Управление дебиторской задолженностью - Светлана Брунгильд

Светлана Геннадьевна Брунгильд

Управление дебиторской задолженностью

Будьте осторожны с мелкими расходами: самая небольшая течь может потопить большой корабль.

Предисловие

Тема возвращения долгов – так называемой просроченной дебиторской задолженности очень актуальна. Каждое коммерческое предприятие имеет в своей структуре службу безопасности или кредитный отдел, чьей обязанностью является работа с недобросовестными покупателями или клиентами. В книге не будут рассматриваться аспекты работы кредитного инспектора или кредитного менеджера – банковского служащего. Книга написана для – назовем условно – кредитного контролера. Отдельно этим функциям не обучают, хотя существуют, конечно, специальные курсы, тренинги, обмен опытом и прочие способы повышения квалификации. В современных изданиях по бухгалтерскому учету и анализу финансово-хозяйственной деятельности предприятия есть отдельные главы, посвященные просроченной дебиторской задолженности, в Интернете достаточно много статей, описывающих методы работы и дающих общие рекомендации. Но нигде нет того, что можно было бы назвать пособием, в котором были бы сведены воедино и принципы, и методы, и проблемы, и способы решений.

Причина такого положения дел проста: во-первых, хороший специалист просто так свои секреты не выдаст. Во-вторых, сейчас сфера возврата долгов – новый развивающийся бизнес, в котором задействованы специалисты высокого уровня. В-третьих, наше сознание пока не до конца изжило такие понятия, как «крыша» и ему подобные. Да и говорить принято, в основном, о долгах крупных заводов крупным поставщикам сырья. А как быть, если одна небольшая фирма должна фирме покрупнее сумму, из-за которой стыдно тревожить серьезных людей из юридических центров и агентств по сбору долгов? Все это правильно, но у небольшой фирмы-поставщика таких недобросовестных плательщиков может быть не один десяток, а общая сумма просроченной задолженности составлять почти половину общей «дебиторки». Вот и старается каждая такая фирма-поставщик выработать свои методы решения проблемы, всякий раз заново изобретая велосипед.

Все мы являемся покупателями или продавцами. Все мы брали или давали в долг деньги. Поэтому нет такого человека, который не был бы знаком с основными принципами торговли или кредитования. И проблемы, возникающие на этой почве, стары как мир. Меняются названия, совершенствуются способы взаимоотношений между покупателем и продавцом товаров или услуг. Тем не менее наивно полагать, что деятельность кредитного контролера может быть сведена к простому «пришел, увидел, позвонил» или банальному запрету отгрузки или оказания услуг. Некоторые основные понятия бухгалтерского учета и анализа финансово-хозяйственной деятельности нужны для оперативной работы кредитного контролера, для составления прогнозов и текущих планов и, наконец, для анализа и управления дебиторской задолженностью. Но лишь на необходимом уровне. Таким же является подход к нормативно-правовым актам, документообороту

Работник, вынужденный бороться с неплательщиками, имеет представление о том, что любой бизнес начинается при наличии некоторого количества денег, которые обращаются в ресурсы для производства или товар для перепродажи. Движение оборотного капитала непосредственно связано с основными хозяйственными операциями:

• покупки приводят к увеличению запасов сырья или товаров и кредиторской задолженности;

• производство и перепродажа ведет к росту дебиторской задолженности и денежных средств.

Все эти операции многократно повторяются, сопровождаются денежными поступлениями и денежными платежами. Таким образом, движение денежных средств охватывает период между уплатой денег за сырье и товары и поступлением денег от продажи готовой продукции или товаров. На его продолжительность влияют: период кредитования предприятия поставщиками, период кредитования предприятием покупателей, период нахождения сырья и материалов в запасах, период производства и хранения продукции на складе. То есть работник владеет азами экономики.

Хорошо известны и основные проблемы возникновения дебиторской задолженности. Увеличение ее может быть вызвано:

• неосмотрительной кредитной политикой предприятия по отношению к покупателям, неразборчивым выбором партнеров;

• наступлением неплатежеспособности и даже банкротства некоторых потребителей;

• слишком высокими темпами наращивания объемов продаж;

• трудностями в реализации продукции.

Резкое сокращение дебиторской задолженности может быть следствием негативных моментов во взаимоотношениях с клиентами:

• сокращением продаж в кредит;

• потерей потребителей продукции.

Необходимость интенсивной работы с просроченной задолженностью появляется при увеличении кредиторской задолженности. Многие аналитики считают, что если кредиторская задолженность превышает дебиторскую, то предприятие рационально использует средства, т. е. временно привлекает в оборот средств больше, чем отвлекает из оборота. Бухгалтеры относятся к этому отрицательно, потому что кредиторскую задолженность предприятие обязано погашать независимо от состояния дебиторской задолженности. Сопоставление дебиторской и кредиторской задолженности является одним из этапов анализа дебиторской задолженности, призванным выявить причины ее образования.

Ставя задачу сокращения задолженности, цель формулируется руководством достаточно четко: установить контроль над состоянием расчетов с покупателями. Одновременно отдел продаж решает задачу уменьшения риска неуплаты одним или несколькими крупными покупателями путем расширения круга потребителей. А работники бухгалтерии следят за соотношением дебиторской и кредиторской задолженности, так как значительное превышение дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости фирмы и дополнительного привлечения дорогостоящих источников финансирования. Коммерческий отдел определяет систему предоставления скидок при долгосрочной оплате. То есть возникает необходимость взаимодействия с несколькими подразделениями предприятия.

Дебиторская задолженность является важной частью активов предприятий и коммерческих фирм. Предоставляя кредит, каждое предприятие рассчитывает не только вернуть вложенные средства, но и получить доход.

Однако на практике постоянно возникают ситуации, когда по тем или иным причинам предприятие не может взыскать долги с контрагентов. Дебиторская задолженность «зависает» и угрожает стабильности предприятия.

Наши цели:

• предложить систему мер по управлению дебиторской задолженностью;

• выявить причины образования дебиторской задолженности;

• ознакомиться с организацией ее учета;

• изучить систему внутреннего контроля над состоянием расчетов с дебиторами;

• дать оценку ее эффективности;

• оценить соответствие правил ведения учета и порядок отражения информации в бухгалтерской отчетности требованиям законодательства и нормативных документов;

• рассмотреть причины образования и виды дебиторской задолженности;

• предложить меры борьбы с недобросовестными плательщиками (самое главное!).

Руководители предприятий, столкнувшись с явлением нехватки оборотных средств, вынуждены приниматься за решение проблемы не только путем получения новых кредитов или обращения в факторинговые компании, но и путем возврата собственных денег. Однако чем старее проблема, тем больше у нее шансов перейти в категорию неразрешимых. Поэтому работе с потенциальными должниками будет уделено особое внимание.

Естественно, любой нормальный руководитель не стремится использовать криминальные методы. Способов, убеждающих неплательщиков расстаться с чужими деньгами, много. Эффективность их зависит от каждого конкретного случая, а значит, одна из главных задач работы кредитного контролера – уметь правильно определить причину и способ ее устранения.

Основная забота кредитного контролера – решение проблем, возникающих вокруг и по поводу долговых отношений. Для этого нужно знать азы психологии, знать механизмы, которые движут поступками людей. Ведь часто неоплаченный долг – это сфера конфликта, и требуется умение выйти из него. И, конечно же, глупо надеяться, что должник не догадывается о тех мерах, которые могут быть предприняты по отношению к нему. А значит, следует знать не только основные способы, но и уметь найти нестандартные пути выхода из вполне типичных ситуаций. Надо знать, как собрать информацию, уметь анализировать слабые и сильные стороны фирмы-поставщика и должника. А раз конфликты возникают на почве экономических отношений, то потребуются экономические и юридические знания.