Тайм-менеджмент для системных администраторов - Томас Лимончелли

Учебные заведения подчиняются вполне очевидному ритму. Их деятельность сосредоточена вокруг таких основных событий, как вступительные экзамены, зачисление новых студентов, бюджетные ассигнования, сессии, выпуск студентов, летние каникулы.

В кадровом вопросе тоже есть циклы. Например, если речь идет о найме молодых специалистов, то процесс должен начаться в феврале с размещения объявлений в колледжах в расчете на заполнение вакансий в мае. Если же фирма планирует нанять более опытных работников, то, скорее всего, у таких людей есть дети, и они предпочтут менять место работы не в течение учебного года, а летом. В конце года на работу с кадрами могут повлиять и другие факторы. Редко когда мне удавалось добиться согласия начальства на прием нового сотрудника в декабре. Иногда из-за того, что начальство в это время в отпуске, но чаще дело было в том, что прием на работу человека в конце года портит отчетность. Учитывайте вышесказанное, планируя нанимать сотрудников.

Мне нравится работать в фирмах с четко выраженной цикличностью деятельности. Это существенно облегчает планирование. Если же я работаю в фирме, действующей без явных циклов, я стараюсь найти циклы неофициальные или, если возможно, подчинить работу фирмы определенному циклу. Однажды я работал в компании, производившей ПО без определенного расписания. Я стал бороться за цикличность выпусков программного продукта и добился своего. От этого выиграли все. Отдел маркетинга и финансовый отдел стали планировать работу в соответствии с циклом, и практически была снята проблема несвоевременного ухода программистов в отпуск.

У фирмы, в которой вы работаете, наверняка есть свой цикл. Он может быть коротким и укладываться в месяц, а может быть растянут на весь год. Если вы работаете в NASA, ваш цикл может длиться несколько лет в соответствии с продолжительностью космических проектов. Если вы работаете в политической организации, ее цикл зависит от периодичности выборных кампаний.

Не поленитесь изучить ритм своей фирмы. Возможно, вам понадобится спросить шефа, как он представляет себе бизнес-цикл. Прояснив этот вопрос, поищите ответы и на другие:

• Каков бизнес-цикл вашей фирмы?

• Как вам лучше планировать свои проекты?

• В какое время вам лучше всего уходить в отпуск?

• Может ли группа системных администраторов лучше планировать свою работу над проектами?

• Можно ли осуществлять системное администрирование в соответствии с напряженными и спокойными периодами бизнес-цикла?

• Если деятельность фирмы не имеет периодичности, можно ли придать ей циклический характер? А что если установить циклическое расписание работы системных администраторов в расчете на то, что другие подстроятся к этому циклу?

Резюме

• Ведение календаря важно для вас и вашей карьеры. Пунктуальность ассоциируется с ответственностью и надежностью. Люди, не являющиеся на встречи и забывающие о совещаниях, не получают повышения по службе.

• Без хорошо организованного календаря вы рискуете пропустить важные события как по работе, так и в личной жизни. Необходимо соблюдать баланс между работой, семьей, общественной деятельностью, личными проектами, сном и т. д. Ваш календарь поможет вам в этом.

• В органайзере должна быть секция для записи встреч (совещаний и прочих событий). Записывайте дату и время встречи, как только договоритесь о ней. Не соглашайтесь на встречу, пока не сверитесь с календарем.

• Ваш календарь является составной частью системы Цикл. Вы записываете в него встречи, совещания, важные события и прочую информацию. Планируя свой день, начните с календаря, чтобы составить расписание и дополнить список дел на сегодня.

• В бумажном органайзере можно записывать события в графы календаря по определенной системе. Я сначала вписываю дни рождения и годовщины, затем отпуска и многодневные мероприятия. В середине графы календаря я пишу мини-расписание на этот день: утренние встречи, обеденный перерыв, встречи во второй половине дня. Нижнюю часть графы я отвожу под планы на вечер.

• Договариваясь о встрече, учитывайте свой ритм активности. Если есть выбор, планируйте умственную работу на время пика своей умственной активности.

• Составляя совместные планы, всегда сверяйтесь с календарем, прежде чем согласитесь на встречу. Не смущайтесь тем, что вашему собеседнику приходится подождать, пока вы достанете и откроете органайзер.

• Пользуйтесь автоматическими средствами напоминания о встречах. Установите подачу сигнала на портативном компьютере. Если у вас бумажный органайзер, используйте альтернативную технологию (например, будильник).

• В бумажный органайзер можно записывать повторяющиеся события на основе списков еженедельных, ежемесячных и ежегодных событий. В понедельник запишите в календарь все еженедельные встречи. В первый день месяца запишите ежемесячные встречи. А в первый день нового года — ежегодные события.

• У большинства фирм есть ежегодный ритм деятельности. Например, самое напряженное время у торгующих предприятий приходится на декабрь. Выяснив этот ритм, вы сможете планировать свои проекты в соответствии с ним. В противном случае вы будете грести против течения. Если у вашей фирмы нет четко выраженного ритма, определите ритм для себя.

7

Система Цикл: долгосрочные цели

К шестидесяти годам я хочу стать пенсионером, имеющим достаточно средств к существованию.

В течение ближайших трех лет я хочу получить повышение и стать руководителем группы.

В следующем месяце я хочу получше изучить ядро Linux.

Я хочу, чтобы через 24 часа у меня все было постирано и поглажено.

Иногда мне хочется назначить свидание порнозвезде.

Вы можете добиться всего, чего захотите, если серьезно настроитесь на это. Большинство людей игнорирует логический процесс постановки целей, планирования шагов для достижения этих целей и воплощения. этих шагов в жизнь. Вместо этого они просто ждут, что все произойдет само собой.

Овладев тайм-менеджментом в совершенстве, я осознал, что, несмотря на мой высокий профессиональный уровень, в моей жизни за прошедший год ничего не произошло. Я не переехал в дом, о котором мечтал, вычислительная техника, которую я обслуживаю на работе, осталась прежней, и я никак не приблизился к свиданию с порнозвездой. Колеса моей жизни буксовали.

Действительность такова, что вы достигнете большего, если установите определенные цели. Исследования выявили, что люди, добившиеся успеха в жизни, ставили цели и стремились к ним. Другие исследования показали: большинство неудачников думает, что, если ничего не предпринимать, им все равно представятся какие-то возможности. Иными словами, неудачники надеются на удачу. Но под лежачий камень вода не течет. От друзей я слышал, что в шахматах все зависит от везения: чем больше играешь, тем больше везет. Так и в жизни.

Однако меня заинтересовало утверждение, что постановка цели без приложения усилий по ее достижению все-таки лучше, чем полное отсутствие целей. Если задуматься, это утверждение не лишено смысла. Если у вас нет определенных целей, то вы не сможете распознать те немногие счастливые возможности, которые открываются перед вами случайно. Предположим, вашему шефу потребовался добровольный помощник в составлении бюджета на следующий год. Скорее всего, это означает массу работы без особого вознаграждения. Я прекрасно пойму вас, если вы не захотите в этом участвовать. Однако если одна из поставленных вами целей заключается в том, чтобы стать руководителем группы, вы воспримете эту ситуацию как возможность поучаствовать в планировании деятельности группы. Если ваша цель — получить должность менеджера, то вы расцените просьбу шефа как возможность научиться составлять бюджет и лучше подготовиться к этой должности. И наоборот, если ваша цель — остаться инженером, пресекая попытки руководства продвинуть вас в менеджеры, вы увидите здесь другую возможность — не прилагать к этому руку. (Я видел слишком много хороших технических специалистов, ставших менеджерами поневоле.)

Приемы, обсуждавшиеся в этой книге, отлично годятся для выполнения повседневной работы. А как насчет долгосрочных целей, для достижения которых требуются годы?

Для начала задайте себе следующие вопросы:

• Каким я хочу видеть мое рабочее окружение (вычислительную технику) через два года?

• Какую карьеру я хочу сделать за пять лет?

• Какое общественное и финансовое положение я хочу занимать через десять лет?

• Какую жизнь я хочу вести, выйдя на пенсию?

Технические приемы в этом случае очень просты. Вам следует сформулировать цели, расставить приоритеты и разработать шаги для достижения этих целей. Затем вы заносите эти шаги в список дел и расставляете их в календаре.