Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове - Реджина Лидс

Для выполнения этого упражнения понадобится блокнот и таймер. Вы будете засекать время, которое уходит у вас на выполнение каждого рабочего задания, записывать, сколько минут вы тратите на отвлеченное блуждание по Интернету и сколько раз в день прерываете одно дело для того, чтобы взяться за другое. Только постарайтесь ничего не менять в своем рабочем укладе и делать все как обычно. Просто положите рядом с собой блокнот, ручку и таймер. В роли таймера вполне могут выступить наручные или компьютерные часы. И записывайте все так, как вам удобно, — совсем не обязательно создавать таблицу в программе Excel.

Если вам интереснее разобраться не в рабочем дне, а в дне, проведенном дома, приготовьтесь к тому, что день будет долгим. Если вы станете зацикливаться на жгучем чувстве вины за бесцельно прожитые часы, блокнот полетит в окно уже к полудню. Помните: сегодня наша задача — собрать факты.

Я сама недавно делала это упражнение. Хотелось узнать, сколько могу придумать разных способов отложить подготовку к докладу, который мне предстоит сделать в следующем месяце. Я работаю дома, поэтому мои способы отлынивания от работы могут отличаться от ваших. Недавно сделала интересное открытие: всякий раз, когда растрачиваю время, я делаю это «по уважительной причине».

Например, вот три моих излюбленных пожирателя времени:

У меня в кабинете стоят три большие птичьи клетки. Обычно я навожу в них порядок по понедельникам после того, как закончу работу, выделенную на этот день. Но если мне хочется потратить время, достаточно сказать себе, что птичкам не помешает лишняя забота, и поэтому клетки нужно почистить именно сегодня. Двадцати минут как не бывало!

Я могу зайти в ванную и заметить, что мусорное ведро уже почти наполнилось. А раз уж пора вынести это ведро, почему бы не проверить, не наполнились ли ведра в спальне, в ванной для гостей, в кабинете и на кухне? Та-дам! Десять драгоценных минут летят вслед за мусором.

Интернет — великий пожиратель времени, вы не находите? Сегодня я решила сделать паузу в работе и посмотреть, во сколько обойдутся мне билеты на самолет и аренда машины во время каникул, которые я запланировала на конец лета. На это ушло еще 20 минут. Это было необходимое дело? Да. Но его вполне можно было отложить на вечер, когда работа уже окончена.

Конечно, в моей трате времени была и положительная сторона: у птиц стало чисто, комнаты избавились от мусора, а я теперь знаю, во сколько мне выльется поездка. Но это не отменяет факта, что я сократила свой рабочий день на целых 50 минут!

На этой неделе ведите учет своим «способностям к растрачиванию времени» — думаю, вас немало позабавит собственная изобретательность, и в то же время вы придете в ужас, когда узнаете, сколько времени тратится неизвестно на что. Это очень полезное упражнение: оно поможет вам разобраться в собственной тактике. И когда в следующий раз по дороге в туалет решите заглянуть на кухню, чтобы приготовить всем послеобеденный кофе, вы остановитесь и автоматически зададите себе вопрос: «Не пытаюсь ли я сейчас отложить какое-то важное дело?» Если пытаетесь, немедленно возвращайтесь на рабочее место. Если нет — сделайте доброе дело, сварите коллегам кофе.

НА ЧТО ОБЫЧНО УХОДИТ ВРЕМЯ

Человеческому разуму нет равных в изобретательности, когда дело доходит до разбазаривания драгоценных минут или даже часов. В этом виде спорта все мы — олимпийские чемпионы. Если у вас есть друг или коллега, который вместе с вами читает эту книгу, сравните в конце дня свои записи. Вас приведет в восторг и то, как много в ваших списках будет общего, и то, какие неожиданные способы потратить время придумал ваш товарищ.

Готовы? Держите под рукой блокнот, в котором вы описали свой обычный рабочий день, и всю неделю сверяйтесь со своими записями, чтобы посмотреть, появляются ли в течение недели новые способы отложить дела на потом. Если появляются, записывайте их и отмечайте, сколько времени они у вас отняли.

В течение рабочего дня вы ведете телефонные разговоры, которые не так уж важны или вообще не имеют отношения к работе? Если да, то помните, что вы тратите на них время, которое должны были посвятить важным рабочим вопросам. Иногда вместо звонка достаточно бывает одного короткого электронного письма — это сбережет уйму времени.

Вы общаетесь с коллегой по ICQ или шлете ему SMS вместо того, чтобы поговорить лично? Одна моя клиентка была просто в бешенстве, оттого что ее коллега, работающая в соседнем кабинете, постоянно присылала ей сообщения по ICQ. Что можно сказать об этой коллеге, даже не зная ее? Что у нее нет ни малейшего представления о том, как работать с потоком информации, который льется к ней в компьютер. Как только что-то новое появляется на экране ее монитора, она немедленно сообщает об этом всем остальным. Вы ведь так никогда не станете делать, правда?

Вы тратите время на поиски разной несущественной информации в Интернете? Иногда достаточно бывает всего лишь зайти «кое-что посмотреть», как тебя немедленно затянет в Сеть с головой. Это как у животных, которые гоняются за движущимися предметами!

Как насчет компьютерных игр в промежутках между рабочими задачами? Если вас увлекают игры (даже такие безобидные, как пасьянс), рабочие цели не будут достигнуты, потому что вы тратите кучу времени впустую!

Бог дал вам семью и друзей, которые считают, что вы должны быть доступны для них в любое время дня и ночи, включая рабочие часы? Но… вы ведь умеете отбиваться от их телефонных звонков?

Не обманывайтесь, полагая, что знаете все свои уловки по растрачиванию времени. Последив за собой в течение недели, можно сделать настоящие открытия в этой области! Как только распознаете их все, каждый раз, когда захочется заняться чем-нибудь себя на этом и сказать: «Ага, и что это я собирался сделать? Нет уж, не буду больше откладывать неизбежное, займусь-ка лучше делом!» Мои клиенты любят говорить: «Я надеюсь, что у меня это получится». Такое ощущение, как будто у них в голове сидит кто-то другой и указывает им, что делать. Вы тоже сомневаетесь в своих силах? Поставьте себе цель измениться, настройтесь достичь ее во что бы то ни стало — и увидите, как неизбежно запустится процесс трансформации.

Четвертая неделя

Сосредоточьтесь на главном

На этой неделе вы:

Узнаете, каким образом жизнь изменится к лучшему, когда вы перестанете срывать дедлайны.

Обнаружите, какую роль в повторяющихся негативных настроях играет ваш мозг.

Научитесь разбивать работу на части и избегать «завалов».

Необходимое время: от 30 до 60 минут.

Одним из инструментов, которые я порекомендовала вам еще во вступлении, было четкое осмысление задач на день. Вы сделали эту практику частью своего расписания? Пяти минут достаточно, чтобы вы научились сосредотачиваться и избавляться от посторонних мыслей, которые неотвязно крутятся в голове. Чем выше ваше умение концентрироваться, тем проще избегать ненужной волокиты в делах, потому что вам ничего не стоит отвлечься от всего лишнего и посвятить себя основной задаче. А если будете пить воду и делать зарядку, это только поможет держать мысли в порядке. И тогда весь день напролет будете получать компенсацию за свои усилия. В начале этого месяца мы рассмотрели «выгоды» от привычки откладывать работу на последний момент, но, если с делами не затягивать, награда будет куда ощутимее! Вот, например, наиболее ценное из того, что может вам достаться в благодарность за старания.

Работа над проектом позволяет вам почувствовать себя живущим в реальном времени. Из каждодневной жизни уйдут страхи с приставкой «а что, если»: «А что, если я не справлюсь? А что, если я сорву дедлайн? А что, если я все сделаю неправильно?» И так далее и тому подобное. Избавившись от привычки тянуть с работой до последнего, вы избавитесь и от этих страхов, и все силы будут направлены на реальность сегодняшнего дня — потому что вы делаете свою работу прямо сейчас!

Отсутствие дополнительного стресса защищает ваш организм от адреналиновой передозировки. В жизни бывают моменты, когда адреналин может спасти человеку жизнь, ведь это гормон, который придает сил и выносливости в экстремальных ситуациях. Но если из-за постоянного стресса адреналин вырабатывается в крови круглосуточно, это наносит организму удар, а единственная «награда» в таком случае — физическое и душевное измождение.

Работая последовательно и организованно, вы начинаете развивать в себе ощущение того, сколько времени в действительности требуется на выполнение той или иной задачи. Вместо того чтобы в ужасе шарахаться от проекта, который в целом представляет собой нечто огромное и неохватное, вы автоматически разбиваете его на этапы и уже сейчас понимаете, сколько времени уйдет на каждый из них. Найдется не так уж и много проектов, подготовка которых окажется для вас делом новым и незнакомым — наверняка подобные задачи вы решали уже не раз. В конце концов, этот проект поручили именно вам не просто так, а потому, что считают вас в этом деле экспертом!