Мышление будущего. Инструкция для тех, кто хочет жить без заморочек! - Виталий Григорьевич Апилат
Шрифт:
Интервал:
Закладка:
2. АБВ анализ
✓ Буквой А отмечаем самые важные пункты плана – их около 15 % от общего количества дел, но их вклад в достижение цели более 65 %.
✓ Буквой Б отмечаем менее важные задачи – их 20 % от общего количества дел, и их вклад в достижение цели тоже 20 %.
✓ Буквой В отмечаем несущественные дела – их 65 % от общего количества дел, и они приносят до 15 % вклада.
И, соответственно, при планировании время распределяем так:
– на дела с буквой А – 65 % времени
– на дела с буквой Б – 20 % времени
– на дела с буквой В – 15 % времени
Таким образом вы будете в первую очередь выполнять самые важные дела и будете тратить на них большее количество времени.
Большинство людей стремятся, наоборот, выполнить сначала неважные дела: они просты, их проще сделать, но их очень много, и поэтому на них уходит большая часть времени и сил, и на выполнение важных дел времени и сил уже не остаётся…
3. Принцип Эйзенхауэра
Здесь приоритеты расставляются по таким критериям как срочность и важность дела.
Слева вверху срочные и важные дела – это дела, которые нужно делать самому и нужно их делать прямо сейчас. Потому что они важные и откладывать их больше нельзя, так как они срочные.
Важные, но не срочные – это дела, которые в данный момент не являются первоочередными, и, как правило их можно полностью или частично поручить сотрудникам или другим людям (т. е., делегировать). Делегирование – это очень хороший принцип, т. к. если сейчас вам их выполнять некогда, то вы их отложите, но если забыть и не выполнить вовремя, то очень скоро эти дела перейдут в разряд срочных, и, так как они важные, выполнять их придётся вам лично.
Срочные, но не важные – это мелкие рутинные повседневные задачи и их как правило полностью делегируют, так как они не требуют каких-то особых качеств (оплатить квитанции, вынести мусор, сделать уборку, заказать столик и т. п.). Их можно полностью делегировать на других людей.
Не важные и не срочные дела можно вообще не делать, без всякого ущерба для достижения цели, или также делегировать.
Метафора:
Задача наполнить ведро ингредиентами: крупные и мелкие камни, песок и вода, причём вода по усмотрению.
Если кладём сначала крупные камни (важные и срочные дела) – ведро полное, затем мелкие камни (важные не срочные) – ведро полное, затем сыпем песок (срочные не важные) – ведро полное, затем вода (не важные и не срочные) – ведро также полное. Воду можно и не доливать или, если ведро переполнено, вода и не поместится.
Теперь посмотрим, что будет, если сначала нальём воду, затем насыплем песок – тогда камни уже и не поместятся, особенно крупные. А камни – это и есть те самые важные дела, которые необходимо сделать, которые являются решающими для достижения цели.
25 правил планирования рабочего дня
Все правила планирования рабочего дня можно разделить на три группы:
Правила начала дня
1. Начинать день с позитивным настроением. Каждое утро задавайте себе три вопроса:
– Как этот день может приблизить меня к достижению целей?
– Что я должен сделать, чтобы получить от него как можно больше радости?
– Что я могу сегодня сделать для сохранения своего образа жизни (для поддержки своего здоровья)?
2. Хорошо позавтракать и без спешки пойти на работу.
3. Начинать работу в одно и то же время.
4. Перепроверять планы дня.
5. Приступить к делу без раскачки.
6. Вначале – ключевые задачи.
7. Согласовывать план дня со своим начальником.
Правила планирования середины дня
1. Подготовьте к работе письменный стол.
2. Устанавливайте сроки (принципы АБВ и др.). У начальника просите время на выполнение задач вдвое большее, чем он даёт, а подчинённому выделяйте на треть меньше времени, чем он просит.
3. Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию.
4. Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы.
5. Избегайте незапланированных, импульсивных действий.
6. Своевременно делайте паузы.
7. Небольшие однородные задачи группируйте и выполняйте сериями.
8. Рационально завершайте начатое.
9. Используйте временные промежутки (Как я могу сейчас потратить время с наибольшей пользой?).
10. Выкраивайте спокойный час. (Ежедневно резервируйте для себя один час времени, в течении которого вам никто не сможет помешать. Это время не нарушаемой сконцентрированности. Занесите его в план; оно существенно повысит производительность вашего труда. Используйте закрытый час для важных, но не срочных дел, носящих долговременный характер, или для тех задач, которые теряются в суете дня).
11. Контролируйте сроки и планы.
Правила завершения рабочего дня
1. Завершить несделанное. (Отсрочка в их выполнении может привести к дополнительным затратам труда, когда вам придётся устранять «завал»).
2. Контроль за результатами и самоконтроль. (Сравнение намеченного с выполненным и анализ отклонений от планов – непременное условие нормальной работы).
3. План на следующий день. (Лучше его составлять накануне вечером, но это не отменяет его обязательной перепроверки утром).
И помните:
План – это компас, который указывает направление, но только наша решимость и упорство ведут нас к пункту назначения.
ПРАКТИКА 2
1. Техника «оригами» (для плана на день)
Возьмите стандартный лист бумаги и сложите его вчетверо. На развороте получится книжечка, у которой каждая страничка – формата А6.
Теперь пишем на левом развороте 1–2 самые главные задачи дня, но не более 3-х. Это те самые задачи, выполнив которые, вы будете считать, что день прожит не зря! И даже если вы не выполните больше за день ни одной другой задачи, только эти, из левой колонки – вы себя похвалите и вознаградите. Начинать дела дня, конечно же, следует именно с задач левой колонки.
На странице с правой стороны пишем остальные дела, которые «хорошо было бы» сделать за день. Это не очень важные и не очень срочные дела. Если не сделаете – ничего страшного.
Важно!
На следующий день берёте новый чистый лист и пишете новый план на день. Очень важно взять чистый лист и записать заново все дела в левой и правой стороне. Если какие-то дела из предыдущего листа не были сделаны – переписываете их в новый лист.
Некоторые дела вам надоест переписывать изо дня в день, и вы их очень быстро зафиналите. Иногда, чтобы зафиналить задачу, времени требуется намного меньше,
