Турфирма: с чего начать, как преуспеть - Георгий Мохов

Вы наверняка встречали туристические конверты из плотной бумаги и согласитесь: в 90 % случаях их выбрасывали или оставляли в спинке кресла самолета. В отличие от бумажных пластиковые конверты хранят даже после путешествия, а наиболее хозяйственные туристы собирают в них квитанции об оплате коммунальных платежей и другие документы. Понравившийся турконверт берут с собой в следующее путешествие независимо от того, услугами какой туристической компании туристы воспользовались.

ИЗ ПРАКТИКИ КОНСАЛТИНГОВОЙ ГРУППЫ «ТРЕВЕЛ ЭКСПЕРТ»

Туристические агентства выдают дорогой фирменный турконверт или обложку на паспорт из натуральной кожи, если тур стоил, например, от 100 000 руб. и более. Таких клиентов необходимо сохранять, завоевывать их доверие и лояльное отношение, чтобы в следующий раз они купили тур именно в вашем агентстве.

Как можно сэкономить на изготовлении туристических конвертов? Если бюджет не позволяет заказать турконверты, напечатайте в типографии фирменные наклейки и нанесите их на прозрачные закрывающиеся папки-сумочки, которые продаются в любом магазине товаров для офиса во всех возможных форматах и расцветках.

Печатная сувенирная продукция: карманные календарики, квартальные календари, наклейки на чемодан, бирки для чемоданов, блокноты различных форматов, фирменные листы для записи, стикеры, кубарики (листы для записи в виде кубика), ежедневники, планинги, открытки (табл. 10).

Таблица 10

Примерная смета расходов на заказ полиграфии

По данным www.printcenter.ru.

Подготовить офис туристического агентства к работе просто и сложно одновременно. Будьте готовы к тому, что подрядчики не всегда поставляют заказы в срок, привозят бракованную продукцию, требующую замены, они не пунктуальны при доставке, настройка профессиональных компьютерных программ занимает больше времени, чем хотелось бы… и так может быть на каждом этапе. Был случай, когда офис туристической компании был полностью оформлен и подготовлен к продажам, но оплаченный заказ стульев и кресел для сотрудников и посетителей не могли привезти более 10 дней после запланированного дня открытия офиса. Пришлось срочно покупать недорогие стулья из известного всем шведского мебельного магазина. Помните, из каждой ситуации есть выход – компромиссное или временное решение.

5 Формирование штата турагентства

Планирование штата сотрудников

Сколько человек должно работать в туристическом агентстве? Какие позиции должны быть в штатном расписании? Для ответа на эти вопросы в первую очередь оцените:

♦ количество туристических направлений, которые планируется продавать;

♦ количество рабочих мест в офисе;

♦ минимальный штат туристической компании.

Минимальный штат турфирмы, как правило, состоит: из руководителя, который участвует в продажах, менеджера, курьера. В этом случае бухгалтерский учет ведет юридическая компания или приходящий бухгалтер (и не забудьте про уборщицу!). Такая расстановка кадров очень часто встречается в туристических агентствах. Чем этот вариант опасен? Если по каким-либо причинам руководитель или менеджер не выйдет на работу (болезнь, рекламный тур, отпуск, семейные обстоятельства), одному сотруднику не справиться или он будет работать в ущерб качеству оказываемых услуг. Этот вариант можно «спасти», если взять второго менеджера без опыта работы или студента туристического вуза на неполный рабочий день.

Оптимальный штат небольшой туристической компании выглядит примерно так:

♦ руководитель;

♦ менеджер-1;

♦ менеджер-2;

♦ секретарь с расширенным кругом обязанностей;

♦ курьер;

♦ бухгалтер-кассир;

♦ уборщица.

Директор. Руководитель туристической компании – фигура ключевая и решает большое количество вопросов, как хозяйственных, так и стратегических, но помимо него желательно иметь не менее двух продающих менеджеров. Руководитель может быть и главным бухгалтером, кассиром, подписывать документы и оформлять приход денежных средств.

Если руководитель турфирмы – наемный сотрудник, у него обязательно должен быть опыт работы не менее двух лет, это минимальное время, за которое специалист может пройти все «сезоны» работы турфирмы – высокий, низкий, «мертвый» – и научится управлять компанией.

Если у руководителя – учредителя турфирмы нет опыта работы в туризме, это не трагедия. Нужно пригласить на работу менеджеров с опытом работы и вместе с ними вырабатывать стратегию, ассортимент, рекламную политику компании.

Менеджер туристической компании. В круг его обязанностей входят: ведение переговоров с клиентами и партнерами по телефону и в офисе, оформление туров с туристами, бронирование туров и оформление документов с туроператорами, контроль за выполнением заказов, изменением цен, требованиями к предоставляемым документам, условиями сотрудничества, спецпредложениями. Универсальный менеджер должен поддерживать и повышать свою квалификацию (мастер-классы, семинары, рекламные туры), работать на выставках и workshop.

Требования, предъявляемые к менеджерам: высшее образование, опыт работы в туризме, отсутствие вредных привычек, презентабельный внешний вид, грамотная русская речь, коммуникабельность, инициативность, умение решать конфликтные ситуации, ответственность.

Менеджер без опыта работы как минимум должен стремиться работать в туризме и иметь среднее специальное или высшее (незаконченное высшее) образование, поскольку это значительно отражается на общем уровне культуры. Научить того, кто стремится к знаниям, – благодарное дело, но выясните перспективные планы этого кандидата, чтобы вложенные силы и средства не были потрачены зря, – возможно, он воспользуется полученными знаниями уже в другом турагентстве.

Секретарь турфирмы осуществляет прием входящих звонков, распределяет их согласно специализации менеджеров, отвечает на вопросы общего характера («Как к вам проехать?», «До которого часа работаете?»), обеспечивает своевременный заказ необходимой канцелярской продукции, бытовых товаров, осуществляет контроль за распорядком работы курьера, выполняет поручения руководителя, принимает посетителей и гостей офиса. Надо понимать, что порой без помощи секретаря обойтись очень сложно, особенно в высокий сезон – летом, когда одновременно звонит телефон и в кресле сидит клиент. Секретарям также поручают заполнение анкет, учет и регистрацию входящей и исходящей почты, ответы на корпоративные e-mail, ICQ, Skype. Как правило, секретаря берут на работу после нескольких месяцев начала работы туристической компании, когда телефон звонит постоянно, а в офис идут клиенты, требующие внимания.

Курьер – очень важная и ответственная должность. Силами (ногами) этого человека деньги, паспорта, документы должны попадать к туроператору. Поэтому при выборе кандидата на эту позицию руководствуйтесь простым правилом: человека необходимо проверить всеми возможными способами – позвонить на предыдущее место работы, подтвердить соответствие места регистрации и места жительства, позвонить на домашний телефон и пообщаться с родственниками, запросить рекомендации. Эти меры не излишние. Проблемы, которые могут возникнуть из-за действий курьера, без преувеличения катастрофические – потеря заграничных паспортов и документов, кража денежных средств, которые курьер перевозит ежедневно. Самый лучший вариант – это родственник или знакомый, но, к сожалению, не всегда такие кандидатуры находятся.

ИЗ ПРАКТИКИ ЮРИДИЧЕСКОГО АГЕНТСТВА «ПЕРСОНА ГРАТА»

За помощью в разрешении ситуации обратилось туристическое агентство, у которого исчез курьер, не вернувшийся из консульства с паспортами туристов. Как выяснилось позднее, у курьера была украдена сумка и он боялся появиться в офисе компании. Через несколько дней документы были подброшены и возвращены туристам, но компенсацию за несостоявшиеся туры пришлось оплатить из кассы туристического агентства.

Бухгалтер-кассир, безусловно, необходимый специалист, но стоимость его услуг для небольшого турагентства слишком высока (в г. Москве от 30 000 руб.). Поэтому большинство турфирм пользуются услугами юридических компаний или приходящего бухгалтера. Такое кадровое решение позволяет снизить издержки на ведение бухгалтерского учета не менее чем в три раза.

Если вы принимаете на работу бухгалтера, рекомендуем как минимум проверить его знания с помощью специальных тестов и отправить на специальные семинары для бухгалтеров туристических компаний, так как существует специфика ведения учета и оформления документов, которую может не знать бухгалтер из другого бизнеса.

Уборщица. Никто спорить не будет, что офис должен быть всегда чистым. Если поддерживать порядок на столах и в приемной зоне должны менеджеры турфирмы, то мыть полы никого не заставишь. Уборку помещения как услугу оказывают профессиональные клининговые компании; если офис в бизнес-центре – это дополнительная услуга, которую можно заказать. Можно пойти проверенным путем: спросить в близлежащих офисах, кто помогает им в этом вопросе, и связаться с этим человеком. Пренебрегать уборкой офиса в нашей климатической зоне просто невозможно, зимой пол затопчут до неузнаваемости.