Антистресс по-скандинавски. Руководство для тех, кто постоянно хочет в отпуск - Малене Фриис Андерсен

Важно, чтобы политика обладала гибкостью – в конечном счете решение в каждой конкретной ситуации зависит от начальника и его осведомленности.

Каким должен быть первоначальный контакт: лучше позвонить, отправить смс-сообщение или электронное письмо? Врачи и психологи обычно рекомендуют сотруднику не проверять почту. Это может благоприятно сказаться на нем, но на практике означает, что ваше письмо он не увидит. Лучший вариант – телефонный звонок. Он даст вам наилучшее представление о реальном состоянии подчиненного и станет важным шагом к установлению диалога.

Некоторые руководители боятся реакции сотрудника на телефонный звонок: а вдруг он расплачется, разозлится или вовсе будет не в состоянии говорить? Что мне сказать в таком случае? Этот страх вполне естественен и понятен: вы оба находитесь на незнакомой территории. Такая ситуация даст вам возможность проявить себя с другой стороны, ведь сотрудник видел вас только в процессе работы. Не рекомендуется звонить раньше 10 часов утра, поскольку во время стресса у людей часто возникают проблемы со сном. В утренние часы им необходимы тишина и покой.

Длительность первого телефонного разговора может составить 10–15 минут. Вот о чем обязательно нужно поговорить:

1. Спросите о самочувствии.

2. Дайте сотруднику понять, что вы его поддерживаете, понимаете ситуацию и хотите, чтобы он поскорее (но не раньше, чем нужно) вернулся к работе.

3. Узнайте, как ему можно помочь уже сейчас.

4. Если необходимо, предложите помощь специалиста. Если трудовым договором предусмотрена медицинская страховка, у сотрудника может быть право на бесплатную помощь психолога. В качестве альтернативы можно предложить оплатить услуги специалиста из бюджета отдела. Предложите обратиться к терапевту. У многих врачей есть опыт сотрудничества с компаниями и сотрудниками, они могут помочь выработать подход к реабилитации.

5. Попросите сотрудника не беспокоиться о своей части работы: главное для него – поправляться.

6. Если сотрудник в относительно собранном состоянии, уточните, не стоит ли вам обратить особое внимание на какие-то его задачи.

В особо серьезных случаях во время первого телефонного звонка не стоит сразу назначать личную встречу. Разумно закончить разговор, предварительно наметив дату следующего звонка. Важно всегда договариваться о последующих контактах.

Неформальная беседа в офисе

Когда сотрудник будет готов, можно пригласить его в офис на неформальную беседу за чашкой кофе, во время которой он пообщается с вами и повидается с коллегами. Во время посещения вы лучше почувствуете настроение сотрудника – и, что еще важнее, вновь оказавшись на работе, он преодолеет очень трудное препятствие на пути к выздоровлению.

Руководители часто нервничают по поводу подобных встреч. По сути, они в первый раз увидят сотрудника после выхода на больничный, и их волнуют несколько вопросов. А вдруг он сильно изменился? А сможем ли мы общаться как раньше? Как тактично его расспросить? По опыту эти неформальные встречи проходят достаточно естественно. Важно не упускать сигналы, которые посылает вам сотрудник, и реагировать на них. Если у вас есть сомнения, задайте ему следующие вопросы:

• Каково снова быть здесь?

• Может, о чем-то хотели поговорить или что-то сделать?

• Чувствуете ли постепенное улучшение? Что помогает чувствовать себя лучше?

• Когда вы готовы пообщаться в следующий раз и как вам удобнее это сделать? Еще раз встретимся или лучше созвониться? Если найдете силы снова прийти, это будет лучше всего.

Сотрудник наверняка будет сильно нервничать или по крайней мере испытывать напряжение. Чтобы свести волнение к минимуму, необходимо обговорить следующие детали встречи:

• Вы встречаетесь у входа в здание или в приемной, а потом вместе идете в офис?

• Встреча пройдет у вас в кабинете или где-то еще?

• Вы выпьете кофе вдвоем или пригласите кого-то из коллег?

• Он пойдет поздороваться с коллегами или не настроен на это? Если нет, можно забронировать переговорную, чтобы ни на кого не наткнуться.

Встреча перед выходом на работу

В соответствии с датским законодательством, если сотрудник находится на больничном в течение длительного времени, руководитель обязан пригласить его на официальную встречу. С 2010 года в требованиях указано, что встречу необходимо провести не позднее чем через месяц с момента начала больничного. В обязанности руководителя входит ее организация и проведение. Актуальные требования уточняйте онлайн или в отделе кадров (если он есть). Цель встречи – вместе с сотрудником выяснить, готов ли он вернуться к работе, когда это будет возможно и как максимально упростить возвращение.

Обратите внимание, что во время встречи вам не разрешается спрашивать работника о причине ухода на больничный.

Может произойти так, что неформальная беседа не состоялась и это ваша первая встреча после того, как подчиненный ушел на больничный. Накануне сотрудник, как правило, очень напряжен, однако при позитивном настрое встреча станет поворотным моментом в его выздоровлении.

В зависимости от самочувствия сотрудника такие встречи проходят по-разному. В одних случаях можно составить четкий план поэтапного выхода на работу. В других сотрудник может быть в таком плохом состоянии, что говорить о конкретных сроках выхода с больничного не будет смысла. Едва подчиненный переступит порог офиса, нужно дать ему почувствовать, что он в безопасном месте. Если визит в офис пугает сотрудника, целесообразно провести собрание в нейтральном месте (скажем, в кафе).

В следующем разделе мы рассмотрим самый оптимальный способ провести встречу перед выходом на работу. Ее успех зависит от хорошей подготовки, поэтому необходимо продумать два момента:

• что нужно сделать и узнать заранее;

• как проводить встречу.

Подготовка к встрече

Обеим сторонам будет комфортнее, если вы предварительно вышлете письмо с указанием времени и предварительным планом встречи. Чтобы не было непонимания, рекомендуем позвонить сотруднику и попросить посмотреть почту. Как говорил Чамберс Боуэн, «лучше план – меньше нервов». Из-за неопределенности сотрудник может нервничать, поэтому нужно все четко прописать. Как только все стороны будут осведомлены о времени и повестке встречи, можно начинать подготовку к самой беседе.

Ниже – пример приглашения на встречу. Оно должно соответствовать вашему стилю общения и отношениям с подчиненным. При необходимости адаптируйте текст.

Уважаемая Стине!

Была рада поговорить с вами по телефону. Надеюсь, вам уже лучше, и с нетерпением жду встречи в четверг.

Как я уже говорила, нужно встретиться и вместе обсудить сложившуюся ситуацию. У вас будет возможность рассказать о ней подробнее, поделиться переживаниями и пожеланиями. Так будет легче найти решение. Попробуем составить план вашего восстановления и выхода на работу, как только будете готовы. Я выделила на встречу час.

Мне бы хотелось обсудить на встрече следующие вопросы (пожалуйста,