Тайн менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью - Джулия Моргенстерн

Осознав, что именно вам мешает, вы сможете существенно изменить свой подход к управлению собственным временем. Вооруженные новым пониманием причин ваших привычных действий, вы уже продвинулись далеко вперед по пути создания важных долгосрочных изменений в своей жизни.

Теперь вы готовы приступить к программе управления своим временем в соответствии с принципом «изнутри наружу». Следующим шагом будет анализ, при котором вы заглянете вглубь своей души и выясните свое личное отношение ко времени.

Часть вторая. АНАЛИЗ СИТУАЦИИ

Прислушиваясь к себе

3. Как мы распоряжаемся своим временем?

Первый шаг на пути к овладению искусством управления временем — честная самооценка. Такая самооценка поможет вам укрепить ваши сильные стороны и сберечь ваше время путем концентрации усилий только на тех областях жизни, которые нуждаются в улучшении. И, что может быть еще более важным, это поможет вам глубже понять ваше особенное личное отношение к своему времени.

Я очень неорганизованный и медлительный. Я большую часть времени занимаюсь мелкими незначительными делами и в самый последний момент хватаюсь за то, что для меня действительно важно. Я хочу снизить стресс и больше гордиться своей жизнью.

Я составляю детально продуманные планы дел, но никогда не следую этим планам. Иногда я даже не вспоминаю, что у меня есть этот план. Я всегда в числе отстающих — во всех областях моей жизни.

Я благополучно приступаю к реализации проектов, но быстро оказываюсь в тупике. Мне трудно сконцентрироваться на чем-то одном. Когда я это понимаю, день уже заканчивается, и я остаюсь один на один с горечью из-за потерянного времени и невыполненных дел. Я хочу изменить это.

Мне тяжело поддерживать гармоничное равновесие в своей жизни. Я живу с мужем и тремя детьми. Я вижу, что на протяжении дня мне постоянно приходится играть множество ролей — быть секретарем, поваром, прачкой, водителем и т. д. Я сильно устаю к вечеру, но все равно чувствую себя виноватой, когда отдыхаю, потому что всегда остается еще слишком много незаконченных дел.

Я всегда опаздываю. Я слишком долго собираюсь или просто не спешу выйти пораньше. Это создает массу напряжения, неприятностей и неудобных ситуаций для меня и моих детей.

Несмотря на то, что многие люди часто бывают разочарованы и недовольны тем, как они распоряжаются собственным временем, их проблемы весьма различны. Изучая свой собственный особенный и неповторимый опыт планирования и управления временем, вы узнаете о себе очень много нового.

То, что скрывается за хаосом и неразберихой вашей повседневной жизни, и есть ключевые особенности вашей личности, ваши сильные и слабые стороны, ваш образ жизни и ваши предпочтения, ваши неповторимые источники энергии и то, что приносит вам радость и делает вас счастливыми. Теперь, прислушиваясь к себе, вы приступаете к процессу выработки индивидуальной стратегии, решения, которое поистине будет соответствовать вам и вашим уникальным потребностям.

Изучая ваше личное отношение к своему времени, мы исследуем три вопроса:

1. Что работает и что не работает в вашей жизни.

2. Ваши личные предпочтения в процессе планирования и управления временем.

3. Ваши циклы изменения энергии и источники сил.

Не имеет значения, насколько неуправляемой выглядит ваша жизнь, — в ней всегда есть что-то, что работает на вас, в дополнение к длинному перечню того, что не работает. Бесконечно важно начать именно с того, что уже работает и дает результаты. Прежде всего, это укрепит вашу уверенность в себе — что, несомненно, хорошо в начале пути. Вы неизбежно обнаружите, что у вас уже есть фундамент, основа — способности для развития навыков планирования и управления временем, даже если в данный момент эти способности «применяются выборочно». Когда вы обнаружите эти способности, вы сможете опираться на них в других областях вашей жизни.

Определяя то, что работает, вы сэкономите массу времени и сил, поскольку, очевидно, нет никакой необходимости приводить в порядок то, что и без того в порядке и хорошо работает.

Позвольте мне привести один пример.

Джин, работавшая в качестве свободного консультанта по компьютерам, чувствовала настоящее раздвоение личности, когда дело доходило до тайм-менеджмента. Когда бы она ни встречалась с клиентами, она всегда была на месте точно в нужное время, энергичная и сосредоточенная во время встречи, и постоянно демонстрировала высокую работоспособность. Но в те дни, когда Джин работала в своем офисе, занимаясь административной работой или выполняя иные относящиеся к своему бизнесу обязанности, она была чрезвычайно непродуктивна. Не имело значения, какие задачи были запланированы в ее рабочем графике (оплата счетов, переписка, стратегическое планирование), она постоянно откладывала дела, бесцельно бродила по офису, перечитывала почту, делала звонки, растрачивая по мелочам весь день. В результате страдал ее бизнес (а вместе с ним и ее самооценка и уверенность в себе).

Когда я спросила Джин, почему время встреч и переговоров с клиентами проходило намного более продуктивно, она назвала две причины: во-первых, контакты и общение с людьми давали ей большой заряд энергии и, во-вторых, Джин очень ответственно подходила к планированию встреч и переговоров. Когда время начала и окончания беседы строго определено, объясняла Джин, она могла сконцентрироваться и вести себя так, чтобы наилучшим образом использовать предоставленное время. Каким же образом ей можно было бы использовать эту свою особенность?

В дни работы в офисе я предложила ей установить время начала и окончания работы для каждой задачи в ее рабочем графике. Например, ей следовало записать «Сделать эскиз нового рекламного проспекта: 10:00–10:45», «Работа с картотекой 12:00–12:45» прямо в своем блокноте. Кроме того, я посоветовала ей чередовать выполнение задач, требующих концентрации и уединения, с деловыми контактами и общением с людьми. Через каждые сорок пять минут сосредоточенной работы в одиночестве ей следовало делать пару телефонных звонков, чтобы восстановить силы и энергию. Она также планировала обеды с клиентами, партнерами или друзьями во время дней работы в офисе в качестве перерыва и дополнительного «вознаграждения» за свою работу. Такие «деловые встречи» с собственными проблемами и задачами в сочетании с общением и контактами с людьми на протяжении всего рабочего дня заряжали Джин энергией и резко повысили продуктивность ее работы в офисе.