнес-процессов предприятия (рис. 9.6.2), организационных структур, документооборота, с автоматической генерацией регламентов процессов, процедур, положений о подразделениях и должностных инструкций, доступных на каждом рабочем месте в форме HTMl-навигатора или документов Microsoft Word.

В Business Studio не предусмотрено формирование по умолчанию обязательных документов СМК, например, Руководства по качеству – его создание требует от пользователя навыков программирования.

Рис. 9.6.3. Схема матричного моделирования бизнес-процессов и регламентов

9.7. Результат работы – представление информации пользователю

Рис. 9.7.1. Критерии выбора программного продукта

Итак, для успешного внедрения системы регламентации деятельности компании и СМК может быть полезен специализированный программный продукт. Какой выбрать? Ключевых критериев три (рис. 9.7.1). Во-первых, цена. Во-вторых, дружественность интерфейса (как быстро сотрудники компании смогут освоить и эффективно эксплуатировать продукт). А в-третьих, генерируемая отчетность. Именно выходная отчетность в виде регламентных документов является тем краеугольным камнем, который определяет выбор среды моделирования. Генерация регламентов, в том числе в форме HTMl-навигатора (пакет регламентов с гиперссылками между всеми объектами), является наиболее важной функцией программы.

Что такое HTMl-навигатор? После того как создана модель БП, сформированы регламентные документы и оргструктура компании, перед специалистами по организационному развитию возникает задача распространения этой информации среди заинтересованных лиц и сотрудников предприятия (п. 4.1 и 5.6.5 ГОСТ Р ISO 9001:2001). При решении этой задачи специалистам приходится сталкиваться со следующими трудностями.

•  У заинтересованных лиц отсутствует программное обеспечение для моделирования и им нельзя передать информацию непосредственно в файлах.

•  Большое число документов и необходимость их обновления затрудняют распространение бумажных копий . Даже у небольшой компании число регламентных документов может достигать нескольких сотен.

• Более или менее приемлемым является распространение документации в формате одного из распространенных текстовых редакторов, например Microsoft Word. Но при большом числе документов сложно анализировать информацию и быстро находить нужные.

HTM-навигатор позволяет сделать результаты работы специалистов по моделированию и описанию бизнес-процессов доступными всем заинтересованным лицам и сотрудникам компании. Модели и регламентные документы можно быстро обновлять и затем просматривать на любом рабочем месте, где установлен стандартный web-браузер.

9.8. HTMl-навигатор – удобная и быстрая работа с информацией

Рис. 9.8.1. Business Studio – HTMl-навигатор, Положение о подразделении (пример)

HTMl-навигатор – это статичный web-сайт, который автоматически создает программа. Ключевая возможность HTMl-навигатора – возможность переходов между документами. Каждый объект системы в HTMl-навигаторе представлен гиперссылкой, в том числе и приложенные к объектам внешние файлы (например, формы документов в формате Microsoft Word). Благодаря этому обеспечивается удобная и быстрая работа с информацией.

Полученный результат можно использовать для:

• публикации на внутреннем или внешнем интернет-портале;

• передачи сотрудникам компании;

• проведения презентаций.

Для создания HTMl-навигатора программы моделирования БП имеют специальные приложения – ARIS Business Process Management Portal – публикация моделей бизнес-процессов в Интранет и работа над их улучшением; Model Navigator – продукт для просмотра моделей Erwin и BPwin с возможностью генерации отчетов; Е-Мастер – система управления организационной информацией ОргМастер. Business Studio создает такой HTMl-навигатор непосредственно из программы....

Пример. Свойства HTMl-навигатора, генерируемого Business Studio.

При открытии HTMl-навигатора с помощью стандартного браузера отображается дерево с соответствующими разделами Business Studio (Процессы, Субъекты, Объекты и т. д). Каждому элементу дерева сопоставлен один основной документ, который позволяет сформировать Business Studio. Например, при выборе Процесса откроется Документ «Регламент процесса», при выборе Подразделения – «Положение о подразделении» (рис. 9.8.1), при выборе Должности – «Должностная инструкция».

Business Studio позволяет сформировать HTMl-навигатор с заданным объемом информации: документация по конкретному процессу, основная регламентирующая документация данного подразделения, документация по всем объектам Business Studio.

9.9. Корпоративный портал

Рис. 9.9.1. Корпоративный портал – регламент процесса (пример)

На рисунках 9.9.1–9.9.8 представлены примеры скриншотов корпоративного портала.

В программе Business Studio созданы элементы корпоративной архитектуры – модели организационной и функциональной структур компании (рис. 9.9.6), процессная модель (см. рис. 9.9.1 и 9.9.2), модель закрепления ответственности, модель БП верхнего уровня, классификатор документов (рис. 9.9.7), прикреплены «внешние» (созданные не в программной среде Business Studio) документы (подробнее об этом – в элементе 10.1).

Каждому элементу модели (процессу, процедуре, объекту, субъекту и т. д.) соответствует «паспорт» (набор характеристик), заполняя который пользователь создает параметры процесса, должности, подразделения. Эти данные попадают в отчет по конкретному элементу. Чем больше данных, тем подробнее получается отчет. К каждому элементу можно также «прикрепить» любое число «внешних» документов, при этом формируются классификатор (реестр) документов и маршрут движения документа (документооборот, см. рис. 9.9.7). При необходимости можно сохранять в указанной директории или просматривать данный документ, используя гиперссылку в окне документа (рис. 9.9.7 и 9.9.8).