Тайм-менеджмент. Время руководителя: 24+2 - Александр Горбачев

Начертите на листе бумаги следующую таблицу.

Если вы курильщик, то сразу занесите свою привычку в первую колонку. Теперь оцените, прибыльна она вам или убыточна. Только не торопитесь. То, что вы считаете, что курение вредит здоровью, – это правда. Но мир многогранен, поэтому оцените со всех сторон плюсы и минусы этой привычки. Продолжите таблицу, написав пять-семь своих привычек и оценив каждую из них «прибыльна/убыточна».

К примеру, я как человек некурящий могу привести вам ряд выгодных сторон курения.

Во-первых, курение – это ритуал, который позволяет быстрее налаживать мосты между незнакомыми людьми. Получается, если вы руководитель и у вас курящие клиенты или партнеры, то наличие у вас аналогичной привычки позволяет вам быстрее находить общий язык, устанавливать позитивные взаимоотношения.

Во-вторых, курение помогает вам снять стресс, действует как релаксант. Для многих выкурить сигарету – значит настроиться на нужный лад, войти в курс дела. В одном страховом агентстве, когда запретили курить на работе, выработка упала на 40 %, поскольку именно в курилке персонал обменивался ценными новостями и таким образом поддерживал внутрифирменные отношения. Возможно, что и вы используете время в курилке с пользой для дела. Поэтому вывод первый: для многих видов бизнеса курение – это скорее плюс.

Если вы курильщик, то сразу занесите свою привычку в первую колонку

А вот для здоровья, понятное дело, минус. Поэтому, практикуя регулярное смоление сигарет во рту, отдавайте себе отчет, какую цену вы платите за выгоды, получаемые в делах.

Каждая из привычек имеет определенный жизненный цикл. Последовательность задана изначально. Вначале вы вкладываете в нее свои усилия, вырабатывая ее. Инвестируете в ее культивацию. Это происходит как сознательно, так и бессознательно. Далее наступает звездный час вашей привычки, когда она приносит вам прибыль. И после этого идет на спад, становится убыточной.

Жизненный цикл привычек

Теперь задумайтесь, сколько привычек вы у себя выработали сознательно? Какие это привычки? Сознательно – значит вы приняли решение «мне будет выгодна эта привычка». Вы начали уделять внимание и время на ее культивацию. И спустя несколько месяцев с гордостью пользовались плодами своего труда. Как много именно таким путем выработанных в вас привычек? По опыту могу сказать, что редкий человек может назвать даже 2–3 привычки. Все остальное мы даже не помним, как у нас появилось. Откуда растут корни того, что мы делаем, именно то, что делаем, и именно так, как делаем. Мы этого не помним. Потому что мы – всего лишь ходячее месиво привычек. Месиво привычек ваших родителей, родственников, друзей, школьных и университетских преподавателей, коллег и начальников. Что вы действительно сами у себя вырастили? Какие привычки? Где ваша свобода выбора? В чем она проявляется?

Итак, раз дело действительно так плохо, пора собой заняться. Теперь вы знаете жизненный цикл привычек. Понимаете, что требуется около трех календарных месяцев для ее выработки. Также помним, что может настать день, когда выгодность данной привычки пойдет на убыль и нужно вовремя это заметить и подготовиться к смене привычки.

На уровне физиологии – привычка: динамический стереотип в коре головного мозга. На его формирование уходит около трех месяцев. Получается, три месяца – это период инвестирования в привычку. Время, которое вы вкладываете, чтобы она появилась у вас. Период прибыльности привычки зависит от многих факторов. У некоторых выработанные с детства привычки выгодны до конца дней, а у некоторых и полгода не приносят прибыли.

Чтобы отслеживать, когда польза от привычки идет на спад, рекомендуем завести тетрадь или файл Exсel, где заносить все свои привычки, и каждые полгода задавать каждой из привычек один вопрос: «Насколько выгодна мне эта привычка?» Если ответ «да», то еще на 6 месяцев оставляем ее в покое. Если же ответ «нет», следует серьезно задуматься и решить, на какую привычку вы хотите ее заменить.

В связи с тем, что периодически нужно проводить аудит своих привычек и постоянно находиться в состоянии выработки новых, более выгодных привычек, следует сразу выработать базовую мета-привычку. «Привычка менять привычки» – именно так она звучит. Следует выработать изначальную гибкость в привычках. Постоянно быть готовым к переменам и быстро реагировать на смену ситуации выработкой новых схем взаимодействий.

Чтобы понять, как выбирать привычки, которые следует вырабатывать, рассмотрим инвестиционный подход к тайм-менеджменту.

Инвестиционная карта развития (ИКАР)

Как-то раз моя знакомая, руководитель московского тренинг-холдинга, посетовала на ситуацию, которая нередко возникает в сфере бизнес-обучения. Клиент обратился с запросом на несколько тем: переговоры, продажи, мотивация персонала. При этом просил ее подсказать, с чего начать. Ирина посоветовала, что и зачем следует проходить, благо опыт работы позволял ответить на этот вопрос. Но в глубине души остался вопрос: «Действительно, в Акой последовательности рекомендовать обучение по нескольким темам?», «Как оценить эффективность обучения, если есть несколько предложений на одну тематику?» В широком смысле вопрос звучит так: «Чему учится в первую очередь, вторую, третью?»

Некоторые утверждают, что можно легко оценить эффективность обучения, когда оно состоялось. Они правы, при хорошем обучении результаты заметны невооруженным взглядом. Это и есть их базовый аргумент. Значит, покупать кота в мешке? Потратить деньги и свое время сразу, а результатов ждать после? Если они появятся, то вздохнуть с облегчением, а если нет – пробовать другой тренинг? Или навсегда отказаться от бизнес-обучения.

Инвестиция – когда вы вкладываете определенный капитал и ожидаете со временем получить прибыль. Карта – схема территории, возможность выбрать направления движения. Развитие – это совершенствование себя, своих навыков. То есть ИкаР – это схема развития навыков, дающих выигрыш в будущем. Четко определенный план, куда и в какой последовательности нужно вкладывать свое время, чтобы получить максимальную отдачу в будущем. В рамках тайм-менеджмента – выигрыш во времени.

На примере денег проще всего показать механизм ИкаР. Вы берете 1000 рублей и вкладываете их в дело. Ожидаемый результат – вернуть деньги через месяц и потом получать регулярную прибыль в размере 100 рублей в месяц. Собственно говоря, и все. Время – деньги, поэтому со временем поступаем аналогично. Мы вкладываем свое время в обучение (развитие) в размере 50 часов и ожидаем, что это время окупится в течение месяца и будет потом приносить регулярный доход в размере 10 часов в месяц. Фантастика? Да, телевизор когда-то считали фантастикой, а сейчас он есть в каждом доме. А пример с инвестированием времени совершенно реальный. Попробуем разобраться, куда можно вложить 50 часов своего времени, чтобы потом получать регулярную отдачу в размере таких значительных дивидендов. Ответ: слепой десятипальцевый метод набора текста. Современному менеджеру без работы с текстом не обойтись, но по статистике лишь 4 % из них владеют этим навыком. Почему же столь важный навык остается в стороне от многих менеджеров? Потому что угол зрения у них на слепую печать иной, неинвестиционный. Да, все хорошо понимают, что печатать вслепую – это круто! А спросите человека, сколько часов в месяц ему приходится работать с текстом и какова скорость его набора. У большинства это вызовет замешательство, не смогут дать быстрый и точный ответ. «Да, с текстом работаю много, регулярно, скорость набора – ну, средняя, как у всех. У меня опыт работы не очень большой, но она растет, моя скорость. Ведь я регулярно работаю с текстом…» Посмотрите, пешеход регулярно ходит, значит, его скорость растет с опытом. Логично. Но со временем он достигает своего потолка в скорости и либо переходит на бег, либо садится на велосипед. А то и автомобиль. Ни у кого нет сомнений, что скорость машины гораздо выше скорости ходьбы. Однако чтобы овладеть управлением машиной, нужно учиться, инвестировать время, и только потом будет отдача. Вы будете куда быстрее добираться в нужное место на машине, чем пешком.

Подход логичен и прост. Метафора с велосипедом и машиной очень подходит к ИкаР. Чтобы пересесть на велосипед, нужно научиться им управлять. Для этого потребуется несколько дней. Чтобы научиться управлять машиной – несколько недель. Однако многие учатся водить машину, но так и не могут сесть за освоение слепой печати. Как помочь менеджеру в подобной ситуации?

Можно выделить две причины постоянного откладывания своего развития. Первая: менеджер не ощущает потребности и возможной выгоды от приобретения навыка, поэтому ожидаемая прибыль от инвестирования в слепую печать ему не кажется привлекательной, и он инвестирует в иное. Вторая – иллюзия сложности процесса обучения. Вроде бы водить машину – это интересно, а стучать по клавишам – нудно и скучно. Потому многие по-прежнему работают с клавиатурой, как инвалиды, двумя пальцами. «Быть полноценным человеком я не могу – это требует усилий над собой, наличия силы воли». А вот инвалидом прикидываться – это запросто. «Я бедный и несчастный, стучу двумя пальцами по клавиатуре да еще смотрю, куда пальцы стучат. Я глазами управляю своими пальцами. И думаю, куда их ставить». Подумайте, сколько причин вы называли друзьям и коллегам на вопрос «Почему не владеешь слепым набором?». А сколько отговорок придумали, чтобы не начинать это делать? Узнаете себя? Плачевно. Идет только время…