Система контроля и её аудит в организации - Ольга Курныкина

2. Исторические предпосылки формирования системы контроля

Исторические предпосылки и развитие контроля, во многом определяются периодом социалистического подхода к организации управления и контроля, определяемую принципом «демократического централизма», который, по мнению автора, точнее можно определить как «бюрократический централизм». Централизация контроля являлась следствием централизованного управления. Приоритет идеологических установок над экономическими закономерностями определял бюрократические подходы к контролю и методы, основанные на всеобщем и тотальном отслеживании операций и действий на отдельных участках, без учета взаимосвязи различных участков, а также комплексности и системности контроля, при этом использовались инструменты характерные для последующего контроля. Всеобъемлемость направлений контроля на основе преобладания декларативности целей его проведения, при отсутствии рациональных схем, методологических основ и методик. Практически не рассматривались вопросы контроля над функциями управления, не ставился вопрос о возможности возникновения рисков в деятельности предприятия. Ответной реакцией на централизм и бюрократизм при организации контроля стала формальность его проведения. Контроль рассматривался, как способ удерживать работников и ситуации в определенных рамках, что достигалось ограничениями, исключающими возможность несанкционированных действий заставляющих каждого строго соблюдать установленные нормы, в эмоциональном плане это неизбежно связано с принуждением и отсутствием самостоятельности, что совершенно не приемлемо в условиях рыночной конкуренции.

Можно выделить и охарактеризовать сложившиеся подходы к организации контроля, которые можно классифицировать по принципам техники осуществления на типы:

1) Контроль, организованный по принципу формально-традиционного подхода (в основном для «отчета»)

2) Тотальный контроль

3) Комбинированный контроль, объединяющий традиционные, задачи контроля и включающий не системный контроль над рисками.

Среди традиционных задач этих типов контроля мы выделили:

• обнаружение нарушений инструкций, проверка соблюдения законодательства и требований нормативных документов регулирующих органов и выявление нарушивших режим

• оценка соответствия фактической деятельности заданным планам, а так же правилам и регулирующим документам

• оценка достоверности отчетности.

Характеризуя тип организации контроля по принципу формально-традиционного подхода (главным образом для «отчета»), можно отметить. что это достаточно распространенная практика, для которой характерно наличие жестких нормативных требований, без учета каких либо рисков возникающих в процессе деятельности и не предполагающих творческой самостоятельности. Организованная служба внутреннего контроля, как правило, имеет статус «особо доверенного» и подчиняется «лично» руководителю (председателю или президенту), во взаимоотношениях с ней преобладает неформально личностный подход. При этом на службу контроля организации возложена ответственность за состояние внутреннего контроля в целом, роль же внутренних аудиторов (там, где они есть) сводится к дублированию функций внешних аудиторов на уровне организации, т. е. подтверждению достоверности отчётности, (например, дочерних компаний или филиалов). В качестве стандартов контроля выступают законодательные нормы и требования, нормативные акты и внутренние регламенты и правила (где они имеются). Функции методиста, разработчика и аудитора методов контроля сосредоточены в одном подразделении, характерным методом работы контрольной службы является получить сигнал, и довести его до курирующего службу руководителя. Главной характеристикой этого типа является бессистемность контроля.

Основными целями службы внутреннего контроля указанного типа являются:

• обнаружение нарушений инструкций и выявление нарушивших режим

• эпизодические проверки

• реагирование на уже произошедшие события («пожарного» реагирования по факту явного нарушения).

Итогом такой организации является бюрократизация процесса внутреннего контроля, отсутствие реального влияния контроля на управленческий процесс, игнорирование контроля управления рисками, сдерживание творческого потенциала персонала, эпизодичность выявления недостатков и последующий характер контроля, не позволяющий корректировать процесс, а лишь констатирующий свершившиеся факты.

Проанализируем специфику тотального контроля.

Не менее распространенной на практике особенно в крупных банках, имеющих разветвленную сеть, является организация системы внутреннего контроля основанная на концепции тотального контроля. Можно так же отметить, что эта концепция в контроле является и наиболее психологически адаптированной, что основывается позицией «из прошлого в настоящее», то есть реагирование на недостатки в прошлом. Концепция тотального контроля предполагает установление всеобъемлющего свода правил регулирующих различные аспекты деятельности организации. При этом не учитывается то, что практически нет обоснованных правил относительно будущего, кроме того, может измениться ситуация, внедряются новые продукты, имеются заведомо рискованные действия, не учитывается человеческий фактор. Для этого типа организации контроля характерна оценка соответствия фактической деятельности заданным правилам и регулирующим документам, а также стремление к организации работы, режим которой не допускал бы отклонений от установленных стандартов случайно или преднамеренно, что практически не реально или приводит к стагнации. Кроме того, важной характеристикой является регулярность и непрерывность проверок, и обязательность наказания нарушителей. Служба контроля характеризуется наличием обширного штата профессиональных контролеров и концентрацией функций контроля в одном подразделении. Функции, выполняемые службой контроля, заключаются в выявлении нарушений в виде отклонений от установленных стандартов и определении конкретных нарушителей по каждому отклонению, а главным направлением является оценка достоверности отчетности и проверка соблюдения законодательства, требований нормативных документов регулирующих органов.

Основными недостатками системы тотального контроля являются:

• высокая затратность

• детальная регламентация при умозрительности первоначального определения стандартов (по усмотрению контролера)

• формальность и упрощенность процедур осуществления проверок (метод сравнения) и оценка от достигнутого

• отсутствие оперативности (трудность своевременной и точной оценки некорректности управленческого процесса, приведшего к отклонениям от стандартов) и не реагирование на новые, неформализованные и актуальные события, вызовы и угрозы

• невозможность изменить произошедшие события, реагирование на уже произошедшие события

• корректировка отклонений, а не бизнес процесса приведшего к отклонениям (воздействие на результат (последствия), а не на процесс, приведший к нежелательным событиям)

• субъективность оценок и зависимость (подчиненность) системы контроля руководству

• ориентированность работников на контроль, а не на достижение целей, что приводит к подавлению инициативы, творчества, затормаживает эффективность работы

Переходя к анализу выделенного нами типа комбинированной системы контроля, можно отметить, что он является, по сути, объединяющим традиционные задачи контроля и включающим не системный контроль над рисками.

Расширение границ деятельности контроля, но без системности в организации работы с рисками приводит к «расплывчатому контролю», часть функций дублируется, часть теряется. Происходит размывание функций контроля за счет объединения его с другими функциями управления и нечеткости структур управления и контроля, т. к. не распределены функции службы управления рисками и контроля над управлением рисками рисков.

Усложнение процессов и процедур управления рисками вызывает новые риски, связанные как с самими процессами управления, так и с отслеживанием изменений внешней и внутренней среды.

Самым простым и традиционным решением, по этому типу контроля, как правило, является назначение специального ответственного за тот или иной риск и вменением ему обязанности контролировать этот риск. В результате возникает целая сеть служб и органов включающая направления внутреннего контроля и управления рисками, в том числе как правило и методологическую службу, службы управления рисками, службу внутреннего контроля и различных контролёров, в той или иной степени занимающихся как выявлением нарушителей, так и разработкой мер контроля. Как вариант допускается выделение риск-менеджеров с функциями управления отдельными видами рисков в соответствующих структурных подразделениях (валютном, ценных бумаг и т. д.).