Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове - Реджина Лидс

И еще несколько подсказок.

Когда коллега приходит к вам со срочным делом, убедитесь, что эта срочность касается не только коллеги, но и вас. Вы не обязаны все время говорить «да» и отказываться от своих планов, чтобы помочь другим. Если дело действительно не терпит отлагательств (или это указание начальства), вам, разумеется, придется перестроить свои планы на день. Если же просьба коллеги связана с его собственными потребностями и желаниями, вежливо ответьте, что займетесь этим, как только у вас появится время.

В числе остальных вы ежедневно будете выполнять задания, которые не требуют много времени и серьезного умственного напряжения. Займитесь ими в перерывах между более масштабными задачами. С одной стороны, это будут своеобразные передышки для мозга, а с другой — с их помощью вы все равно двигаетесь вперед. Не следует начинать день с малозначительных задач, и тем более не стоит уделять им много времени.

Сосредоточьтесь на задачах, решение которых поднимет либо ваш доход, либо престиж, либо и то и другое сразу. Если вы ответите на e-mail тети Мэгги, вас, может быть, и выберут «племянником года», но зарплату за это точно не повысят.

Попробуйте определить, какие ежедневные обязанности представляют собой ловушку. Первым пунктом в списке будет электронная почта. У большинства из нас уже выработалась зависимость от нее. Поэтому в работе с письмами необходимо придерживаться четкой стратегии. Я, например, получаю удовольствие от удаления писем в самом начале рабочего дня — чем больше, тем лучше. Это ведь огромное психологическое облегчение — сказать «нет» тому, что не заслуживает внимания. Если вы еще не отточили технику удаления ненужной почты, проверяйте свой ящик примерно в 11 утра, и тогда у вас будет возможность действовать в соответствии с приоритетами, пока разум еще свеж.

Другая ловушка — телефон. Если вы работаете над проектом, дедлайн которого все ближе, переведите телефон в режим голосовой почты. Если у кого-то действительно важное дело, он найдет способ связаться с вами: позвонит коллеге или оставит сообщение.

Несмотря на текущие задачи, следите за своим организмом. Большое количество воды, зарядка и здоровая еда — вот элементы питания вашего тела и мозга.

Не забывайте о лотках входящей и исходящей корреспонденции. У меня есть невообразимо загруженный работой клиент, который не может себе позволить потратить зря даже сантиметр поверхности стола, а потому его «Входящие/Исходящие» — это два кармана для почты у двери. Сотрудники кладут или вынимают почту, не заходя в кабинет и не донимая моего клиента пустыми разговорами.

Даже если вам 20 лет и у вас безупречная память, всегда все записывайте! Мозг нужен для того, чтобы решать проблемы, а не для того, чтобы хранить информацию, которую вполне можно доверить календарю или компьютеру.

Если вы начинаете делать не то, что записано в плане на день, спросите себя, чего вы избегаете или боитесь.

Лучше сделать меньше, но лучше, чем больше, но кое-как.

У каждого человека свой распорядок дня, поэтому универсальную формулу я предложить не могу. Но это и к лучшему: вы можете подойти к разработке плана творчески. Составьте расписание и поработайте по нему один-два дня. Доводите его до ума, пока не найдете оптимальное время для составления документов, телефонных переговоров или электронной переписки. Приобретенные организаторские навыки помогут вам решать внезапно возникающие срочные задачи и возвращаться к нормальному режиму работы. Очень скоро вам останется только удивляться тому, как вы позволяли чужим потребностям и желаниям сбивать себя с выбранного пути.

На следующей неделе мы рассмотрим «врагов» графика — часть из них вы сами пригласили в свою жизнь, а другие ворвались в нее, не спросив у вас разрешения. После завершения нашего годового курса вы станете гораздо лучше разбираться в тайм-менеджменте — краеугольном камне в здании вашего успеха.

Четвертая неделя

Выявите тайных врагов своего графика

На этой неделе вы можете:

Определить, какие препятствия на пути к осуществлению вашего плана являются естественными, а какие спровоцировали вы сами.

Необходимое время: 60 минут.

Сегодня, когда я пишу эти строки, по Лос-Анджелесу ходит грипп. Не припомню случая, чтобы среди моих друзей и коллег оказалось так много заболевших сразу. Готова поспорить, что все их некогда определенные приоритеты разметало, как корабли в шторм. Когда на нас сваливается болезнь, смерть близких, несчастный случай или другая напасть, приходится напрягать все силы, чтобы выполнить свои главные обязательства. Следующая задача — удалить либо перепоручить кому-либо максимум пунктов разваливающегося плана.

УМНЫЕ СПОСОБЫ ОСЛОЖНИТЬ СЕБЕ ЖИЗНЬ

Нередко нам приходится засиживаться за работой допоздна из-за того, что мы сами себя загнали в цейтнот. Рассмотрим некоторые способы, которыми люди усложняют себе жизнь: откладывание дел на потом, неспособность сказать «нет», боязнь успеха или провала, несерьезное отношение к собственным планам.

Что вам мешает? Сложная ситуация всего одна или их много? Запишите ответы на эти вопросы в свой дневник. Очень часто изменить ситуацию к лучшему помогает сам факт признания сложности и отражение этого в дневнике. Тактика борьбы такая: выявить проблему на стадии зарождения и немедленно устранить ее. Взгляните на изложенные ниже утверждения. Узнаете ли вы себя в каком-либо из них? Нет ли среди них такого, прочитав которое ваш лучший друг мог бы воскликнуть: «Слушай, да это же про тебя!»?

«Вечно одно и то же. Только сядешь поработать, тут же звонит телефон, мигает ICQ или приходит SMS, и в результате невозможно ничего сделать».

«Мне нужно, чтобы во время работы был включен телевизор или играла музыка. Это мне не мешает, а наоборот, помогает мозгу расслабиться».

«Как ни странно, меня всегда тошнит перед презентациями».

«Я четко определил приоритеты, но попробуйте заставить мою жену (ребенка, сослуживца, родителей) хоть в чем-то меня поддержать. Они так и норовят во всем мне помешать!»

Минуточку, так, значит, проблема в других? Все эти фразы объединяет одно: передача контроля кому-либо или чему-либо. Еще раз напоминаю, что вы не обязаны немедленно реагировать на каждую просьбу, отнимающую у вас время или отвлекающую внимание от того, над чем вы работаете. Нет нужды моментально отвечать на e-mail или перезванивать кому-то. И не стоит позволять коллеге задерживаться у вас в кабинете на полчаса с рассказом о том, как она провела выходные. У вас есть выбор. Если речь не о жизни и смерти, вы вполне можете сначала закончить свою работу, а потом уже реагировать на чью-то просьбу.

Моя подруга Сьюзи, к примеру, работает в крупной корпорации в другом часовом поясе. Довольно часто я звоню ей, чтобы поболтать, как раз тогда, когда у нее аврал на работе. Ее короткая фраза «Я сейчас не могу говорить» — все, что нужно для того, чтобы перенести разговор на более удобное время. У нас с ней ни разу не возникало из-за этого сложностей.

ПРИВЕДИТЕ СВОЮ РАБОТУ В НОРМУ

С людьми, которые считают свои просьбы срочными, в то время как вы полагаете иначе, всегда сложно иметь дело. Здесь важно учитывать связывающие вас отношения. Если начальник приходит к вам с просьбой, которую он считает срочной, то... она в любом случае срочная, даже если вы думаете иначе! Если просьба исходит от коллеги, с которым вам приятно работать, и при этом у вас есть время, помогите ему. Но в основном, к сожалению, просьбы поступают от лишенных такта персонажей, которые понятия не имеют, сколько времени вам придется на них потратить, или же настолько эгоцентричны, что уверены: вы должны бросить все и заняться их делом. Вне зависимости от того, какой именно сценарий реализуется в вашем случае, постарайтесь трезво оценить просьбу. Задайте себе следующие вопросы:

Сколько времени я потрачу на выполнение этой просьбы?

Есть ли у меня сейчас на это время? Это помешает выполнению моего дневного плана?

Легко ли выполнить эту просьбу? А если сложно, отдает ли себе в этом отчет проситель?

Часто ли этот человек приходит ко мне с незначительными просьбами? Не пытается ли он переложить часть своих должностных обязанностей на мои плечи?

Быстро ответив на эти вопросы, вы сможете оценить ситуацию. Вот возможные варианты ответа:

«Я бы с удовольствием, Джон, но у меня столько работы, что, к сожалению, я не могу заняться этим сейчас».

«Мери, а почему ты не можешь это сделать сама? Давай я тебе объясню, как действовать». (Это особенно эффективно в разговоре с новым сотрудником.)

«Карл, я мог бы тебе помочь, но у меня дедлайн. Может, поговорим чуть позже? Или попросишь кого-то еще?»