Внедрение SAP R/3: Руководство для менеджеров и инженеров - Вивек Кале

Стандартизация процессов

Каждый офис или участок производства компании имеет свой характер и культуру, и это является частью стратегии компаний в том или ином регионе. Обычно такие локальные практики весьма популярны и служат источником укрепления лояльности сотрудников и гордости за свою работу. Этот фактор зачастую становится препятствием на пути полномасштабного, многорегионального внедрения такой сравнительно стандартизованной системы, как SAP. Руководитель проектного офиса (СРО) должен предпринять все возможное, чтобы обеспечить принятие стандартизированной системы во всех офисах и на всех участках производства. Меры, направленные на достижение этого могут быть следующими:

• Быстрое внедрение на пилотном участке.

• Быстрое разворачивание SAP на остальных участках производства и офисах.

• Делегирование ключевых работников всех подразделений компании для участия во внедрении на пилотном участке, даже если есть риск чрезмерной комплектации команды проекта.

• Взвешенный, обдуманный отбор и документирование функциональностей для внедрения на пилотном участке.

• Демократичный, прозрачный процесс стандартизации на основе заранее заданных критериев повышения эффективности, качества, оперативности, снижения затрат, ориентации на потребителя и т. д.

• Конфигурация и настройка максимально возможной функциональности на пилотном участке с оглядкой на практики и процессы, принятые на остальных участках деятельности компании.

Компания может в полной мере получить все преимущества и выгоды от установки такой ERP-системы, как SAP, только если система внедряется во всех офисах и участках производства. В традиционных компьютерных системах внедрение стандартизированных процессов в масштабе всей компании значительно труднее. Так как проект SAP подразумевает и стандартизированные, и лучшие в своем классе процессы, такой проект приводит к реализации стандартизированных решений на всех участках деятельности компании.

На пилотном участке компания должна запланировать внедрение максимально всеобъемлющей функциональности, которая представляет собой централизованную справочную базу конфигурации (Centralized Base Reference Configuration, CBRC). В дальнейшем эту базу можно просто «пересаживать» на остальных участках. Такой подход значительно ускоряет процесс осуществления необходимых настроек, проведения обучения, тестирования на интеграцию и конечный запуск системы.

Методология внедрения AcceleratedSAP (ASAP) — это новейший инструмент, представленный компанией SAP для быстрого внедрения системы. Методология ASAP — это структурный подход к внедрению, который значительно ускоряет продвижение проекта и обеспечивает эффективное обучение пользователей, исчерпывающую документацию и ясно составленные сетевые графики на всех стадиях проекта. Основные этапы методологии ASAP приведены ниже:

1. Подготовка проекта

2. Концептуальное проектирование

3. Реализация

4. Конечная подготовка

5. Запуск и поддержка.

Предоставляя лучшие в своем классе процессы и практики, SAP исключает необходимость трудоемких и утомительных этапов составления и анализа требований к системе, о котором говорилось выше.

Популярность, надежность и эффективность этого подхода берут начало от похожей методологии, применявшейся с огромным успехом при установке традиционных информационных систем в 80-е годы. Созданная Гейном и Сарсоном методология Structured Systems Analysis and Design (SSAD) пропускала общепринятую в то время практику анализа существующей системы, и сразу переходила к стадии анализа будущей системы. Поэтому, проект системы представлял собой абсолютно новую интерпретацию будущих требований организации, не подверженную влиянию таких затормаживающих факторов, как ограничения, практики и недостатки прошлых систем и процедур, принятых в компании.

Однако системы SAP пошли еще дальше, оптимизируя традиционные стадии проектирования и разработки с помощью библиотеки лучших в своем классе практик и заранее внедренных процессов, характерных для той или иной отрасли. Подробно эти стадии ASAP будут обсуждаться в IV части книги.

Управление изменениями в рамках проекта SAP

Внедрение изменений и управление реакцией на изменение — это две важные задачи, с которыми сталкиваются компании в наше время. Способность изменять бизнес-процессы вносит непосредственный вклад в практический результат инноваций компании. Традиционная концепция понимает управление изменениями как единовременное мероприятие, однако, если компания стремится не только выполнять такие мероприятия, но и проводить их на постоянной основе, система SAP становится просто незаменимой. SAP обеспечивает платформу для непрерывного изменения бизнес-процессов, жизненно важных для успеха деловой активности компании.

Как уже упоминалось в этой книге, очень трудно менять деловые процессы, с которыми сжились сотрудники компании, потому что человеку трудно приспосабливаться к переменам. Однако процессы, находящиеся не в умах сотрудников, а в компьютерных системах менять гораздо легче. Таким образом, поддерживаемые SAP процессы гораздо легче выполнять и менять, потому что в отличие от обычных систем SAP внедряет всеобъемлющую, полностью согласованную модель предприятия. Управление изменениями очень важно, особенно учитывая традиционные опасения сотрудников:

• Боязнь сокращения штатов

• Страх потери ответственности и контроля над ситуацией

• Беспокойство по поводу своего возможного несоответствия нововведениям

• Страх провала

• Потеря чувства собственника

• Обыкновенная инерция и нежелание осваивать новые системы.

Эти проблемы могут серьезно усугубиться, если нет ясных, исчерпывающих ответов на следующие вопросы:

• В чем необходимость изменений?

• Какие изменения необходимы?

• Кто за что будет отвечать?

• Как будет измеряться прогресс и характеристики работы?

Вопросы, связанные с изменениями в результате внедрения SAP можно решить следующими средствами:

• Демонстрация поддержки со стороны старших менеджеров

• Оперативное распространение полной информации о проекте SAP

• Адекватное обучение и курсы повторения

• Ускорение развития и рост эффективности

• Смещение ответственности или замена сотрудников.

Ответственность и обязанности членов команды проекта SAP

В этих разделах я затрагиваю ответственность и обязанности членов команды проекта SAP.

Команда проекта SAP имеет следующие обязанности:

• Изучение и рационализация бизнес-процессов.

• Стандартизация бизнес-процессов на всех участках.

• Изучение и конфигурация системы с помощью консультанта по тому или иному модулю с целью внедрения нужных бизнес-процессов.

• Создание необходимой документации.

• Подготовка учебных материалов.

• Определение ответственности, обязанностей и авторизации в системе SAP.

• Настройка авторизации.

• Обучение пользователей.

• Выполнение задач, предусмотренных в плане внедрения.

• Сбор и сортировка данных для загрузки в систему.

• Поддержка пользователей после запуска системы.

• После внедрения на пилотном участке, разворачивание системы на остальных участках.

Команда функциональных консультантов SAP имеет следующие обязанности:

• Обучение членов команды SAP работе с соответствующими модулями.

• Помощь при создании карт процессов в системе.

• Устранение пробелов, обнаруженных после составления карт процессов в системе.

• Управление командой во время тестов на интеграцию.

• Ответственность за соблюдение сроков внедрения конкретных модулей.

• Предоставление необходимых начальных данных для программирования.

• Участие в обсуждении различных проблем наравне с пользователями и членами команды SAP.

Техническая команда SAP имеет следующие обязанности:

• Определение списка настроек с помощью пользовательских расширений, новых отчетов и т. д.

• Подготовка стандартов программирования и документирования проекта SAP.

• Написание программ АВАР, пользовательских расширений и отчетов с применением таких инструментов, как Report Painter, Report Writer, АВАР Query или АВАР-программирование.

• Определение интерфейсов и данных для загрузки в систему SAP из унаследованных и прочих систем.