Эффективность на работе. Держать фокус. Управлять энергией. Добиваться выдающихся целей - Джина Трапани

Шварц. Вам придется смириться и признать, что вы бессильны перед своими привычками. В данном случае речь идет о постоянной потребности в информации и, как следствие, о привычке регулярно заглядывать в электронный почтовый ящик. К сожалению, мы обычно переоцениваем свою силу воли и самодисциплину. Мы уверены: чтобы изменить что-либо, достаточно приложить немного усилий – например, отказаться от печенья с шоколадной крошкой или проснуться раньше и пойти в тренажерный зал. Но это не сработает. Нужно смириться с тем, что мы рабы своих привычек. То, что делали вчера, мы будем делать и сегодня. Но мы, конечно, хотим избавиться от вредных привычек, которые появляются независимо от нашего желания, и заменить их позитивным поведением или обдуманными действиями. (См. часть V «Выработайте процедуры».)

HBR. Насколько хорошо вы знакомы с работами и стратегиями друг друга и как часто их используете?

Шварц. Я всегда составлял списки, но до знакомства с трудами Дэвида не осознавал, что они беспорядочны. Поэтому сейчас я веду списки всего. Еще одна моя привычка совпала с теорией Дэвида: я всегда делаю самые важные задания в первую очередь, с самого утра, пока еще не устал и не сильно загружен. 90 процентов людей проверяют электронную почту, как только заходят в офис. Коллеги, глядя на них, перенимают эту привычку.

HBR. Дэвид, как теория Тони повлияла на вашу методику?

Аллен. Самое главное отличие между нашими работами заключается в теории Тони об энергетических циклах. Я даже принес в офис подушку. В моем кабинете стеклянные стены, поэтому люди видят, как я ложусь на пол и отдыхаю в течение двадцати минут. Этот метод я почерпнул из его книги. Я бы хотел, как Тони, приучить себя к дисциплине, браться за самые сложные дела с самого утра, но пока у меня не получается.

Шварц. Причина не в твоей недисциплинированности, а в том, что у тебя нет такой привычки. Обзаведись ею – и у тебя обязательно все получится.

Аллен. Один из способов решить проблему – поделить основное задание на мелкие задачи, составив некую последовательность действий, которые легко осуществить. Люди, как правило, неточно формулируют пункты списка текущих дел. Что, например, может значить запись «Мама»? Тони внес такой пункт, потому что ему нужно решить, как отпраздновать мамин день рождения, какой выбрать подарок и как его доставить. Одно слово подразумевает несколько дел, поэтому Тони подсознательно постарается не заглядывать в этот список. Записи должны отражать подробные действия, к примеру «позвонить сестре и поговорить насчет дня рождения мамы». Ой, смотри-ка: я могу это сделать! Некоторые люди любят созидать, доводить дело до конца. У Тони появилась мотивация: он увидел, что поставленная цель вполне реальна и он знает, как ее достичь. Основной результат применения моего метода – это осознание, что вам придется задуматься о действиях лишь однажды. Главная проблема современности заключается в необходимости решать одновременно множество задач. Большинству людей это не под силу, и они берутся только за самые последние или самые крупные дела. И терпят неудачу, поскольку не зафиксировали поручений, не уточнили их, не организовали выполнение или не создали точную и адекватную систему анализа задач и оценки полученных результатов.

Шварц. Позволь не согласиться с тобой. Предположим, вы работаете над важным заданием и вдруг получаете письмо по электронной почте. Раздается коротенький «звонок Павлова», и вы не можете устоять. Вы переключаетесь на письмо, отвлекаетесь на его чтение, а потом еще теряете драгоценные минуты, чтобы вспомнить, на чем же вы остановились. Исследователи человеческой психики считают, что со временем и опытом мы привыкаем переключаться с одной задачи на другую. Однако мы никогда не сможем выполнить каждое дело так же хорошо, как если бы занимались ими по очереди. (Подробнее об эффективных списках текущих дел и задач говорится в части III«Распределите свое время».)

Аллен. Давайте копнем еще глубже. Почему мы отвлекаемся на сигнал электронной почты? Потому что не верим, что просматривать сообщения можно всего раз в день. Большинство людей постоянно находятся в режиме сканирования чрезвычайных ситуаций. Они никогда не наводят порядок в своих письмах, боясь пропустить нечто важное, по этой же причине регулярно заглядывают в почтовый ящик. (См. часть VII «Возьмите под контроль электронную почту».)

HBR. И последний вопрос: если бы люди могли усвоить из вашей методики только что-то одно, что бы это было?

Шварц. [Нам] нужно признать, что, по сути, люди – живые организмы, состоящие из энергии, которая со временем может либо обновляться, либо растрачиваться. Любая компания должна осознавать, что отвечает за поддержание достаточного уровня энергии в своих сотрудниках. Этот один из важнейших показателей определяет, какие компании выживут в следующие десять-двадцать лет. (И пока компании не пришли к пониманию этого, мы должны сами позаботиться о сохранении своей энергии.)

Аллен. Взгляните на это с другой точки зрения. Пока мы здесь беседуем, наша электронная и голосовая почта пополняется новыми сообщениями. Некоторые из них могут существенно изменить расстановку наших приоритетов. Чтобы переключиться на разбор накопившихся писем, нам следует завершить все уже начатые дела и перераспределить свои ресурсы в соответствии с новыми приоритетами. Вы можете выполнять одновременно только одну задачу, и ваших сил хватит только на одно занятие. Поэтому вы либо спокойно сидите и общаетесь с нами, либо переживаете из-за девяти тысяч других дел, которых еще не сделали. Так или иначе, всем нужна система для принятия разумных решений.

Часть II

Определите приоритеты

Глава 4

Как получить повышение, выполняя нужную работу

Питер Брегман

Мой друг Дэйв печально известен своим пристрастием к жареной еде. (Имена и некоторые детали истории изменены.) Однако он был страшно удивлен, узнав, что у него высокий уровень холестерина в крови. Дэйв объяснил это так: «Просто за день до анализов я хорошенько поел».

Мысль о немедленных результатах заманчива. Но о чем бы ни шла речь, о питании или расстановке приоритетов в работе, быстрых результатов не бывает. Об этом мне напомнил один репортер, когда спросил, какой совет я дал бы человеку, желающему попросить прибавку к зарплате во времена ее повсеместного снижения. Что я ответил? «Не просить».

Нет, я вовсе не думаю, что в подобные моменты нельзя получить прибавку. Но, если на протяжении предыдущего года вы не закладывали основу для этого повышения, вам его, скорее всего, и не видать. Нет определенного правила, нужных слов или благоприятного развития событий, которые чудесным образом привели бы к получению прибавки за пару дней подготовки. Однако, действуя по определенной формуле, можно со временем научиться зарабатывать больше. И начинается она с вашей способности к расстановке приоритетов.

Эта формула основана на одной простой предпосылке: получить больше можно, если продемонстрировать свою эффективность. Повысить производительность и принести больше пользы можно, сосредоточившись на выполнении тех дел, которые руководители вашей организации считают важными. И почти всегда именно эти задачи увеличивают как краткосрочные, так и долгосрочные прибыль и доходы.

Но, не зная, какие задачи для компании приоритетны, вы либо станете распыляться на все рабочие задания, либо оставите без внимания действительно важные.

Стратегически верный, целенаправленный выбор первоочередных дел приводит к повышению заработной платы. Понимая, какие задачи требуют максимального внимания, мы можем стать более производительными. Вот моя личная формула получения прибавки к зарплате.

1. За год до предстоящего разговора с благодарностью и без колебаний беритесь за все порученные задания. Объясните, что вы заинтересованы не в сиюминутном повышении зарплаты, а в том, чтобы принести наибольшую пользу своей компании.

2. Мыслите как акционер компании. Задавайте вопросы о стратегии, о том, что не дает спать по ночам высшему руководству. Узнайте, как работа вашего отдела влияет на прибыль и рентабельность бизнеса и что имеет значение для непосредственного начальства. Вместе с менеджером вашего отдела определите два-три приоритета, над которыми вы сможете работать для повышения прибыли и рентабельности. После такого разговора у вас появится заслуживающий прибавки ориентир в работе.

3. А теперь держите эти два-три «двигателя» прибыли и (или) рентабельности в верхней части списка своих дел. Подходите к выполнению повседневных обязанностей таким образом, чтобы направить максимум усилий на продвижение компании в этих сферах. Поделитесь списком дел со своим менеджером, чтобы удостовериться, что не ошиблись в выборе приоритетов и ваша работа положительно влияет на общую картину бизнеса. Подсчитайте доход, который приносите компании. Если менеджер попросит вас сделать что-либо помимо приоритетных заданий, выразите несогласие и обсудите возможные компромиссные решения. Конечно же, иногда вам придется заниматься чем-нибудь незначительным. Но во избежание такой ситуации делайте стратегически верный выбор.