Справочник торгового представителя, или Я работаю в «полях» - Михаил Горностаев

Итак, как составить грамотное коммерческое предложение?

Все очень просто. Во-первых, необходим компьютер. Писать от руки даже очень красивым почерком не стоит ни в коем случае. Во-вторых, нужно попросить образец у вышестоящих коллег. Как правило, он уже содержит исчерпывающую информацию о компании и продукте и направит тебя в нужную сторону при составлении собственного шаблона, «кирпича», который и будет в дальнейшем корректироваться в зависимости от ситуации.

Теперь начнем писать. Первым делом удали названия других торговых точек, имена, цифры и детали, использовавшиеся в других переговорах. Это очень важный момент! Неоднократно на стол ритейлеров ложились документы, содержавшие следы сотрудничества с их конкурентами. Представь теперь, как бледно после этого выглядел еще недавно уверенный в своей победе торгпред.

По стилю коммерческое предложение не должно отличаться от грамотной разговорной речи. Конечно, умение писать так же, «как говорить» присуще немногим, но все-таки постарайся не составлять длинных «умных» предложений, избегай канцелярских слов и особенно новомодных бизнес-терминов. Вообще, чем проще, тем лучше!

Не увлекайся излишним оформлением. Набивай текст достаточно крупным шрифтом одинаковой величины, используй выделение жирным только для обозначения наиболее существенных моментов.

Первый лист коммерческого предложения должен содержать полную информацию о твоей компании, твое имя, контактные телефоны, e-mail, и, наконец, заголовок. Вообще желательно использовать официальные бланки компании. Заранее узнай имя и фамилию адресата и обращайся именно к нему.

Длина коммерческого предложения не имеет существенного значения, хотя по психологическим соображениям не советую умещать его в один лист (не солидно!) и растягивать более чем на три (клиент заснет).

Коммерческое предложение должно включать характеристику товара, вариант цены поставки, коммерческие условия (бонусы, премии, доставка, способы оплаты).

Теперь самое главное. Коммерческое предложение должно быть интересным. Конечно ты не Пушкин, чтобы держать читателя в напряжении все три листа, но постарайся зацепить адресата хотя бы первым абзацем. Я, к примеру, начинал многие документы с фразы «Учитывая особое значение и статус Вашей компании (магазина, сети) в городе (районе)…». Грубая, примитивная лесть? – Конечно, но, поверь, работало!

Дальше тебе понадобятся навыки анализа. Посетив торговую точку, ты уже наверняка нарисовал психологический портрет лица, принимающего решения, выяснил какой продукт и с какой целью будешь продавать, какую возможную выгоду он принесет владельцу. Исходя из этого, и составляй текст. Запомни, как и на переговорах, не продавай свой товар, продавай выгоду от него! Поэтому не увлекайся описанием продукции, а о своей компании и ее успехах постарайся рассказать в двух-трех строках, в конце коммерческого предложения.

Если ты заявляешь о высоком качестве предлагаемого товара, обязательно подтверждай это на примерах. Поставь себя на место клиента и вспомни, как сам критически относишься к громким выкрикам рекламных роликов. Если компания получала какие-нибудь премии за свою продукцию, обязательно упомяни о них. Если нет, то можно сослаться на отзывы клиентов.

При описании товара используй иллюстрации. Наглядность повышает интерес и способствует запоминанию информации. Если нет официальных изображений, прояви смекалку, возьми в руки цифровую фотокамеру. Наконец, не забудь дать ссылку на сайт компании.

Теперь, когда ты закончил, исправь ошибки. Поверь, они обязательно найдутся! И еще раз просмотри: удалил ли ты названия других торговых точек. Распечатай и проверь текст еще раз. Особенность восприятия многих людей такова, что на экране компьютера недостатки не заметны и становятся очевидны, только когда ты стоишь у двери нужного кабинета и перелистываешь документ.

Напоследок запомни. Чаще интересуйся судьбой коммерческого предложения. Звони, пиши! Дошло ли оно до адресата? Попало ли в нужные руки? Не следует ли продублировать, дополнить, расширить?

Наверно всё.

40. Акт сверки взаимных расчетов.

Акт сверки – бухгалтерский документ, подтверждающий согласие клиента с предъявляемыми компанией-поставщиком требованиями по задолженности. В акте сверки указываются суммы долга, возникшие в результате поставки продукции, суммы их погашения клиентом, иные расчеты (списание с дебиторской задолженности, премии, взаимозачеты и т. д.).

Торговым представителям достаточно часто приходится иметь дело с данным документом, ведь проведение сверок позволяет навести порядок в финансовых отношениях с магазинами. Теперь ты точно будешь знать, каков именно реальный долг клиента компании, что ослабит давление дебиторки на твой бонус. Но запомни, акт сверки учитывает только «белые» расчеты, все остальное на совести твоей и допустившего «черные» продажи руководства. Подписывая акт сверки, клиент официально подтверждает свой долг перед компанией-поставщиком, от «черных» долгов он может в любой момент отказаться.

41. Инкассация.

Торговым представителям часто приходится проводить расчеты с клиентами, забирать у них деньги, причитающиеся за поставленный товар. Во многих компаниях эта функция входит в стандартный набор обязанностей торгпреда.

Работа с деньгами, особенно чужими, кроме собственной честности и порядочности, требует соблюдения нескольких важных правил:

– Заведи тетрадку, куда ты будешь записывать все расчеты, с которыми придется иметь дело. Когда-нибудь она тебе обязательно пригодится: при споре с клиентом или с собственной бухгалтерией).

– Получение денег от клиента требует документального сопровождения: доверенности, которую ты сможешь получить в бухгалтерии, или расходного ордера, заполняемого непосредственного у клиента.

– Всегда проверяй и пересчитывай деньги, полученные от клиента, насколько бы хорошие отношения тебя с ним не связывали (вечером в общей стопке купюр, трудно определить от кого тебе досталась поддельная пятитысячная).

– При сдаче крупных сумм кассиру компании, требуй расписку (особенно это относится к организациями, свободно относящимся к требованиям налогового законодательства и разводящим поступления то в белую, то в черную кассы).

Но главное, всегда будь осторожен, никакие деньги не стоят человеческой жизни.

42. Кассовые машины.

Стремясь улучшить сервис клиента, а, кроме того, уйти от обвинений в неофициальных операциях, многие компании-поставщики, осуществляющие продажи «с борта», выдают своим торговым представителям кассовые аппараты (ККМ). Конечно, торгпред не пробивает чек для каждого покупателя, но если тот просит, то немедленно выдает. В принципе это выгодно как магазинам, так и самим полевым сотрудникам. Ведь белую накладную можно подвезти и при следующем визите, а вот чек часто необходим как можно быстрее. Вот и ломает торговый представитель рабочий день, развозя полученные в офисе чеки по вчерашнему маршруту.