Визуализируй это! Как использовать графику, стикеры и интеллект-карты для командной работы - Дэвид Сиббет

На первой встрече команды мы продемонстрировали схему производства, достаточно большую, чтобы на нее можно было добавлять элементы, и предложили выступить с критикой. Это хороший способ дать людям возможность включиться в работу с информацией. Просто попросите их покритиковать! Таким образом, метод «ведения» может быть применен к построению диаграмм. Когда все пришли к единому видению картины, мы раздали всем стикеры размером 7,6 × 7,6 см и попросили наклеить их на диаграмму. Желтый цвет означал: «процесс работает хорошо». Розовый – «процесс не работает, ему нужно уделить внимание». На розовых стикерах мы попросили их пометить какие-то конкретные проблемы. (На приведенной иллюстрации вместо розового использован зеленый цвет.)

Не прошло и 20 минут, как вся схема покрылась стикерами. Остаток дня мы провели в дискуссии о розовых стикерах, составляя перечни вопросов, которые нуждались в особом внимании. Все работали в полную силу, при этом каждый понимал, в чем состояла главная проблема.

При оценке производственного процесса такая карта помогает представить основные составляющие процесса. Карта готовится заранее. В ходе встречи на нее наклеиваются стикеры, при помощи которых каждый участник группы может указать, какие направления производства функционируют, а в какие должны быть внесены изменения.

Использование географических карт

Еще один тип карты идей – географическая карта, но используют ее не для иллюстрации географических объектов, как, например, границы государств и т. п. Однажды меня пригласили в Службу национального парка, чтобы помочь устранить разногласия между командой, принимавшей туристов на острове Алькатрас, и командой, которая занималась охраной природной среды. Члены команд на дух друг друга не переносили, что было связано с тем, что гнездовья ночной цапли (одного из видов, населяющего остров) располагались как раз там, где открывался самый живописный вид на Сан-Франциско. Проблема казалась неразрешимой, и руководству парка потребовалась помощь.

По опыту я знаю, что, если люди чем-то раздражены, небольшие задержки приводят их в еще большее раздражение. А если еще приходит кто-то со стороны и начинает объяснять, что им делать, негодования не избежать. Я знал, что такие встречи нередко оборачиваются кошмаром, поскольку собравшиеся не только по-разному воспринимают положение вещей, но и говорят на разных языках и даже используют разную терминологию. Я задумался, как найти единый язык, на котором обе группы могли бы говорить об Алькатрасе. Быть может, есть какие-нибудь соглашения по территории острова, какие бывают, скажем у департамента планирования большого города? Оказалось, что соглашений не было; однако, говоря о некоторых территориях парка, они пользовались одинаковыми названиями.

Я решил сделать ставку на это. И почувствовал, что если мои слушатели смогут преодолеть дурное настроение, перестанут ссылаться на неприглядность ситуации и начнут говорить конкретно, то смогут избежать углубления взаимной неприязни. Быть может, тогда в ход пойдут лучшие движения души, и они смогут что-нибудь вместе разработать. Поэтому я попросил создать карту зон острова на большом листе бумаги и разметить на ней спорные территории так, чтобы, когда кто-нибудь произносил название, все остальные точно знали, о чем идет речь. Я полагал этим достичь двух целей:

1. Карта острова будет все время перед глазами. А это одна из сильных сторон визуализации: вы демонстрируете цельность и связи между отдельными частями.

2. Это поможет устранить проблему раздражения, связанную с тем, что люди неправильно истолковали высказывания друг друга.

Схема сработала прекрасно, и встреча была плодотворной.

Географическая карта, подобная карте Алькатраса, на которой указаны территории острова, позволяет группе выработать общий язык для дискуссии по вопросам, касающихся жизни городских сообществ.

Использование карт идей в качестве презентационных диаграмм

Весьма любопытная визуальная альтернатива слайд-презентации – использование больших карт идей, которые часто называют «фресками», позволяющими рассказать историю. У нас в The Grove мы называем их «картами событий» (Storymaps), поскольку они помогают руководителям рассказывать сложные истории. Изучите перечень, приведенный справа на этой странице, чтобы оценить все преимущества работы с картинами большого масштаба. Нарисованные от руки «фрески» наводят на мысли, которые еще не получили полного развития и могут быть изменены. «Фрески» могут намеренно представляться аудитории в незаполненном виде, и участникам обсуждения можно предложить внести в них соответствующие дополнения. Ниже я приведу несколько примеров особо удачного использования «карт событий» вместо стандартных презентаций.

• Презентации на больших листах дают целостную картину обсуждаемого и остаются перед глазами в течение всей встречи, так что присутствующие «видят лес за деревьями».

• «Карта событий» обычно подразумевает выбор графической метафоры, которая обращена к правому полушарию мозга, отвечающему за истории.

• Большие рисунки точны и вместе с тем стимулируют дискуссию. Они сочетают в себе эмоциональное и аналитическое.

• Большие диаграммы не требуют линейного изложения материала. Используя их, ведущий может возвращаться к сказанному и легко переходить от темы к теме.

• Большие диаграммы дают аудитории зрительный образ для размышлений; если обсуждаемый на данный момент вопрос не входит в сферу их интересов.

• «Фреску» легко скопировать в малом формате и раздать участникам встречи для дальнейшей работы.

• «Карту событий» можно повесить на стену офиса или рядом с рабочим местом, тогда как слайд-презентации, как правило, раздаются в виде файлов.

• Если «фреска» удалась, ею может воспользоваться кто-нибудь из присутствующих, что дополнительно работает на результат.

Спасем Лигу хранителей секвой

Компанию The Grove пригласили провести сессию для Лиги хранителей секвой – группы энтузиастов – создателей первых природных парков на Калифорнийском побережье. Работать предстояло с правлением лиги и большим консультативным советом, игравшим активную роль. Все были большими энтузиастами сохранения этих древних деревьев. Но сотрудники лиги были обеспокоены. Они знали, что члены правления и консультативного совета не работали в лесу на регулярной основе, легко увлекались новыми идеями, воплощение которых было невозможно, учитывая ограниченные ресурсы и текущие обязательства. Да и встреча не могла охватить все вопросы, связанные с парком. Тем более что к обсуждению необходимо было привлечь членов правления и консультативного совета и выработать четкий план. Выходом из положения было создание большой «фрески», посвященной тому, что происходило в лиге. Нарисованная на листе размером 1,2 × 2,4 м, она была красочно раскрашена мелками. Сама презентация заняла 20 минут, причем «фреска» оставалась на стене на протяжении всей встречи, благодаря чему все были в курсе проблем, касающихся дальнейшей деятельности лиги. Правда, чтобы нарисовать «фреску», сотрудники лиги провели несколько подготовительных совещаний. Благодаря этому они смогли глубоко осмыслить свою работу и настроиться на то, что делают.