Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове - Реджина Лидс

Чем больше компания, тем больше у нее проектов. Необычные среди них встречаются редко. В основном проекты связаны друг с другом. Вы работаете над одним винтиком в общем колесе и, если ваша работа будет сделана в срок, поможете всей компании. А вашу ответственность и пунктуальность наверняка припомнят, когда станут рассматривать вопрос о вашей зарплате на будущий год.

Может, вам есть что добавить к этому списку?

ПЕРЕНАСТРОЙТЕ СВОЙ МОЗГ

Вы вырабатываете новые привычки уже четвертый месяц. Вам кажется, что они были у вас всегда? Хорошие навыки внедряются в наш мозг так же легко, как и плохие. Перемены, над которыми мы работаем, не должны в одночасье перевернуть жизнь с ног на голову. Мы всего лишь заменяем одну форму поведения другой. Если вы трясетесь от мысли, что с этим заданием не справитесь, от вас требуется только одно: изменить свою реакцию на происходящее. Вам страшно настолько, что нестерпимо хочется срочно убрать на столе, вынести мусор, сходить проведать коллег и приготовить всем кофе? Почему бы не признаться себе в этом страхе и не попытаться произвести кое-какие новые действия? Давайте рассмотрим два фактора, которые помогут понять, как бороться со страхом.

Если вы уже знаете, что такое миндалевидное тело и как оно работает, можете сразу переходить к концу этого урока. Я об этой удивительной части мозга узнала совсем недавно. Миндалевидное тело — это центр мозга, активизирующийся в момент экстремальных ситуаций. Давайте вспомним, как жилось нашим пещерным предкам. Вот, например, пробирается наш предок сквозь джунгли и вдруг слышит в кустах какой-то шорох. «Это всего лишь птица и бояться нечего? Или это огромный тигр, который на меня нападет и съест на обед? Пожалуй, надо делать ноги!» Миндалевидное тело заставляет на несколько секунд застыть на месте, чтобы вобрать в себя всю имеющуюся информацию и принять мудрое решение.

Но после этого оно предпринимает еще один шаг, чтобы нас защитить: фиксирует это событие с тем, чтобы в следующий раз, когда услышите шорох в кустах, вы соображали быстрее и сразу понимали, что надо бежать. Знаете, к чему я это все? К тому, что офис — это современные джунгли. Всякий раз, когда вы мучительно долго копаетесь с проектом (или даже просто неорганизованно проводите рабочий день), мозг это событие фиксирует. Послание, которое он от вас получает, ясно как день: то, что со мной происходит в этом офисе, и задания, которые мне здесь поручают, представляют для меня опасность. Пожалуй, надо делать ноги! Пошлю-ка я кому-нибудь SMS или поброжу по Интернету, а еще лучше — позвоню коллеге! (Или что еще вы привыкли делать, чтобы не браться за работу?) Короче, любой ценой — бегом от опасности!

Наша задача — перенастроить мозг. Если вы все время откладываете дела, то проблема не в лени и не в том, что вам не хватает ума или способностей. Просто вы попали в ловушку биологии — вероятнее всего, биологии страха. И теперь вам потребуется заменить старый импульс новой реакцией.

Возьмем для примера такой сценарий. Начальник останавливается у вашего стола и спрашивает, как обстоят дела с проектом, который вы готовите. Вы говорите, что пока собираете материалы, более точная информация будет у вас через день-два. «Все под контролем», — бормочете вы вслед начальнику, и, как только он удаляется за дверь, вас бросает в пот. С этим проектом все ужасно, вы к нему даже толком не приступали. Если сегодня и завтра не поднатужитесь, придется работать все выходные напролет, а ведь вы с семьей собирались съездить за город.

От ужаса у вас сводит живот. Вам срочно необходимо отправить сообщение по ICQ коллеге, которая сидит в соседнем кабинете. Она выражает свои соболезнования по поводу ужасного проекта. Но от этого не легче — вас по-прежнему трясет. Если схватиться за дело прямо сейчас, возможно, еще есть шанс успеть, вот только для начала неплохо бы выпить чашечку крепкого кофе — он-то вам точно поможет собраться с мыслями! Ну и что, что за сегодняшний день это уже третья чашка, а на часах всего-то десять утра! Зато так вы чувствуете себя в безопасности. Знакомая история?

ХВАТИТ ОТКЛАДЫВАТЬ

Давайте посмотрим, как вы поступите в ситуации, описанной выше. Начальник выходит за дверь, вас охватывает страх. Но только теперь-то вы знаете, что делать: глубоко дышите, успокаиваете свои нервы и внимательно прислушиваетесь к тому, как вашим телом пытается завладеть страх. Вы говорите себе, что бояться ни к чему — ничего не стоит взяться за этот проект и довести его до конца. Сейчас самое подходящее время произнести про себя оптимистичные слова, взбодриться и расслабиться.

Возьмите лист бумаги, откройте свой ежедневник. А затем сделайте следующее:

Отметьте в ежедневнике самую что ни на есть финальную дату по сдаче проекта. За этой датой — пустота. Теперь для надежности установите себе дату на несколько дней раньше настоящего дедлайна. Это будет ваш персональный крайний срок.

Исходя из опыта прошлых проектов, вы примерно представляете себе, из каких этапов будет состоять подготовка этого. Например, может понадобиться сбор информации, финансовый план и письменный отчет.

Отметьте в ежедневнике дедлайны для каждого этапа.

Взгляните на даты, которые вы установили для окончания каждого этапа. Если сбор информации должен быть окончен через две недели, какие конкретные действия следует предпринять, чтобы добиться цели? Информация какого рода понадобится? Нужны ли встречи, для которых следует составить отдельное расписание? Понадобится ли посещение библиотеки или можно ограничиться Интернетом? Сколько времени потребуется для того, чтобы изложить собранную информацию? Как вы уже догадались, для каждого этапа сбора информации нужно установить свою финальную дату.

Устанавливая мини-дедлайны для каждой части подготовки проекта, вы не только помогаете себе сосредоточиться, но еще и рассчитываете, сколько времени может на это уйти, и прикидываете, в какой день чем конкретно понадобится заняться. Например, если на сегодняшней странице ежедневника у вас записано: «Собирать информацию для проекта», это хорошо — вы знаете, что делать. Но куда лучше, если запись выглядит следующим образом: «Собирать информацию для проекта. Необходимое время — 2 часа» или «Собирать информацию для проекта. С 10 до 12». С каждым последующим шагом ситуация становится все яснее, и в конце концов проект оказывается полностью под вашим контролем.

Вначале я уже говорила, что любое дело может показаться огромным и невыполнимым, если взглянуть на него глобально. Когда начальник засовывает голову в дверь вашего кабинета и спрашивает, как продвигается подготовка проекта, вы автоматически представляете себе весь проект от начала до конца. Кого такое не испугает? Однако теперь, будучи дзен-организатором, вы понимаете, что единственная часть проекта, которая сейчас вас касается и которая лежит перед вами на столе, — это сбор информации. Пройдет несколько дней — и вы сможете двигаться к следующему этапу.

Конечно, этот метод требует кое-какой тренировки. Но в один прекрасный день вы поймете, что его можно применять во всех сферах вашей жизни. Я теперь без этого просто никуда. Все свои дела разбиваю на мельчайшие части — и потихоньку двигаюсь к успеху! Вам не придется тратить на дела больше времени, если вы разделите их на части. Зато больше не будет повода волноваться и откладывать все на потом — ведь у вас теперь есть план!

СПРОСИТЕ СЕБЯ, НЕ ПЫТАЕТЕСЬ ЛИ ВЫ ЧЕГО-ТО ИЗБЕЖАТЬ

Короткий ответ на вопрос «Пытаетесь ли вы чего-то избежать?» — «Да!». Все мы побаиваемся дедлайнов, данных обещаний и полученных заданий. Мы всего лишь люди. Понятное дело, что, если вам достался большой проект, который нужно сдать за несколько недель до вашей свадьбы, или рождения ребенка, или отпуска, мысли будут плутать и сбиваться на посторонние предметы. Но мы сейчас говорим о другом: мы в этом месяце избавляемся от хронического срывания сроков. А избавляться от него будем с помощью следующих средств:

Отведите пять минут на осмысление грядущих дел каждое утро — это поможет концентрировать внимание и сосредотачиваться на главном.

Регулярно делайте зарядку и пейте воду в течение дня, чтобы легче переносить стрессы.

Определите пожирателей времени, которые помогают вам прятаться от срочной работы.

Ставьте перед собой конкретную цель при подготовке каждого проекта. Когда пожиратели времени начнут вас соблазнять, помните об этой цели... ну и о награде за ее достижение, конечно, тоже!

В течение дня задавайте себе вопрос: «А не прячусь ли я от работы?» Бросьте заниматься посторонними делами и срочно за подготовку проекта!

Всякое многократно повторяемое действие — ментальное или физическое — рано или поздно превращается в привычку. В течение этого года мы будем вырабатывать новые хорошие привычки. Мы неосознанно наполняли свою жизнь пагубными привычками. Если постоянно думать о том, какой вы неумелый работник, в конечном итоге это станет реальностью. А если одна из ваших пагубных привычек — тянуть до последнего с трудными заданиями, пора от нее избавиться. Довольно портить себе жизнь! Лучше научитесь добиваться успеха — это так просто, что вы будете изумлены!