Внедрение SAP R/3: Руководство для менеджеров и инженеров - Вивек Кале

1. Рассмотреть Устав проекта и убедиться в его завершенности.

2. Убедиться, что была выбрана стратегия внедрения.

3. Убедиться в полной комплектации рабочих мест для членов команды проекта.

4. Убедиться в том, что все позиции внутри команды проекта заполнены.

5. Рассмотреть компоненты плана проекта и убедиться в его завершенности.

6. Рассмотреть план управления изменениями.

7. Рассмотреть план обучения членов команды проекта.

8. Подтвердить создание всех стандартов и процедур управления проектом.

9. Подтвердить создание всех стандартов и процедур внедрения.

10. Убедиться в том, что открытие проекта состоялось или запланировано.

11. Убедиться в том, что достигнуто соглашение в выборе стратегии системного ландшафта.

12. Убедиться в том, что изначальная система установлена, и достигнута договоренность об установке удаленного подсоединения.

Завершение стадии подготовки проекта

Эта задача подразумевает окончательное подтверждение закрытия этапа от руководства проектом и перехода к следующему этапу. Завершение подготовки проекта означает окончание первой фазы методологии, которая является также подготовительной стадией проекта SAP.

ГЛАВА 14

Концептуальный проект

На этой стадии проекта основной задачей является создание Концептуального проекта SAP, в котором формулируются связанные с бизнес-процессами требования компании. Консультанты и члены группы проводят собеседования и семинары в различных подразделениях компании, чтобы составить полную картину требований к бизнес-процессам, демонстрируют функциональные возможности системы SAP R/3 с помощью системы International Demo and Education System (IDES), а также вопросников и диаграмм бизнес-процессов из модуля R/3 Business Engineer. Любые несоответствия функциональным требованиям компании анализируются и устраняются.

Примечание

Крайне важно использовать в работе оригинальный компакт-диск с документацией по методологии AcceleratedSAP (ASAP). В этой главе представлены только важнейшие аспекты стадии запуска и поддержки AcceleratedSAP, но их нельзя рассматривать как полноценную замену колоссального количества инструкций, указаний, рекомендаций, списков контрольных вопросов, шаблонов, образцов и вопросников, которые предоставляются компанией SAP. Эти инструменты отлично себя зарекомендовали, поэтому настоятельно рекомендуется обратиться к версии ASAP, которая соответствует версии внедряемой системы, и использовать ее на всем протяжении реализации проекта. Читателю может показаться, что содержание некоторых глав этой книги однообразно, и многие фрагменты ее повторяются, однако в результате тщательного изучения станет ясно, что такие виды деятельности, как управление проектом, организационными изменениями, оценка рисков, спонсорство, стратегия обмена информацией и технология внедрения во многом остаются неизменными на протяжении всех этапов внедрения, и упоминаются в начале каждого этапа. Похожим образом многие мероприятия проходят через стадии планирования и исполнения, поэтому они постоянно упоминаются на различных этапах проекта, и это не повторение одного и того же, а всего лишь часть контрольного списка процессов ASAP, рекомендованных компанией SAP.

Результатом деятельности на этом этапе должен стать Концептуальный проект, в котором подробно описаны будущие бизнес-процессы, в том числе текстовое и графическое представление структуры и бизнес-процессов компании. Когда Концептуальный проект проходит стадию окончательного одобрения, он становится основой для всех последующих этапов проекта.

На данном этапе на первый план выходит один из важнейших аспектов методологии ASAP — процесс управления изменениями. Это относится к организационным вопросам и человеческому фактору, что влияет на движущую силу всего проекта внедрения SAP. Процесс управления изменениями нацелен на своевременное завершение проекта в рамках бюджета.

Управление проектом на этапе концептуального планирования

На данном этапе управление проектом в основном подразумевает мониторинг процесса создания Концептуального проекта. После того, как требования новой организационной структуры выяснены и сформулированы, становится гораздо проще определить области, в которых изменения в отношениях между бизнес-процессами и организационной структурой требуют непосредственного управления — это один из самых важных факторов окончательного определения плана проекта внедрения.

Подготовка проекта

Подготовка проекта заключается в оценке и анализе потенциальных рисков, обнаруженных на этапе подготовки проекта, что подразумевает выполнение таких задач, как анализ возможных последствий, оценка основных рисков, стратегия обмена информацией и спонсорства, развитие знаний и профессиональных навыков персонала, процесс организационной оптимизации.

Проведение совещаний по статусу проекта

Эта задача нацелена на выяснение статуса проекта в зонах ответственности различных команд проекта, в том числе:

• Команды бизнес-процессов

• Команды управления изменениями

• Технической команды.

Такие совещания помогают собрать информацию, на основе которой возможно выяснение статуса проекта в целом. При обнаружении любых негативных тенденций (например, отклонений от графика) принимаются корректирующие меры в отношении той или иной команды, причем эффект от этих мер в дальнейшем регулярно отслеживается. Такая деятельность оказывает прямое положительное влияние на соблюдение графика и бюджета проекта и своевременность окончательного запуска системы SAP. Подобным образом необходимо обновлять и пересматривать также и план проекта.

Проведение совещаний управляющего комитета

Проведение совещаний управляющего комитета необходимо для получения последних сведений по статусу проекта, а также для принятия решений по вопросам, которые невозможно решить на уровне менеджмента проекта, в том числе:

• дополнительные ресурсы

• изменение графика проекта

• расширение рамок проекта.

Все решения управляющего комитета записываются, эффект от принятых решений периодически отслеживается и также фиксируется.

Подготовка к этапу Концептуального проектирования

Подготовка к этапу Концептуального проектирования подразумевает создание команд по разработке и проектированию бизнес-процессов, а также определение необходимых конечным пользователям навыков, распределение ролей и областей ответственности. Все это — важнейшие факторы успеха на данном этапе проекта.

Управление организационными изменениями

Помимо задач, связанных с непосредственным решением различных задач в рамках проекта внедрения SAP, в методологии ASAP особое значение придается вопросу управления изменениями, связанными с проектом SAP. Как уже упоминалось в главе 13, внедрение SAP имеет существенный и далеко идущий эффект в организационных и кадровых аспектах деятельности компании, хотя по своей сути внедрение SAP не является мероприятием по реинжинирингу корпоративных бизнес-процессов.

Предметом управления организационными изменениями является совокупность изменений бизнес-процессов, облегчающих диагностику и управление вопросами, связанными с организационными изменениями. Конечной целью в таком случае становится оптимизация организационных процессов для поддержания на должном уровне движущей силы, требуемой по методологии ASAP. Для предотвращения возможных рисков в методологии ASAP предусмотрено множество процессов — таких, как анализ эффекта от изменений, оценка базовых рисков, стратегия спонсорства и обмена информацией, развитие навыков, передача знаний, а также процесс оптимизации организации.

Создание карты возможных последствий для бизнеса

С этого момента запускается процесс управления организационными изменениями, в рамках которого первоочередной задачей становится оценка возможных последствий внедрения систем SAP, а также оценка масштаба, значения и приоритетности предполагаемых изменений. Такая карта создается на основе следующих сведений:

• Подразделения и организационные единицы компании, которые будут затронуты внедрением SAP, и соответствующее планирование управления изменениями

• Мнения менеджеров об ожидаемых изменениях — как в рамках подотчетных им подразделений, так и за их пределами

• Своевременность, масштаб и значение тех или иных изменений.

На основе полученных данных команда по управлению изменениями составляет матрицу организационных бизнес-единиц в зависимости от степени ожидаемых изменений. Эффективная и всесторонняя стратегия управления изменениями может быть разработана на основе соотнесения наиболее важной информации в бизнес-картах. В дальнейшем это позволит команде по управлению изменениями разработать план управления изменениями, который полностью отвечал бы общему плану внедрения SAP, и в то же время учитывал бы мнения и интересы различных функциональных подразделений компании.