Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя - Станислав Абрамов

Пусть приблизительно, но с помощью хронометража мы узнали, на что у нас тратится больше времени, на что – меньше. Теперь попробуем составить компромиссный список наших дел, давая по-прежнему преимущество хочу, но уступая по справедливости Надо.

Расположим те же задачи в порядке убывания выделенного на них времени. Получаем вариант, учитывающий наше внутреннее соглашение. Место задачи в порядке убывания выделенного времени назовем Весомостью.

Хронометраж и таблица 3.2 позволяют сделать следующий шаг – составить недельный бюджет активного времени по направлениям деятельности. Как видим, поставленные рамки – 50 часов в неделю – несколько изменили начальные идеализированные представления об объёме занятий.

В столбце 3 таблицы 3.2 поставлены против каждого направления деятельности количество часов, которые мы на него предполагаем выделить в неделю. При этом ранг (место в ряду) весомости совпадает с рангом приоритета не по всем позициям, хотя мы на данном этапе Предварительного Планирования старались пропустить вперед наши приоритетные дела, дать им больше времени.

Если у Ваших дел ранги приоритетов и весомостей совпадают, значит Вы нашли философский камень, раскрыли формулу счастья.

Несовпадение приоритета и весомости наших дел – обычное дело. Наша задача – свести это несовпадение к минимуму. А это значит: любимым делам – больше времени!

3.4. Недельное расписание

Обычно наши дни недели не совсем похожи друг на друга, понедельник отличается от воскресенья не только по названию. Будние дни тоже имеют свое расписание: скажем, по понедельникам с утра планирование, в среду совещание с участием постоянных клиентов, по вечерам во вторник и четверг у нас спортивные тренировки и т. д.

Зачем нужно недельное планирование?

Ведь мы намечаем задачи почти на каждый день, кроме того, имеется раскладка времени по различным направлениям нашей деятельности на месяц (Глава 5). Но, как ни говори, мы живем еще и недельными повторяющимися циклами. Составив недельное расписание, мы хорошо упорядочим свою жизнь. Исчезнут сомнения, чем заниматься, когда в срочных делах наметилась передышка. Недельное расписание позволяет улучшить равномерность наших дел и уменьшить затраты времени на ежедневное планирование. Оно является связующим звеном между месячным и дневным планами.

Именно недельное расписание показывает нам наглядной схемой, имеем ли мы на самом деле столько времени на основные жизненные цели, прочие дела и отдых, сколько нам хочется. Поэтому Джулия Моргенстерн называет недельное расписание Планом распределения времени (ПРВ). Это расписание поможет прийти к разумному балансу между хочу и надо (Операционный менеджмент, Глава 2).

Как составить недельное расписание

Развернув таблицу 3.2 по дням недели, получим бюджет активного времени по всем направлениям деятельности.

Выполнить это совсем не трудно: общее активное время по направлениям и в целом определено, пассивное время – сон, приём пищи, ничегонеделание – не принимаем во внимание.

После этой прикидки в табл. 3.3 у нас практически всё готово для недельного расписания активного времени по дням и часам, табл. 3.4.

Неизбежен конфликт дневного и недельного плана, например, срочные дела «ломают» ровную стену недельного расписания или мы не успели вовремя уложиться с выполнением какого-либо дела, но не желаем прерывать его.

Конфликт месячного и недельного плана: появилась большая задача, и направление, под флагом которого она выступает, съедает время у других направлений.

В этих случаях преимущество отдается дневному и месячному планам по отношению к недельному. Дело в том, что дневные и месячные планы относятся к конкретным задачам, малым для одного дня и большим для месяца. Недельное расписание – просто регулярные ориентиры.

Другой случай похуже: мы увидим, что все дела, которыми хотели бы заниматься, не умещаются в рамках недельной стены. Можно, конечно, увеличить ее высоту за счет уменьшения сна и другого отдыха. Не будем делать этого! Мы не вечный двигатель, лучше доберемся до наших целей чуть позднее, чем упадем от усталости в нескольких шагах от нее. Подумаем, на какие занятия нужно сократить время.

Основной принцип строительства «стены» – недельного расписания – работа крупными блоками, а не мелкими кирпичиками. Экономия времени несомненная. Мы знаем по опыту, любое новое дело требует подготовительного периода для вхождения в него.

Недельный план (расписание, распорядок) даст ориентировочное представление, чем и сколько времени мы можем заниматься для достижения наших целей, – в этом его главное значение.

Чем стабильнее наша недельная «стена», тем уютнее мы чувствуем себя во времени. Недельные планы – статические планы, которые желательно изменять не слишком часто. Ведь именно в малой изменчивости их основное преимущество.

Конечно, мы не собираемся подобно хозяйке пансиона мисс Рони из книги Федина «Города и годы» устанавливать распорядок жизни раз и навсегда. Но все же их статичность – хорошая опора для динамического движения к нашим целям. Чтобы прыгнуть дальше, отталкиваются от прочной опоры. Пусть это будет летний недельный распорядок. И зимний распорядок.

3.5. Простой месячный план

Итак, поверив на слово или проверив хронометражем, будем считать, что затраты времени по всем направлениям деятельности (в сумме) около 50 час в неделю реальны.

Но затраты времени – далеко не все. Остается вопрос, действительно ли нам удастся хотя бы по нескольким основным направлениям выполнить то, что мы хотели, скажем, за месяц?

Естественно, наилучшая проверка достигается практикой. Попробуем составить для себя Простой месячный план, как это показано в табл. 3.5.

В первый столбец данного плана включим список основных Направлений Деятельности.

В столбце 2 записываем активное время, выделенное на каждое направление(Время по плану Тп).

Третий столбец (Дневник выполнения плана) разделен на более мелкие части соответственно числу дней в месяце, и число этих дней в каждом месяце равно 25. Это сделано для удобства подсчета: норма времени в день – 8 часов, в неделю – 50, в месяц – 200. Эти дни я называю Активными днями. Параллельно шкале активных дней можно разместить шкалуДней календарных, которая здесь не показана. Естественно, в ней тоже должно быть 25 ячеек: суббота и воскресенье – как один день. Аналогично первым двум-трём дням месяца – все они помещаются в один день, это маленькие каникулы, дни подведения итогов и расслабления. Естественно, правило 8 * 25 = 200 – вопрос не принципа, а индивидуальной нормы.