Внедрение SAP R/3: Руководство для менеджеров и инженеров - Вивек Кале

Запуск проекта SAP

Запуск проекта SAP подразумевает установление структур управления и назначение руководителя проектного офиса (Chief Project Officer, СРО), который должен будет сформулировать механизм отбора бизнес-процессов для членов команды внедрения и запустить его.

Руководитель проектного офиса также должен сформулировать политику и основное направление проекта, стратегии минимизации обнаруженных рисков и методы создания отчетности о продвижении проекта, расходовании средств и ресурсов, получить одобрение исполнительного и организационного комитетов.

Структура управления проектом SAP

В этом разделе мы рассмотрим организационную структуру проекта SAP.

Руководитель проектного офиса (СРО) входит в организационный комитет и обладает достаточными полномочиями и ответственностью для повседневного управления связанной с проектом деятельностью и обеспечения выполнения требований по ресурсам.

Руководителем проектного офиса следует назначить одного из старших менеджеров. Он должен хорошо разбираться в устройстве бизнес-деятельности компании, а также в функциональности и информационных технологиях для того, чтобы направлять команду ключевых пользователей и технических консультантов, которые также будут участвовать и нести ответственность за успешное внедрение системы SAP R/3. Функции руководителя проектного офиса включают в себя:

• Осуществление контроля над всем проектом.

• Ответственность за соблюдение сроков и возможные проволочки.

• Утверждение рамок проекта и стратегии внедрения, а также контроль над соблюдением стратегии и предотвращение расползания рамок проекта.

• Подготовка и утверждение плана для команды внедрения с уточнением пилотного участка и участков дальнейшего разворачивания системы.

• Подготовка и утверждение плана обучения привилегированных и обычных пользователей на различных стадиях проекта.

• Ответственность за привлечение определенных пользователей на всех значимых стадиях проекта.

• Принятие результатов и оформление закрытия стадий проектов.

• Решение вопросов, возникающих во время окончательного определения и стандартизации бизнес-процессов

• Решение административных вопросов, с которыми иногда сталкиваются консультанты

• Решение вопросов, возникающих при взаимодействии с партнером по внедрению, координация коммерческих аспектов и утверждение платежей, связанных с пройденными этапами проекта.

• Утверждение и обеспечение поддерживающей инфраструктуры (оборудование, программное обеспечение, компьютерные сети, внешнее программное обеспечение, помещения в офисе, линии коммуникаций, онлайновая сервисная система (OSS), и т. д.)

• Организация заседаний исполнительного и организационного комитетов и направление их деятельности на принятие необходимых решений.

• Обеспечение информированности компании SAP и ее партнеров относительно особых требований компании к системе.

• Обеспечение загрузки данных из всех затронутых проектом подразделений компании.

Руководитель проектного офиса также отвечает за составление и обновление руководства по внедрению для компании в целом.

Локальные менеджеры проекта (Site Project Managers, SPM) отвечают за внедрение SAP на различных участках, они работают под прямым руководством Руководителя проектного офиса. Эти менеджеры с самого начала должны быть членами команды внедрения на пилотном участке, что обеспечит им опыт работы с системой, необходимый для внедрения на их индивидуальных участках. Обязанности Локального менеджера проекта включают в себя:

• Контроль проекта на своем участке.

• Ответственность за соблюдение сроков и возможные проволочки.

• Формирование кадров и ресурсов в соответствии со штатным расписанием для проекта SAP.

• Выполнение плана обучения на своем участке, в том числе обучение членов функциональной и технической команд, привилегированных и обычных пользователей на различных этапах проекта.

• Ответственность за привлечение необходимых пользователей на соответствующих стадиях проекта.

• Принятие результатов и оформление закрытия стадий проектов.

• Решение административных вопросов, с которыми иногда сталкиваются консультанты.

• Утверждение и обеспечение поддерживающей инфраструктуры (оборудование, программное обеспечение, компьютерные сети, внешнее программное обеспечение, офисные помещения, линии коммуникаций, OSS, и т. д.).

• Обеспечение загрузки данных из соответствующих подразделений компании.

Локальный менеджер проекта также отвечает за поддержку руководства по внедрению на своем участке.

Команда внедрения должна включать в себя лидеров по модулям (Module Leaders), которые несут ответственность за каждый из базовых модулей, планируемых к внедрению. Желательно, чтобы лидеры по модулям обладали опытом работы в соответствующей функциональной области, а также прошли курсы функционального обучения SAP, особенно по соответствующему модулю.

Лидеров по модулям необходимо назначить в самом начале проекта, они должны участвовать в этапах концептуального планирования бизнес-процессов и реализации проекта, а также в идентификации и документировании процессов, обнаружении пробелем и нахождении средств их устранения не только относительно своего модуля, но и остальных модулей SAP. Это позволит им внести более существенный вклад в осуществление проекта на стадии тестирования модулей и их интеграции.

Успех любого проекта SAP в огромной степени зависит от предоставления необходимых ресурсов в полном объеме и в установленные сроки. По сравнению с аналогичными по масштабу и уровню инвестиций IT-проектами, внедрение SAP протекает гораздо быстрее. Именно поэтому необходим менеджер по ресурсам (Resource Manager), который имеет опыт закупок и несет ответственность за предоставление ресурсов для IT-проектов. Менеджер по ресурсам должен хорошо разбираться в процедурах закупок компании и ее политике в этом отношении, а также в процедурах отчетности об освоении средств в рамках проекта SAP.

Как на начальной стадии проекта, так и в дальнейшем менеджер по ресурсам может состоять в организационном комитете проекта, что позволяет ему оперативно предоставлять на утверждение предполагаемые закупки, а также решить вопросы, связанные с задержками предоставления ресурсов, неполными инсталляциями, недопоставками, незавершенными курсами обучения, техподдержкой и т. д.

В отличие от традиционных проектов, внедрение SAP подразумевает гораздо более масштабное участие

Одна из основных обязанностей менеджера по обучению — обеспечение не только достаточного количества инструкторов, но и освобождение соответствующих групп персонала от своих обязанностей на время проведения курсов обучения, согласно обговоренным в плане срокам. Менеджер по обучению также должен сотрудничать с менеджером по ресурсам в целях установки программного обеспечения и организации соответствующего обучения.

Во время обучения функциональной и технической команд можно получить лицензии на Internet Demo and Evaluation System (IDES) и InfoDB с соответствующей инфраструктурой терминалов, сети и т. д. Подобным образом, перед началом обучения конечных пользователей необходимо полностью составить и утвердить обусловленную спецификой компании документацию для всех модулей, и в дальнейшем использовать ее для обучения.

Политика и принципы управления проектом

Политика и принципы управления проектом должны быть окончательно определены и донесены до всех участников проекта как можно раньше.

Как уже упоминалось в разделе «Информация как новый ресурс» в главе 1, внедрение даст все неоспоримые преимущества только тогда, когда компания начнет использовать обработанную системой SAP информацию как полноценный ресурс; для этого необходимо установить и запустить все базовые модули. В противном случае система будет выступать всего лишь как средство для регистрации и отчетности произошедших действий.

Вопросы отчетности о развитии проекта могут вызвать разногласия среди участников проекта. Так как движущей силой проекта SAP являются менеджеры подразделений компании, полемика может разгореться даже вокруг таких вопросов, как выбор пакетов программного обеспечения для проекта.

Для успешного внедрения SAP, особенно если оно происходит по рекомендуемому в данной книге принципу «Большого взрыва», очень важную роль играет своевременное предоставление достаточных объемов ресурсов, что подразумевает следующие действия: