Тайн менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью - Джулия Моргенстерн

Вы можете выполнить это упражнение в произвольной форме или использовать приведенные ниже незаконченные предложения, чтобы приступить к анализу. Не забудьте, отвечая на вопросы, рассмотреть все аспекты своей жизни.

Упражнение 2. Что не работает?

Продолжите следующие утверждения. Приведите как можно больше примеров.

У меня никогда нет времени на ____

Я трачу слишком много времени на ____

У меня нет четко определенных целей в отношении ____

Я хочу и могу весь день заниматься ____

Я всегда недооцениваю время, необходимое для ____

Я всегда откладываю начало ____

Я часто опаздываю ____

Мне трудно сказать «нет» ____

Мне трудно закончить ____

Вот несколько примеров ответов:

У меня никогда нет времени на занятия спортом, встречи с друзьями, на отдых, на планирование новых дел, на ответственные телефонные звонки…

Я трачу слишком много времени на уборку дома, работу с документами, на обработку электронной почты, организацию совещаний…

У меня нет четко определенных целей в отношении моей личной жизни, моей карьеры, моего финансового положения…

Я хочу и могу весь день заниматься игрой на гитаре, физическими упражнениями, спать, общаться с детьми, есть, сидя перед телевизором…

Я всегда недооцениваю время, необходимое для составления планов, для покупок, для просмотра отчетов, планирования совещаний, для наведения порядка в шкафах…

Я всегда откладываю начало новых дел и проектов, оплату счетов, занятия спортом…

Я часто опаздываю на работу, на встречи, на прием к стоматологу, везде…

Мне трудно сказать «нет» моему начальнику, моим детям, моему супругу, настойчивым людям…

Мне трудно закончить стирку, письма, приготовление блюд, большие проекты…

Ваши ответы на вопрос «Что не работает?» станут для вас перечнем того, что вам нужно исправить. Прочитав эту книгу, вы научитесь, как обращаться со всеми этими проблемами. Почаще возвращайтесь к этому списку, чтобы определить, как далеко вы продвинулись на пути к достижению ваших целей.

Но перед тем как двинуться дальше, пристально посмотрите на этот список проблем и сравните его со списком ответов на вопрос «Что работает?». Если вам трудно приступить к выполнению или завершить одни задачи и в то же время вы не испытываете таких проблем с другими, спросите себя, почему это происходит. В некоторых случаях у вас ничего не получается потому, что вам необходимо овладеть определенными навыками, например, научиться не допускать задержек и пауз или точно рассчитывать время, необходимое для выполнения задач. Или вам нужно просто научиться применять навыки, которыми вы овладели в одной сфере жизни, к другим предметам.

Так, например, Джеймс, владелец гастрономического магазина, казалось, никогда не сможет найти паузу для работы по дому из-за того, что бизнес отнимал у него все время. Давление, которое оказывали на него невыполненные дела, раздражало его, и в то же время ему очень не хотелось тратить несколько часов времени на неквалифицированную, но необходимую работу по дому. Его перечень ответов на вопрос «Что работает?» показывал, что на работе ему не составляло никакого труда перепоручать выполнение дел своим сотрудникам. Он даже взял на работу своего племянника-подростка для выполнения текущих дел, и эта мера оказалась очень эффективной. Размышляя об этом, он выяснил, что был способен эффективно делегировать свои полномочия подчиненным потому, что составлял для них простые инструкции и методики выполнения операций. Он понял, что мог бы сделать то же самое для выполнения многих работ по дому. Составив соответствующие инструкции и простые методики, он смог перепоручить большинство домашних дел своим детям и нанять служанку для помощи по дому. Этим он разгрузил свой рабочий график.

Иногда вы справляетесь с одними задачами хуже, чем с другими, не потому, что вам не хватает навыков, но из-за личных предпочтений и конкретных условий, в которых вы должны эти задачи выполнять. Осознаете вы это или нет, но у всех нас есть определенные предпочтения относительно того, когда и как выполнять разные задачи или дела. Когда мы уважаем свои предпочтения, выполнить запланированное становится намного легче. Обращая внимание на эти естественные склонности, мы можем объяснить, почему некоторые задачи попали в наши списки того, что работает и что не работает.

Чтобы помочь себе выяснить предпочтения и личные склонности, которые влияют на успешное выполнение или невыполнение определенных задач и видов деятельности, сделайте следующее упражнение. Очевидно, что наши предпочтения временами меняются, но, отвечая на предлагаемые вопросы, следуйте первому побуждению — тому, что вы чувствуете чаще всего.

Упражнение № 3. Ваши предпочтения в процессе планирования и управления временем

Выпишите следующий перечень альтернатив на листе бумаги и отметьте то, что вы предпочитаете.

В большинстве случаев я предпочитаю…

На эти вопросы не может быть правильных или неправильных ответов, несмотря на то, что некоторые люди могут попытаться убедить вас в том, что они существуют! Важно то, что эти ваши ответы могут помочь вам достичь большего понимания причин того, что работает и что не работает для вас. Эта информация поможет вам спланировать график, который будет доставлять вам удовольствие. Например, если вам нравится жить и работать энергично, в высоком темпе, вы будете знать, что вам надо планировать насыщенный день, наполняя его разнообразными видами деятельности. Если вы предпочитаете размеренность и неспешность, вы можете ограничить ваш ежедневный список дел тремя-четырьмя задачами.

Слишком многие люди не задумываются о своих естественных склонностях и в результате составляют для себя такое расписание, которое работает против них.

Вдобавок к вашим естественным склонностям и предпочтениям, подъемы и спады ваших сил и энергии могут оказывать огромное влияние на эффективность работы с определенными задачами в вашем графике. Энергия придает вам силы; это то, что позволяет вам двигаться по направлению к своим целям. Как только вы осознаете и примите во внимание свои источники и циклы изменения энергии, вы сможете управлять ими. Не обращая на них внимания, вы можете попытаться взяться за наиболее сложные виды деятельности в периоды вялости и пассивности и потратить время наивысшего подъема энергии на менее ответственные дела.