Учебно-методическое пособие по дисциплине «Информационные системы и базы данных в управлении персоналом». Конспект лекций - Илья Анатольевич Масленников

— облачные системы Microsoft Azure, Google BigQuery;

— файловые системы XML, PDF, Excel;

— реляционные системы MySQL, Oracle, SQL Server.

Ключевой аспект системы BI это хранилище данных (Data Warehouse) и добыча данных (Data Mining), так как данные использующиеся в BI это общие данные (Несколько источников, форматов, класстеризаций и исторический) это особенность хранилица данных. Одновременно, анализ данных в BI это не простой анализ (Query, Filtering), а техника добычи данных (Data Mining), использующиеся для классификации (classification) класстеризации (Clustering), или прогноза (Prediction). Поэтому, BI имеет тесное отношение к Data Warehouse и Data Mining.

Процесс бизнес-аналитики в общем виде представляет следующую схему:

Главная цель применения BI-систем заключается в предоставлении полной аналитики по всем важным аспектам и показателям работы. У компаний, которые внедрили в свою работу этот механизм, есть все шансы получить актуальные, точные и организованные данные. При этом нет необходимости принимать на работу аналитика, так как интеллектуальная система самостоятельно обрабатывает «сырые» данные и преобразует их в готовые отчеты.

BI-системы решают ряд важнейших задач:

— Сбор, структурирование и хранение актуальных данных в одном хранилище.

— Анализ большого объема данных для создания отчетов и бизнес-решений с учетом аналитики.

— Моделирование всевозможных решений для бизнеса и удачного развития компании.

— Создание стратегической и оперативной отчетности для оповещения руководства об отклонениях показателей эффективности работы.

— Систематизация и сохранение полученных выводов для передачи в работу сотрудникам.

Главные преимущества бизнес-аналитики:

1. Возможность принимать решения, опираясь на факты. Инструменты BI помогают руководителям и сотрудникам получать информацию, актуальную для их ролей и сфер ответственности, и использовать ее для принятия решений на основе фактов, а не догадок.

2. Получение и сохранение конкурентных преимуществ. Оперативная бизнес-аналитика позволяет компаниям быстро обнаруживать новые тенденции и возможности и действовать. Они также могут оценить собственные возможности, сильные и слабые стороны по сравнению с конкурентами и использовать эту информацию в своих интересах.

3. Измерение и отслеживание производительности. Информационные панели BI упрощают мониторинг ключевых показателей эффективности (KPI), отслеживание выполнения задач и отправку оповещений о том, в какой момент следует сфокусироваться на проектах по улучшению.

4. Определение критериев сравнительного анализа. Решения BI позволяют организациям сравнивать свои процессы и показатели эффективности с отраслевыми стандартами, определять, где требуются улучшения, устанавливать эталонные показатели и отслеживать достижение целей.

5. Выявление и решение проблем. С помощью BI пользователи могут выявлять потенциальные бизнес-проблемы, такие как узкие места производства и распределения, тенденции оттока клиентов, рост затрат на персонал и многое другое, до того как они повлекут за собой финансовые убытки.

6. Рост операционной эффективности. Системы бизнес-аналитики позволяют сократить сроки поиска информации, анализа данных и создания отчетов. Они также могут продемонстрировать, в каких аспектах, подразделениях и филиалах происходят накладки, дублирование или снижение эффективности, для оптимизации операций.

7. Доступ к данным и отчетности для всех. Решения бизнес-аналитики предлагают интуитивно понятные интерфейсы, отчеты с поддержкой перетаскивания и ролевые информационные панели, которые сотрудники могут использовать самостоятельно, потому что они не требуют умения программировать и других технических навыков.

8. Улучшение клиентского опыта и опыта сотрудников. Пользователи BI могут извлекать из данных информацию, позволяющую выявлять закономерности в поведении клиентов и сотрудников, анализировать отзывы, адаптировать и повышать качество клиентского опыта.

9. Повышение выручки и рентабельности. В конечном итоге данные бизнес-аналитики позволяют лучше понять, какие риски и возможности существуют, чтобы команды могли вносить корректировки для повышения прибыли.

Business Intelligence целесообразно использовать в следующих случаях:

— интеграция информации из многочисленных источников;

— увеличение количества пользователей информации в аналитических целях;

— обеспечение оперативного доступа к корпоративным данным;

— удобство внедрения новых продуктов;

— обновление IT-среды компании;

— трудности слежения за работой в определенных областях;

— быстрый рост и развитие компании.

Состав Businessintelligence решений. BI-решения состоят из следующих компонентов:

1. ETL- инструменты внедрения и очистки данных, которые достают информацию из внешних источников, а затем очищают и трансформируют ее для размещения в хранилище.

2. Аналитическое хранилище с данными, способное анализировать и структурировать ключевые показатели.

3. Инструменты Data Mining для обработки и анализа данных по разным срезам и методам.

4. Инструменты для визуализации данных в виде аналитических отчетов.

Инструменты и системы бизнес-аналитики:

1. Отчетность BI — это представление данных и аналитических выводов конечным пользователям в простом для понимания виде. Это имеет фундаментальное значение для каждого бизнеса. В отчетах используются сводки и визуальные элементы, такие как диаграммы и графики, для отображения тенденций пользователей в динамике, отношений между переменными и др. Отчеты интерактивны, поэтому пользователи могут детализировать таблицы или данные, если это требуется. Кроме того, отчеты можно автоматизировать и отправлять по заранее определенному расписанию или генерировать в реальном времени.

2. Запросы. С помощью инструментов запросов пользователи могут задавать бизнес-вопросы и получать ответы в интуитивно понятных интерфейсах. Современные инструменты запросов позволяют использовать те же формулировки, что при поиске в Google (или даже при обращении к Siri): «Где происходят задержки в доставке?», «Ежеквартальные продажи достигли целевых показателей?» или «Сколько виджетов было продано вчера?».

3. Информационные панели BI. Информационные панели являются одним из самых популярных инструментов BI. Они используют постоянно обновляемые диаграммы, графики, таблицы и другие типы визуализации данных для отслеживания предварительно определенных KPI и других бизнес-показателей, а также предоставляют краткий обзор эффективности практически в реальном времени. Руководители и сотрудники могут использовать интерактивные функции для настройки выводимой информации, детализировать данные для дальнейшего анализа и просматривать результаты совместно с другими заинтересованными лицами.

BI для управления персоналом. Отделы кадров могут использовать BI для мониторинга различных показателей, таких как:

— время и посещаемость;

— производительность;

— текучесть кадров;

— вовлеченность.

BI помогает принимать более взвешенные решения о найме, определять потребности в обучении, оптимизировать график работы персонала и решать многие другие задачи.

5. Этапы разработки и внедрения информационно-аналитической системы

Как и любой проект, внедрение информационной системы должен быть основан на стандартах проектного управления. Так, базовый план проекта по содержанию (Scope Baseline) должен включать:

1. Описание содержания проекта и продукта, включая критерии приемки результатов заказчиком.

2. Иерархическую структуру работ (ИСР).

3. Словарь ИСР.

Описание содержания проекта (ScopeStatement) — это изложение содержания проекта, основных поставляемых результатов, допущений и ограничений. Описание содержания проекта документирует все содержание, включая содержание проекта и продукта и содержит детальное описание всех поставляемых результатов проекта.

Состав разделов описания содержания проекта:

Иерархическая структура работ (WorkBreakdownStructure, WBS) — это иерархическая декомпозиция полного содержания работ, выполняемых командой проекта для достижения целей проекта и создания требуемых результатов.

Декомпозиция — это метод, предполагающий разбиение содержания и поставляемых результатов проекта на более мелкие и более управляемые элементы. Глубина декомпозиции определяется так, чтобы на нижнем уровне можно