Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя - Станислав Абрамов

В чём смысл коэффициента Мерфи? Мы не можем заранее определить, сколько точно времени потребует у нас длительная задача. Но как-то нужно отмечать ежедневное продвижение к цели. Таким образом в течение первой стадии, т. е. до завершения задачи, мы имеем результат на каждый день, определяемый формулой (4.7).

Однако в конце нас ждёт премия, бонус Тf = (1 – Кm)*Тс время, эквивалентное эффекту – выполнению задачи, которое мы прибавляем после завершения задачи, в результате

Te = Te1 + Tf = T · Km + (1 – Km) Tc  (4.8)

Эта основная формула —, она показывает, что планирование по эффективности включает в себя планирование по активности и результативности, где

Km учитывает неточность при определении объёма активного времени, потребного для завершения задачи;

T – фактическое время, потраченное на задачу, при этом T ≤ Tc ;

Tf – размер бонуса, премии за окончательное решение задачи или её этапа;

Tc – затраченный ресурс (выделенный из общего ресурса на задачу, т. е. из 8-ми часов ежедневно на все направления деятельности).

В идеальном варианте 1), когда задача завершена за отведенное ей активное время и в заданный срок, т. е. T = Tc формула (4.8) имеет вид

Te = Te1 + Tf = Tc · Km + (1 – Km) Tc  (4.9)

В следующей главе этот принцип положим в основу оценки не только одной задачи, но всей личной деятельности на примере эффективного месячного плана. Подробнее о коэффициенте Мерфи см. в главе 6, Определение необходимого времени на задачу.

Глава 5. Продвижение к целям по плану

Программ отеческих де-юреМы наваяли до тех пор,Куда не добирался ДюрингИ Анти-Дюринг не допёр.

Но что-то, видно, не догналось,Де-факто не потрясся свет,Мешала маленькая малость:Программы есть, методик нет.

Только имея программу, можно рассчитывать на сверхпрограммные неожиданности

Поставим перед нашим Месячным планом такие условия:

• охватывать всю нашу деятельность за месяц;

• распределять эту деятельность по направлениям и конкретным задачам;

• показывать: фактические затраты Активного времени, а также результат в единицах Эффективного времени по каждому направлению и по плану в целом;

• на любой день иметь данные об Эффективности деятельности;

• представлять картину деятельности в виде, удобном для сравнения показателей с аналогичными периодами прошлого.

5.1. Пример эффективного месячного плана

В табл. 5.1 показан пример Месячного Плана как основной модели нашей деятельности, основного игрового поля (итоги за первые четыре дня).

План состоит из двух частей: Часть планирования (Столбец А) и Дневник Столбцы (D… G)

Часть планирования (задания на месяц)

В левой части месячного плана (Столбец А) представлены Направления деятельности, обозначенные прописными буквами: РБТ(Работа), ЛИТ(Литература), ДОМ, СПР(Спорт).

Каждому Направлению соответствует две строки. Например, в первой отмечается название направления, проект на месяц, выделенное активное время:

РБТ: Кнг; Т = 40.

Т.е. РАБОТА: Книга, активное время = 40 часов.

Во второй строке – частные задачи на месяц и бонусы (премии) за их выполнение:

1) ПЛН = 2, 2) Гл.4 =2 … Тf = 10

Т.е. 1) Составление месячного Плана, Тf = 2 эч (эффективных часа); 2) Глава книги 4 = 2 эч … Итого Тf = 10 эч. Троеточие означает пропуск других задач, включенных в план за пределами 4-х дней табл. 5.1.

Количество направлений – вопрос персонального вкуса. Минимальное количество очевидно равно двум: РАБОТА и ЛИЧНАЯ ЖИЗНЬ. Меньше имеет только пчела. Или гений, которому не нужно изучать Управление временем, чтобы не отвлекаться от создания шедевров. При десяти и больше – логично задать себе вопрос: не слишком ли я разбрасываюсь? В любом случае, не теряем бдительность, ибо направления склонны размножаться как бы сами собой.

Обычно наши Направления остаются постоянными в течение нескольких лет, хотя внутреннее содержание каждого из них может претерпеть большие изменения. Так, у меня направление Работа имело раньше содержание – Судовое электрооборудование, затем – Наука, теперь это – Управление временем. Множество направлений усложняют учет эффективного времени и увеличивают время собственно планирования, это нам нужно?

Кроме того, слишком узкие направления могут исчезнуть в связи с изменением образа жизни и деятельности. Как следствие – затруднение ведения статистики наших достижений за разные годы.

Выделение занятия в отдельное направление по закону Мерфи увеличивает выделяемое на него время, делает его более самостоятельным. Слияние с основным направлением подчиняет занятие основной цели, но уменьшается контроль времени, выделяемого на это занятие

Плановое время

Итак, в столбце А области Планирование мы проставляем соответственно для каждого направления запланированное активное время в часах. Суммарная цифра составляет 200 часов в месяц. Кто может больше, пусть попытается. Хочу только напомнить, что это чисто активное или, как говорят, хоккейное, а не футбольное время.

В идеале, когда мы ещё не приступили к выполнению плана, можем считать, что число активных часов будет равно числу эффективных часов Т = Те = De · 8, где De – эффективный день, содержащий 8 эч.

По мере продвижения по плану это равенство не соблюдается, что объясняется разной природой активности и эффективности: активность – наши ресурсы, эффективность – полученный эффект.

Лично я после неоднократных примерок остановился на таких цифрах:

– ежедневная норма активного времени – 8 часов;

– число активных дней в месяце – 25, суббота и воскресенье – как один день, оставшиеся 2–3 дня отношу на начало нового месяца: планирование, приведение в порядок мелких дел и пр. Выбор этих «круглых» цифр, помимо всего прочего, объясняется простотой расчета эффективности в уме.