Организуй себя - Джон Каунт

С моей точки зрения, Ивонн работает в атмосфере, которая поощряет чрезмерное копирование документов и чрезмерное использование бумаги при осуществлении рабочих связей. Для того чтобы уменьшить ее информационную нагрузку, ей необходимо сделать следующее:

· • стать более разборчивой в отношении того, что она читает (имеются в виду материалы, которые ей высылаются, особенно это касается материалов, которые копируются для нее под грифом «для Вашей информации», означающим, что принятие немедленных мер не требуется);

· отправлять в мусорную корзину те материалы, о которых с первого взгляда можно судить, что они не имеют большого значения;

· ограничивать объем материалов, копируемый ею для других, — копировать только итоговые страницы для того, чтобы подчиненные просто знали, что тот или иной документ существует;

· постараться освоить менее формальный способ общения со своими подчиненными.

Избегайте перегрузок избыточной информацией

Какой бы эффективности вы не добились в работе со своим персоналом, вы не достигните в этом деле совершенства, если не предпримите шагов, направленных на уменьшение объема бумажных документов, ежедневно присылаемых на ваш рабочий стол. Даже если вы бегло будете просматривать большинство из них, вам понадобится потратить значительное количество времени и усилий.

Важнейший шаг, который вы можете предпринять в этом деле, заключается в проведении тщательного анализа стереотипа вашего поведения на рабочем месте. В данном случае вы должны взять себе за правило следующий лозунг «относись к другим людям так, как ты бы хотел, чтобы они относились к тебе». Особенно это касается тех случаев, когда вы общаетесь с младшими сотрудниками вашего персонала, которые будут брать с вас пример. Если вместо живого общения вы будете поддерживать с ними связь с помощью ведения избыточной в данном случае переписки, они будут отвечать вам тем же, более того, переняв вашу манеру, они перенесут ее на работу с подчиненным им персоналом. Если вы на регулярной основе ведете общение с помощью служебных записок, будьте уверены, они вернутся к вам сторицей.

Вот еще несколько идей, которые могут вам пригодиться:

· Не способствуйте увеличению объемов вашей «макулатурной» почты, раздавая направо и налево ваши визитки на всевозможных конференциях и промышленных ярмарках. Не тратьте попусту время на просмотр получаемой вами «макулатурной» почты. Вы можете смело отправлять в мусорную корзину большую часть корреспонденции такого сорта, даже не вскрывая ее.

· Обратите внимание на осуществление внутренних контактов. Циркулярные письма, распространяемые в организациях, велики по объему и рассылаются с убийственной частотой. Если существует хоть какая-то возможность сделать это без возникновения ненужных конфликтных ситуаций, постарайтесь добиться того, чтобы вас исключили из списков циркулярной рассылки хотя бы в отношении тех документов, которые не имеют ничего общего с вашей работой.

· Проведите анализ подписки на периодические издания. В отношении тех изданий, которые не принесли никакой существенной пользы за последние шесть месяцев, можно принять решение на отмену подписки.

· Если у вас есть секретарь или помощник, добейтесь того, чтобы они просматривали все поступающие материалы перед тем, как подавать их на ваш стол. Это ни в коем случае не альтернатива, а дополнение к другим пунктам данного списка. Нет никаких причин перегружать своего секретаря «макулатурной» почтой больше, чем ею загружены вы.

· Не допускайте того, чтобы документы, которыми в обычном порядке должны заниматься сотрудники вашего штата, проходили через вас, если на это не существует какой-либо важной причины.

· Резиденты Соединенного Королевства, как физические лица, так и организации, могут бороться с «макулатурными» факсимильными сообщениями путем бесплатной регистрации в Службе Предотвращения Поступлений Нежелательных Факсимильных Сообщений Facsimile Preference Service (0207 766 4422). Все организации, занимающиеся прямым маркетингом и использующие факсимильные аппараты для рекламы, должны состоять лицензированными членами этой службы, а любая компания или физическое лицо может зарегистрировать в этой службе свое желание не получать материалов такого характера.

Избыточное копирование

Избыточное копирование представляет собой своего рода форму перестраховки. Когда вы неуверенны относительно того, что делать с тем или иным документом или кому предназначена служебная записка, простейшим способом выхода из этого затруднения будет создание нескольких копий документа и рассылка их тем лицам, которые, по вашему мнению, могут иметь к нему хоть какое-то отношение. Таким образом, вы убиваете сразу двух зайцев — избавляетесь от ненужного документа на вашем рабочем столе и снимаете с себя всякую ответственность относительно того, что не передали документ по назначению. Однако тем самым вы увеличиваете информационную нагрузку на других лиц и, возможно, не передаете ничего существенного. Если вы будете перестраховываться путем рассылки копий материалов, поступающих к вам, своим коллегам, они, скорее всего, будут отвечать вам тем же.

Если вы работаете на организацию, злоупотребляющую созданием бумажных документов, возможно, вам удастся повлиять на других и убедить их провести компанию по сокращению объема циркулирующей в организации бумаги. Например, вы можете попытаться поднять уровень эффективности изучения бумажной корреспонденции, поместив на видном месте в вашем совместном с ними офисе картонный ящик. Предложите им в течение недели использовать этот ящик в качестве временного хранилища для всех поступающих к вам бумажных документов, которые, с их точки зрения, не имеют никакого отношения к вашей работе. По мере увеличения эффективности изучения бумажной корреспонденции неофициальный анализ ее содержания может привести к соглашению по поводу сокращения ненужной бумажной корреспонденции. Альтернативный подход к решению этого вопроса заключается в опубликовании числа произведенных копий на отделение помесячно и постановке задач по их сокращению.

Для сокращения объема того «чтива», которое попадает на ваш стол, при изучении основных документов, которые, что вполне возможно, требуют внимания отдельных членов вашего коллектива, попробуйте использовать подход, основанный на принципах сотрудничества и поддержки. Договоритесь с коллегами по очереди осуществлять изучение различных обременительных докладов или новых руководящих документов. Каждый из коллег примет на себя основную тяжесть по изучению какого-либо конкретного документа, чтобы после изучения, накоротке, передать его суть остальным.

Научитесь читать более эффективно

Скорость и эффективность, с какими вы усваиваете входящую информацию, являются важным фактором вашей способности организовывать свою рабочую нагрузку. Проведенный анализ показывает, что люди, занимающиеся интенсивной информационной работой, могут проводить до одной трети своего рабочего дня, занимаясь чтением, и все же еще не все из нас являются такими читателями, какими мы должны были бы быть.

Средняя скорость чтения составляет порядка 200-250 слов в минуту. С помощью некоторых специальных методов и практических тренировок ее можно легко поднять до 500 без всякого ущерба для понимания прочитанного. Медленная скорость чтения никак не связана с образованием или интеллектом. Многие способные и хорошо образованные люди читают со средней скоростью или даже медленнее. Даже если вы читаете быстро, всегда есть место для улучшения. Мнение о том, что, только читая медленно, мы можем понять материал, является ошибочным. Лучшее понимание может идти рука об руку с более быстрым чтением.

Если вы хотите оценить собственную скорость чтения, выберите отрывок текста, который вы до этого не читали. Текст должен быть, по крайней мере, длиной в страницу. Старайтесь читать его со своей обычной скоростью, при этом не забывайте, что вам нужно его не просто прочитать, но и понять. Кроме того, вам следует проследить, сколько времени у вас на это уйдет. Затем вам следует приблизительно прикинуть количество слов в тексте. Для этого возьмите среднее количество слов в одной строчке и умножьте его на количество строчек. Теперь с помощью полученной формулы вы можете вычислить свою скорость чтения в словах в минуту.

(количество слов в отрывке х 60) / время, потребовавшееся для прочтения отрывка = скорость чтения в словах в минуту

Почему мы медленно читаем?

При чтении наши глаза не двигаются постоянно по странице, скорее они поэтапно по ней скачут. А само чтение осуществляется во время стационарных периодов (фиксаций) в конце каждого скачка; и скорее чтением занимается мозг, а не глаза. Для простоты понимания данного процесса давайте условимся, что наши глаза это не что иное, как фотоаппарат, с помощью которого мы делаем несколько снимков, которые затем обрабатываются нашим мозгом. Основными причинами медленного чтения являются: