Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове - Реджина Лидс

«Карл, я мог бы тебе помочь, но у меня дедлайн. Может, поговорим чуть позже? Или попросишь кого-то еще?»

«Я вижу, что тебе нужна моя помощь, Пэт, но это и вправду нужно сделать именно сейчас? У тебя дедлайн?»

Не стоит злиться или раздражаться — если вы выразите это в открытую, попросту поссоритесь с коллегой, а если сдержитесь, нанесете ущерб собственной нервной системе. Представьте, что вы наставник и в вашу задачу входит: разъяснить человеку, как выполнить данную работу самостоятельно; направить его к кому-то, у кого найдется время помочь; проинформировать коллегу о том, что вы не являетесь его личным консультантом по всем рабочим проблемам вне зависимости от того, являются эти проблемы реальными или мнимыми.

Возможно, это прозвучит старомодно, но хорошие манеры обеспечат вам время, помощь и понимание. Такого результата вряд ли можно ожидать, если коллега требует внимания к своим проблемам или считает, что ему все позволено. Задача в том, чтобы четко установить свои границы и уважать чужие. Нам всем знакомы занудные или депрессивные люди, которые, стоит им только позволить, с удовольствием украдут наше рабочее время. Если вы скажете им «нет», это не только добавит вам уверенности в себе, но и станет хорошим уроком для них. Усвоят ли они его и изменят ли свое поведение? Скорее всего, нет — просто отправятся на поиски новой жертвы. Ну и пусть, главное — этой жертвой будете не вы!

АНАЛИЗИРУЙТЕ СВОИ И ЧУЖИЕ ПОСТУПКИ

На этой неделе вы должны выяснить, как именно коллеги отвлекают вас от работы. Не ухудшилась ли ситуация с тех пор, как вы стали заниматься по нашей программе? Если да, то не удивляйтесь этому. Не всем понравятся ваши усилия и возросшая продуктивность работы, ведь вы представляете угрозу привычному для них положению вещей. Сосредоточьтесь на плюсах: вам теперь легче работать, повысилась производительность труда, жизнь стала более сбалансированной. Но что это мы все о кознях других — вам стоит проследить и за собой тоже! Ведь это просто удивительно, насколько изощренно мы можем вредить сами себе. К концу недели вам нужно выявить все способы, которыми вы пытались помешать собственным шагам к организованной жизни. Запишите хотя бы три из них. Как только вы распознаете эти уловки, будьте начеку и душите их в зародыше. А затем перечислите три способа, которыми ломают ваш график сослуживцы. Заметки можно делать в течение рабочей недели или обобщить все в пятницу вечером. Закончив их, вы поразитесь тому, как часто и изобретательно вы занимаетесь не тем, чем надо. Есть ли противоядие? Да! Всегда помните силу и действенность этой фразы: «Скажи “нет”!»

Вот и закончился еще один напряженный месяц дзен-организации. Определение приоритетов со временем станет для вас абсолютно естественным делом, так что не удивляйтесь, когда осознаете, что все и всегда стараетесь расставить в порядке убывания важности. Сегодня это ваши рабочие проекты, завтра — аттракционы в парке развлечений... Вы просто не сможете остановиться!

Каждый день мы принимаем решения, в той или иной степени влияющие на нашу жизнь. Определение приоритетов необходимо для того, чтобы решения эти были мудрыми. Это очень важный навык, овладевая им надо быть терпеливыми. Помните, что ключи к успеху — знание и практика. Кстати, изменились ли ваши приоритеты после прочтения этой главы?

МАЙ: КРАТКОЕ ИЗЛОЖЕНИЕ

ПЕРВАЯ НЕДЕЛЯ

Установите, почему вам до сих пор не удалось определить приоритеты. Сделав это, вы освободитесь от груза прошлого и приготовитесь к разработке новой позитивной жизненной программы.

ВТОРАЯ НЕДЕЛЯ

Разберитесь, что за фильм или песня крутится у вас в голове. Очень может быть, что пора сменить пластинку! Надо только понять, сколько времени это займет.

ТРЕТЬЯ НЕДЕЛЯ

Волшебная формула и соотнесенный со временем план действий помогают вам повысить производительность труда и стать реалистами.

ЧЕТВЕРТАЯ НЕДЕЛЯ

Выясните, что мешает вам работать, и сложите в воображаемый ящик «Саботаж: больше не требуется».

Правила общения

Самую лучшую древесину дают деревья, которые растут медленнее всего... Тот, у кого хватит честности и мужества, чтобы заглянуть в себя, и упорства, чтобы преодолевать препятствия, как внутренние, так и внешние... непременно обретет нечто, что не променял бы и на целый мир.

Шри Кришна Прем

Взглянем правде в глаза: стресс в офисе провоцируют «они», так ведь? Как было бы чудесно на работе, если бы начальником был не он, а кто-то другой, да вот хоть кадровик!

А может, этот человек вовсе не из вашей компании, он просто работает на вашего важнейшего клиента. Вам нужно угодить этому клиенту, но почему же ради этого приходится иметь дело с такой ведьмой? Или это полиграфическая фирма, у которой самые низкие цены в городе, но зато столько проблем со всем остальным...

После прочтения данной главы вы вряд ли станете матерью Терезой, но я уверена, что вам станет легче общаться даже с самыми заклятыми врагами. До совместного ужина дело, конечно, не дойдет, но вы совершенно точно перестанете глотать транквилизаторы всякий раз, когда они проходят по офису.

РАБОЧАЯ ПРИВЫЧКА МЕСЯЦА: ИЗМЕНИТЕ РЕЖИМ

Предыдущие пять месяцев вы, по сути, разрабатывали для себя режим дня. А в июне мы с вами повеселимся. Вспомните, пожалуйста, что-нибудь такое, что вы долгое время делали одним и тем же способом, и подумайте, можно ли это делать по-другому? Скажем, каждое утро вы выполняете одни и те же действия в определенной последовательности: идете в ванную, варите кофе, выгуливаете собаку и будите ребенка. Попробуйте поменять эти действия местами, не боясь перемен.

Рабочий день начинается дома, но определенный режим есть и в офисе. Может быть, вы из тех, кто одновременно проверяет e-mail, открывает бумажные письма, слушает голосовые сообщения и пьет кофе? Если ответ утвердительный, делайте все по порядку и дайте, наконец, своей нервной системе отдохнуть.

ДОМАШНЯЯ ПРИВЫЧКА МЕСЯЦА: СКАЖИТЕ «СПАСИБО»

В этом месяце мы сосредоточим внимание не на делах, а на словах. Если у вас есть семья, возьмите за правило каждый день отдавать им должное за то, что они делают. Сын-подросток выносит мусор без напоминания? Муж кормит кота, если вы задержались на работе? Дочь накрыла на стол, хотя вы ее об этом не просили? Дайте им понять, что вы все это заметили, — поблагодарите их.

Если же семьи у вас нет, ежедневно благодарите хотя бы одного незнакомого человека, совершившего добрый поступок. Вас пропустили на дороге, для вас придержали дверь, вам помогли донести сумки до машины, подобрали оброненную вами вещь и вернули? Скажите спасибо. Эту модель поведения можно приложить и к работе. Как насчет курьера, сослуживца или даже начальника? Скажите им спасибо, не стесняйтесь.

Задача июня состоит в том, чтобы сделать признательность естественной частью вашей жизни. У вас есть выбор: вдохновлять других или презирать их. В этом месяце постарайтесь выбрать первое.

Первая неделя

Как повысить продуктивность совещаний

На этой неделе вы можете:

При помощи Волшебной формулы оптимизировать совещания.

Необходимое время: от 30 до 60 минут.

Совещания — неизбежное зло. Собираться с коллегами в комнате для переговоров, конечно, нужно, но встречи эти имеют свойство затягиваться, ломая ваш тщательно продуманный график.

Ну что ж, на этой неделе нам в который раз поможет Волшебная формула (убрать, категоризировать, организовать). Она упростит жизнь вне зависимости от того, начальник вы или подчиненный. Навыки, которые вы приобрели в марте, создавая картотеку, вполне можно использовать в оптимизации процесса совещания.

УСТРАНИТЕ ЧРЕЗМЕРНОСТЬ

Начнем со сценария, в котором вы — начальник, проводящий совещания. Вот несколько наводящих вопросов. Как вы полагаете, эти совещания обычно плодотворны? Способствуют ли они повышению производительности труда ваших подчиненных или вы проводите их просто потому, что так надо, и никаких заслуживающих внимания результатов они не приносят? Как вы оцениваете свои навыки ведения совещаний?

Воспользуемся первым шагом Волшебной формулы (убрать), чтобы улучшить ваши (и не только) ощущения от совещаний. Вот несколько советов.

Сократите время совещания. Возможно, эти встречи продолжаются слишком долго и еще до того, как они заканчиваются, у ваших подчиненных иссякает творческий порыв? Не стоит ли урезать время, отведенное на презентации?