Магазин запасных частей. Стандарты управления: Практическое пособие - Владислав Волгин

• срок поставки;

• минимальное количество для заказа, норматив поставщика;

• оптимальное количество для заказа по параметрам: количество – скидка – срок поставки;

• заказано у поставщика;

• подтверждено поставщиком к поставке;

• недопоставлено поставщиком по подтвержденным заказам;

• неудовлетворенный спрос, штук;

• недогружено заказчику (долг), штук.

Статистические данные:

• продано в периоде – нарастающим с начала года, штук;

• продано в периоде, кг;

• продано в периоде, м3;

• продано в периоде в закупочных ценах;

• продано в периоде в розничных нетто ценах;

• валовой доход в периоде;

• продано в году “текущий -1”, штук;

• продано в году “текущий -2”, штук;

• продано в году “текущий – X”, штук /до 5 и более лет/; Аналитические данные:

• сбыт на 1000 машин в год в штуках;

• сбыт на 1000 машин в год в кг;

• сбыт на 1000 машин в год, м3.

При учете предусматривают возможности:

♦ заказы на закупки, продукция собственного производства, возвраты товаров;

♦ полное управление партиями на уровне склада;

♦ отслеживание сроков реализации и условий хранения партий товаров;

♦ операции по учету удовлетворения претензий.

♦ перемещения между складами;

♦ отслеживание отгрузок, товаров в пути и приемки.

♦ Для обеспечения анализа учетных данных предусматривают:

♦ определение видов статистики, необходимой для анализа, видов анализа, необходимых для принятия управленческих решений;

♦ определение видов учетной, статистической и аналитической документации, ведение и корректировка альбома форм документов;

♦ определение параметров для контроля качества и надежности учета.

Правила контроля неликвидов

Рискованность содержания запасов состоит в постоянной, ежедневной опасности образования неликвидов – нереализуемых запасов товаров. Они могут образовываться по следующим причинам:

– падение спроса из-за появления конкуренции;

– падение спроса из-за ликвидации потребителя;

– ошибочные закупки излишних количеств;

– ошибочные закупки устаревших товаров;

– порча товаров из-за повреждений, повышенной влажности;

– брак, не замененный поставщиком по рекламациям;

– появление новой модификации товаров, заменяющей прежние;

– оприходование по ошибке;

– пересортица в поставках;

– не списание реализованных товаров;

– пересортица из-за неверной раскладки, обнаруженная при поиске других товаров;

– потери на складе из-за небрежности в указании адресов или нанесения их нестойкой краской, обнаруженные при инвентаризации.

На первый взгляд кажется, что подобные случаи нечасты. Однако если склад работает с номенклатурой более сотни наименований товаров, неликвиды возникают и нарастают быстро. Ежемесячно проверяйте перечень товаров, не имевших спроса с начала года. Ведите статистику поквартальной реализации каждого товара в штуках, чтобы отслеживать колебания спроса и анализировать их причины. В договорах с поставщиками добивайтесь права возврата ошибочно заказанных товаров, удовлетворения рекламаций по количеству и качеству. Только тщательный учет и хорошая организация управления запасами избавят вас от образования неликвидов. Вот некоторая информация, которую складская служба должна готовить руководству для управления:

– ежемесячный перечень товаров, не пользовавшихся спросом более месяца или двух – критерий устанавливается руководством. Это необходимо для принятия мер по ускорению реализации, т. е. высвобождению “замороженных” в товарах средств для дальнейшего использования и предотвращению образования неликвидов, приносящих убытки;

– еженедельный или ежемесячный перечень товаров, запас которых снизился меньше установленного минимума – это нужно для своевременного размещения заказов;

– ежеквартальные расчеты оборачиваемости по каждому наименованию – это необходимо для принятия мер по оптимизации сроков и объемов заказов новых партий;

– ежемесячный перечень товаров, переданных на реализацию и находящихся у посредников сверх установленных сроков – это нужно для решения вопросов продления сроков реализации или возврата;

– ежеквартальные предложения по списанию испорченных, утерянных, похищенных и неликвидных товаров.

Допустимым объемом неликвидов по стоимости считают не более 5 % – иначе расходы по содержанию, налоги на имущество, обесценение денег и т. д. съедают прибыль без всякой надежды на компенсацию – неликвиды не просто лежат – они дорожают с каждым годом, они занимают место на складе.

К сожалению, в большинстве предприятий работа по ликвидации мертвых запасов ведется бессистемно. Желательно в компьютерных базах данных предусмотреть параметры для быстрой обработки такой номенклатуры в разных аспектах с целью ускорения принятия мер по избавлению от нее. Выявить такую номенклатуру при помощи компьютера несложно – достаточно включить в программу алгоритм:

♦ к неликвидам относить остатки товаров, не имевших спроса,

например, последние 6 месяцев;

♦ к излишним запасам относить товары, имевшие спрос, но остатки которых превышают, например, 3-месячную потребность.

Выявив неликвиды, прежде всего определяется пригодность товаров для сбыта – могут ли они вообще кому-то понадобиться.

♦ если товар можно предложить торговцам, цену стараются установить на уровне, лишь едва покрывающем себестоимость, учитывая, что в запас товары покупают неохотно и только в случае явной выгодности сделки, а также тот факт, что вторично тому же клиенту неликвиды предложить не удастся – снижение цены при повторном предложении лишь укрепит его сомнения в нужности или в качестве этих товаров;

♦ если применения товары не нашли, цены устанавливают "бросовые” за штуку или за вес и предлагают их на выбор или на вес;

♦ если избавиться от неликвидов не удалось, их списывают на убытки.

Важно систематически заниматься избавлением от неликвидов и списывать их, если приходится, как можно быстрее, иначе за год или два может накопиться такой объем, списание которого станет невозможным без процедуры банкротства.

Ниже перечислены некоторые моменты, на которые следовало бы обращать особое внимание при работе с многочисленной номенклатурой товаров при нарастающем объеме сбыта, в целях предотвращения образования неликвидов.

• Проводить перманентную инвентаризацию по утвержденному бухгалтером плану – проверку соответствия наличия учетным данным определенного количества наименований или определенной группы товаров в месяц.