Организуй себя - Джон Каунт

Давайте обсудим наиболее общие проблемы, с которыми приходится сталкиваться всем начинающим пользователям. Их всего две, а именно: вопрос, с чего начать, и боязнь совершить какую-нибудь фатальную ошибку. С первой проблемой справиться не сложно; возьмите себя в руки и смело бросайтесь в бой. Новичку все кажется устрашающим, но каждый шаг вперед приводит к тому, что следующий шаг делать уже становится легче. Многие компьютерные операции имеют один и тот же алгоритм, а на компьютерных компакт-дисках и в книгах существует множество справочных систем. После овладения основами компьютерных знаний ничто не препятствует вам взяться за разработку какого-нибудь проекта с тем, чтобы закрепить и развить уже полученные знания.

Победа над боязнью совершить ошибку достигается осознанием того факта, что при работе на клавиатуре компьютера вы не можете совершить ничего такого, чего бы нельзя было восстановить. Единственная непоправимая ошибка может случиться только тогда, когда вы прольете на клавиатуру кофе. Будьте внимательны, регулярно сохраняйте свои наработки и знайте, что даже кажущиеся катастрофическими ситуации могут быть выправлены. Было бы неплохо, если бы на первых порах с вами рядом всегда находился человек, способный оказать вам помощь при возникновении нештатных ситуаций; а они будут возникать, не сомневайтесь. Обычно для каждой, даже серьезной проблемы, находится решение. Если рядом с вами такого человека нет, при возникновении проблемы не паникуйте и не ругайтесь, подходите к решению проблемы методично, пользуйтесь разделом устранения неисправностей вашей инструкции пользователя или встроенным в программу файлом помощи.

Не старайтесь сразу освоить слишком много. В каждом деле нужна постепенность. Только освоив один программный пакет, переходите к другому. В основе большинства ныне существующих программных продуктов лежит «Microsoft Windows». Они имеют сходную конфигурацию экрана и одинаковые команды. Освоив один программный пакет, вы легко можете перенести усвоенные знания о сходных параметрах на другой, при этом у вас высвободится время на освоение различий двух программных продуктов.

Если вы опытный пользователь компьютера

Перед тем как приниматься за освоение новой прикладной программы, постарайтесь провести ее оценку на предмет того, какие выгоды ее использование принесет вам и будут ли они соизмеримы с теми временными и моральными затратами, на которые вам предстоит пойти, чтобы ею овладеть. Для того чтобы это понять, подумайте, стоит ли игра свеч. Прежде всего, спросите себя:

· Для чего мне нужен этот пакет?

· Сколько времени в неделю у меня уходит на выполнение этой работы?

· Сколько времени за неделю я могу сберечь, когда стану компетентным пользователем данного программного пакета?

· Сколько времени мне понадобится, чтобы добиться достаточного уровня компетентности?

Если вы поделите время, которое, по вашему мнению, уйдет на освоение вами данного программного пакета, на цифру недельного сбережения времени, то в результате вы получите ожидаемый период отдачи в числовом выражении. Например, если по вашим прикидкам на изучение пакета у вас уйдет 20 часов, а недельное сбережение времени составляет только 30 минут, период отдачи будет равен 40 неделям. Другими словами, только через год вы начнете экономить время, пользуясь данным пакетом. В данной ситуации вам лучше найти своему времени другое применение, которое бы гарантировало более быструю отдачу чем та, которую мы рассчитали.

Решение о модернизации программного обеспечения

Какой бы пакет вы не выбрали, через некоторое, как правило, непродолжительное время будет выпущена его более современная версия, обещающая большую эффективность и имеющая новые возможности. Для того чтобы принять решение о модернизации своего программного обеспечения, хорошо продумайте ответы на нижеследующие вопросы:

Нужны ли мне эти новые возможности? Немногие из нас используют все возможности того или иного приложения. Новые возможности, — звучит, конечно, привлекательно, но если они не несут для вас никаких выгод, значит, они вам ни к чему.

Стоят ли преимущества современной версии затрат усилий и времени на ее освоение? Большинство модернизированных пакетов в основном схожи со своими предшественниками, но иногда они подвергаются значительной переделке, что потребует от вас освоения прикладной программы заново, кроме того, перспективы получения каких-то выгод от установки новой программы ограничены. В результате модернизации в ваши программы могут закрасться ошибки, связанные с несовместимостью предыдущей версии с новой. Кроме того, существует возможность, что новая программа будет работать на вашем компьютере медленнее, чем старая.

Периодические проверки компьютерных привычек

Чем больше вы пользуетесь компьютером, тем большую пользу вам будут приносить периодические проверки ваших компьютерных привычек. Опытные пользователи могут обнаружить, что они зациклились на тех компьютерных привычках, которые обрели на заре становления компьютерного дела, когда компьютеры работали медленно, а программное обеспечение было лишено современной изощренности. Кроме того, они могут обнаружить, что метод проб и ошибок, которым они руководствовались в прошлом, оказал им медвежью услугу и они не освоили важных клавишных комбинаций быстрого вызова команд. Кратковременные просмотры файлов справок, инструкций по пользованию программными пакетами или операционной системой могут принести огромную пользу. Вот несколько пунктов, на которые вам обязательно следует обратить внимание:

· средства, которые не были представлены в более ранних версиях прикладных программ и операционных систем;

· клавишные комбинации быстрого вызова часто используемых команд;

· операции «перетащить и оставить», заменяющие длительные процедуры;

· полномасштабное использование существующих шаблонов;

· автоматические функции — автоматическое исправление, автоматическое заполнение;

· персональная настройка панелей инструментов и меню.

Полезные инструменты

Такие инструменты, как персональная информационная система и система электронной регистрации и хранения, содействующие достижению большего уровня организованности, мы уже рассмотрели. В нижеследующем разделе я вкратце расскажу о других прикладных программах, которые могут вам пригодиться для организации вашей профессиональной деятельности. Здесь мы ограничимся теми программами, которые имеют широкое применение в настоящее время. О вопросах, связанных с использованием Интернета и голосовой почты, мы поговорим в главе 9.

Текстовые редакторы

Текстовый редактор — это основная прикладная программа компьютера. Она проста для усвоения и не создает трудностей при использовании. Если вы знакомы с клавиатурой и можете использовать кнопки «удалить» и «возврат каретки», а также освоили функции «сохранить» и «печать», значит, на базовом уровне вы можете пользоваться текстовым редактором для создания, хранения и внесения изменений в документы. Для создания прилично выглядящего документа вам нужно научиться пользоваться некоторыми функциями верстки, однако для вашей повседневной деятельности будет достаточно и стандартных шаблонов, входящих в состав любого текстового редактора. В последнее время текстовые редакторы получили дальнейшее развитие, как с точки зрения изощренности, так и с точки зрения простоты использования. Они оснащены многочисленными инструментами, большинство из которых средний пользователь не применяет. Например, возможностью вставлять картинки, графики и таблицы в документы, осуществлять различные подсчеты и демонстрировать модернизации.

Нужно ли пользоваться текстовым процессором, если у меня есть секретарь?

Ответ на этот вопрос зависит от того, какой метод вы используете при работе. Многие считают, что привычные документы им легче надиктовывать секретарю, а некоторые более сложные материалы они предпочитают наблюдать в печатном виде в процессе работы над ними. Если вы относитесь к такой категории, возможно, для вас наиболее предпочтительным вариантом будет работа по структурному оформлению ваших задумок в текстовом редакторе. Большинство процессоров оснащено средством подчеркивания, что позволит вам создать основную структуру документа, включая заголовки и подзаголовки. Затем, если вы захотите, вы можете до конца отработать черновик документа, а остальное, включая структуру документа и его графическое представление, возложить на секретаря. В качестве альтернативы вы можете отпечатать самые сложные места сами, а остальное надиктуете секретарю.