Управление дебиторской задолженностью - Светлана Брунгильд

«Преуспевающего бизнесмена», которого «ловкий менеджер» сумел правильно «обработать» и принести своей фирме выгодный контракт, может не существовать. Да, будут документы, скорее всего – ксерокопии, заверенные печатями клиента, договор и накладные. Не будет главного – денег.

Не станем делать из себя великих и правильных, скажем честно: только в очень крупных компаниях есть возможность проверять возможных покупателей. Только у поставщика с самой низкой ценой на товар есть возможность требовать предоплаты или оплаты по факту, прежде, чем будут предоставлены льготы, скидки, кредит.

В крупных компаниях для предотвращения мошенничества применяются целые системы защиты организаций.

Одним из аспектов являются работа службы персонала, налаженная система проверки действий партнеров или сослуживцев. Большая часть поставщиков в своем стремлении расширять круг покупателей сразу дает все мыслимые и немыслимые бонусы. А отсутствие профессиональных менеджеров вынуждает компании идти на ненужные риски.

Весной и осенью начинаются «миграции» менеджеров и торговых представителей из одной фирмы в другую со своими «клиентскими базами», которые мало кто проверяет всерьез. В ходу слухи и фразы менеджеров о том, что «все так работают» – со скидками и кредитами. Работодатели не слишком щепетильно относятся к своим сотрудникам. Многочисленные и всевозможные штрафные санкции формируют у сотрудника пренебрежительное отношение к статусу компании, в которой он работал ранее или работает теперь. Поэтому и не заботят таких менеджеров проблемы невозвратов, нет у них стимула, чтобы привести фирме проверенного клиента. Но и руководство таких фирм не слишком беспокоится о своих возможных потерях. Во-первых, всегда можно удержать деньги из зарплаты сотрудников, а во-вторых, зачем сидит на стуле кредитный инспектор? Пусть он и разбирается со всеми проблемами. Потому что главное – найти кому «отгрузить»!

Давайте ознакомимся со схемой мошеннической операции, чтобы представить себе, на каких этапах можно хотя бы попытаться защититься от афериста.

• Сначала возникает замысел.

• Происходит поиск объекта.

• Проводится обработка нужных лиц (менеджеров), привлечение выгодой.

• Требование условий, на которых мошеннику будет легче «работать».

• Оформление документов.

• Техничное исчезновение.

Что нужно для успешного проведения такой махинации, вкратце уже описано, но давайте разберем несколько подробнее.

• Мошеннику нужно знать, как происходит проверка потенциального клиента, есть ли служба безопасности и какого рода эта служба.

• Понимать, какие предложить «выгоды» менеджеру, чтобы он с пеной у рта доказывал «нужность» для фирмы такого покупателя, стал «рупором» мошенников

• Знать, какую политику проводит руководство, как часто меняется менеджерский состав.

• Знать, какой объем товара считается в компании крупной партией, т. е. цель – не вызвать подозрений и ненужных проверок.

• Работа с каким поставщиком станет убеждающим фактором, т. е. надо знать рынок.

• Организовать видимость конкуренции.

• Заключение юридически грамотно оформленного контракта, проверка у «своего юриста», дополнения и протоколы разногласий.

• Создание ажиотажа, сжатых сроков для реализации выгодной сделки.

• Непосредственно получить товар, т. е. иметь «сотрудников», «склад» и прочие необходимые компоненты видимости деятельности.

• Уметь уйти от ответственности, а часто – попытаться продолжить «сотрудничество», ссылаясь на обстоятельства.

Одним из доводов, которые может предложить менеджер в качестве надежности покупателя – прекрасные личные качества последнего. Такой человек просто не может обмануть!

Он – молодой и успешный, абсолютно гениальный предприниматель или совершенно уникальная женщина, которая растит одна семерых детей. Но в любом случае, предпринимательский талант у них есть (и желание быстренько разбогатеть).

Обходительный человек, симпатичный, вежливый, немного стеснительный, и даже обиделся, когда его попросили показать документы (умеет вызвать доверие к себе, предугадать чужие реакции, моделировать поведение оппонента). Хочет работать только по «белым» документам, но интересуется, есть ли возможность немного схитрить в случае необходимости (афера ему не чужда).

Единственное, чего не увидит менеджер, – это чувства превосходства, уверенности в том, что менеджер слишком глуп, чтобы понять его игру. А для того, чтобы насторожиться, вполне достаточно ответить, предлагает ли клиент что-то из приведенного списка, объясняет ли он свои действия этими аргументами:

• чрезвычайная прибыльность сделки;

• срочность решения вопроса;

• намеки на возможность выхода на высокопоставленных чиновников;

• говорится о возможности знакомства с крупными покупателями через этого клиента;

• посвященность в конфиденциальные вопросы;

• необычность (нестандартность) ситуации;

• неизвестность предлагаемого партнера при больших объемах сделки;

• временные финансовые трудности предполагаемого партнера.

Внутреннее мошенничество

Действия сотрудников (хищение, растрата, присвоение, приобретение права на чужое имущество), либо совершенные при их пособничестве называют внутренним мошенничеством.

Делится этот вид мошенничества на:

• незаконное присвоение активов (действия с наличными средствами и чековыми расчетами, хищение оборудования, информации, незаконное списание);

• коррупция (взяточничество, денежные вознаграждения, откат, завышение цены по договоренности).

Самыми простыми, но не имеющими к нашей теме отношения, способами внутреннего мошенничества считают все вариации на три темы:

1) Менеджер, пользуясь информацией о поставщике, начинает собственную деятельность: покупает товар и продает его клиенту своей компании.

2) Работник склада создает неразбериху и путаницу: обвес, пересорт, некомплект, неучтенка.

3) Закупщик не брезгует откатом, покупая товар по не очень выгодной цене или на худших условиях.

Наиболее типичные виды мошенничества со стороны наемных работников, с которыми может столкнуться кредитный контролер:

• воровство наличности из кассы;

• подделка чеков, воровство чеков;

• представление фальсифицированных счетов-фактур;

• фальсификация транспортных накладных;

• сговор с клиентами или поставщиками;

• использование подставных клиентов;

• обналичивание невостребованных чеков;

• фальсификация расходных накладных, исправления «задним числом»;

• получение отката, играя на разнице оптовых скидок;

• продажа нескольким мелким клиентам под видом одного большого, получение под этот заказ хорошей скидки и получение от клиентов отката;

• продажа клиентам продукции, приобретенной у иной фирмы;

• простой обман клиента;

• реализация «излишка» продукции (необходим сговор кладовщика, менеджера и покупателя).

Определенная опасность того, что задолженность образовалась в результате неких махинаций сотрудников компании, есть всегда. Конечно, возможна и простая ошибка, но ее выявление и устранение последствий тоже должно быть частью работы.

Оператор, менеджер, кладовщик не должны иметь возможность исправлять единожды введенные документы. Вариаций на тему изменения документов много. Цели у них разные, но всегда неблаговидные. Изменить или провести исправленный документ может человек, имеющий функции контроля, отвечающий перед руководством за принятие того или иного решения. Двойной контроль является таким вариантом системы, при котором вся операция не может совершаться одним работником.

Лицо, занимающееся долгами и должниками, получает информацию первым. Если существует какая-то отлаженная система контроля работы персонала – хорошо. А если нет? И что делать с выявленным мошенничеством?

Необходимости «изобретать велосипед» нет. Все давно придумали и эффективность мер проверили. Главное, что для такой работы требуется – это человек, которому поручено разобраться с ситуацией, и правильно поставленная перед ним цель. Цель состоит из нескольких моментов: найти виноватого и доказать его вину.

В разных случаях функции частного детектива, ведущего запутанное дело о хищениях, выполняют разные люди: руководители отделов, финансовый директор с помощниками, руководитель службы безопасности, кредитный контролер. Мне пришлось заниматься этим неблагодарным делом лишь однажды. И стало понятно, что без определенного опыта, знания некоторых правовых аспектов, методики расследования ничего толком доказать и предъявить не удастся. Можно все узнать: кто, когда, зачем и почему решил украсть. Но как привлечь к ответу? Вопросы эти приходилось решать на месте, спрашивать советов «бывалых», консультироваться с юристом.