Основы русской деловой речи - авторов Коллектив

3. Укажите, в каком случае вы употребите в деловом письме модель В соответствии с…:

а) если вы хотите выразить претензии к стороне, нарушившей принятые на себя обязательства;

б) если те или иные мероприятия вытекают из ранее предпринимаемых действий.

4. Определите, какая форма глагола (одна какая-либо или все три из приведенных ниже) используется для передачи предпринимаемых действий, если автор письма – юридическое лицо (организация, учреждение, предприятие, фирма).

а) 1-го л. мн. ч.;

б) 3-го л. ед. ч.;

в) 3-го л. мн. ч.

Приведите примеры использования данных форм в письме-просьбе, письме-подтверждении, информационном письме, которые отправляются совместным российско-английским предприятием «Рэнк Ксерокс».

5. Закончите фразы информационного письма, в котором:

а) сообщается о каких-либо мероприятиях; б) речь идет о предмете, представляющем интерес для адресата и адресанта.

Извещаем Вас, что…

Информируем…

Ставим Вас в известность, что…

Просим принять участие…

Нам приятно сообщить, что…

6. Продолжите начало сопроводительного письма, в котором содержится информация о направлении адресату материальных ценностей или пакета документов.

Направляем…

Высылаем…

Возвращаем…

Представляем на согласование…

Посылаем…

7. Вставьте вместо точек в нужной форме глаголы, подходящие по смыслу, которые могут употребляться в письме-просьбе, сопроводительном письме, письме-подтверждении.

… проверить ход выполнения работ по изготовлению заказанных каталогов.

… подробные чертежи сборки машин.

… запрошенные Вами протоколы испытаний.

… Ваши условия поставки оборудования.

… сообщить о возможности приезда к нам Вашего представителя.

… получение заказанных нами каталогов.

8. Назовите вид письма, в котором употребляются следующие фразы.

Мы официально заявляем Вам, что присланные Вами чертежи не отвечают современным техническим требованиям.

Акт экспертизы показывает, что качество втулок не соответствует ГОСТу.

К сожалению, должны поставить Вас в известность, что мы не удовлетворены качеством изделий, выпускаемых вашим предприятием.

9. Составьте заключительные фразы писем, с помощью которых вы:

а) просите не задерживать ответ;

б) выражаете благодарность за помощь;

в) надеетесь на быстрый ответ;

г) рассчитываете на дальнейшее сотрудничество.

10. Укажите, какие этикетные формы официального письменного обращения вы употребите, если:

а) вы обращаетесь к лицам одного профессионального круга;

б) вы обращаетесь к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления.

Какие наиболее общие формулы обращения используются в современных деловых письмах?

11. Продолжите ряд приведенных профессиональных идиом, которые используются в деловой переписке.

В порядке обмена опытом…

В порядке оказания технической помощи…

В порядке исключения…

Согласно Вашей просьбе…

В соответствии с достигнутой договоренностью…

12. Разверните по образцу фразы, в которых выражаются гарантии.

Образец: Оплату гарантируем… – Оплату гарантируем через отделение Госбанка с расчетного счета №… – Оплату гарантируем через отделение Госбанка с расчетным счетом №… в месячный срок до завершения работ.

Возврат станка гарантируем…

Производство ремонта гарантируем…

Свертывание фронта работ гарантируем…

13. Ознакомьтесь с текстом деловых писем. Выделите в них смысловые части. Укажите, какие языковые формулы используются для передачи того или иного смысла. Отметьте те элементы структуры письма, которые являются обязательными. Определите вид письма.

Совместное российско-американское предприятие «Меддиагностика»

24 февраля 2011 г.

Санкт-Петербург, 197177,

Большой проспект, 10, корп. 2

Уважаемые господа!

Научно-производственный центр «Медтехника», как Вы, возможно, знаете, является одной из крупнейших фирм в стране, производящих и реализующих медицинское оборудование. Центр проводит также научно-исследовательскую работу по созданию новейших компьютерных методик медицинской диагностики. Мы экспортируем свою продукцию в десятки стран мира. Специалисты шести наших филиалов работают в тесном контакте с ведущими клиниками страны.

Мы с удовольствием посылаем Вам наши проспекты и два последних каталога, в которых представлены новейшие образцы диагностического оборудования.

Мы надеемся, что некоторые из наших новых аппаратов заинтересуют Вас. По Вашей просьбе мы вышлем Вам интересующие Вас образцы для детального изучения.

Мы рассчитываем на начало диалога и на дальнейшее установление сотрудничества.

С уважением,

генеральный директор

НПЦ «Медтехника»

М. В. Михайлов

Приложение: проспект

НПЦ «Медтехника»

18 марта 2011 г.

121076, г. Москва,

ул. Красносельская, д. 6

Уважаемые господа!

С благодарностью сообщаем Вам, что присланные Вами материалы вызвали интерес у сотрудников нашей фирмы.

Мы внимательно изучили Ваши новые каталоги. Рады сообщить Вам, что диагностическая аппаратура, представленная в последнем каталоге (позиции 5, 8, 11, 24), полностью соответствует направлению деятельности нашей фирмы. Мы готовы к сотрудничеству с Вами. Нам было бы интересно ознакомиться с Вашей работой по созданию компьютерных методик медицинской диагностики.

Мы были бы очень признательны Вам, если бы Вы позволили мне и главному инженеру нашей фирмы посетить Ваш центр для обсуждения перспектив нашей совместной деятельности. Мы можем приехать в любое удобное для Вас время.

С надеждой на плодотворное сотрудничество

и наилучшими пожеланиями,

директор

Совместного российско-американского

предприятия «Меддиагностика»

Питер Уайт

14. Составьте начало писем-благодарностей официальному лицу в соответствии с приведенными ниже фактами. Начните письмо с обращения. Вам необходимо поблагодарить:

а) за быстрый ответ на письмо;

б) за информационное письмо о сроках и месте проведения конференции;

в) за письмо, в котором вам сообщают о том, что вашу просьбу выполнили.

15. Проанализируйте текст письма-запроса. Укажите, какие фактические сведения в нем являются лишними, а каких не хватает. Отметьте нарушения этикета деловой переписки.

Уважаемые товарищи!

Я окончил три курса дневного отделения Химико-технологического института и с 2006 г. работаю в АОЗТ «Никель» в должности мастера и учусь на заочном отделении института. С 2005 г. сотрудничаю в многотиражной печати, имею опубликованные работы.

Очень прошу написать мне письмо, чтобы я знал, на каких условиях возможен перевод на факультет журналистики из технического вуза. Какие предметы нужно досдать? Какие нужно представить документы для перевода?

16. Составьте гарантийное письмо, в котором адресату даются гарантии качества и оплаты выполненной работы или предоставления каких-либо услуг (помещения, жилья и т. п.). Используйте клише, выражающие гарантии: качество продукции фирма гарантирует; оплату гарантируем.

17. Составьте письмо-рекламацию в адрес нерадивой организации-поставщика, которая должна была по договору поставить в I квартале 2007 г. кожаную фурнитуру на общую сумму 20 000 руб. Продукции недопоставлено на сумму 5000 руб. При составлении письма необходимо учесть, что рекламация должна включать основание (факты) для предъявления претензии; доказательства (например, акт экспертизы или ссылку на соответствующий документ); конкретные требования.

18. Составьте ответ на рекламацию (см. задание 17). Учтите следующие особенности составления подобных писем, в которых вы должны сообщить следующее: претензия принята к рассмотрению; претензия удовлетворяется (полностью или частично с указанием срока и способа удовлетворения) или отклоняется (полностью или частично с указанием мотива и ссылкой на документы, обосновывающие это решение).