Деловой этикет. Правила поведения, общения, дресс-кода - Елена Вос

Вручающий визитку должен внятно, четко и неторопливо произнести свою фамилию, особенно если она написана на иностранном языке или вы представляетесь иностранцам. Получающий визитку должен внимательно вслушаться в произношение.

Если фамилия оказалась слишком трудной, попросите произнести ее еще раз: «У вас такое красивое, но трудное имя, будьте добры, произнесите его еще раз». Не стоит смущаться переспрашивать, намного хуже, когда вы обратитесь к человеку неправильно.

Визитные карточки не принято хранить в карманах, они быстро помнутся. Тем более неуважительно положить в карман только что полученную карточку. Чтобы визитки не рассыпались и сохраняли достойный вид, предпочтительно хранить их в специальной визитнице.

Согласно общим правилам, в ответ на предложенную карточку полагается предложить свою. В случае отсутствия визитной карточки допустимо, извинившись, сообщить, что у вас нет с собой визитки, и записать телефон на листе бумаги, однако представители бизнес-кругов, особенно из стран Востока, могут решить, что человек не заинтересован в сотрудничестве или относится к развитию отношений недостаточно серьезно.

Не полагается вручать личную визитную карточку в ответ на деловую или корпоративную, подвергая сомнению репутацию фирмы. Использование деловых визиток в личных целях допустимо.

Не принято использовать деловые визитки в светской жизни и вкладывать карточку с указанием должности в личный поздравительный букет или подарок, если только презент не преподносится от имени организации.

Если вы получили карточку, но не отдали свою, постарайтесь передать или отправить ее собеседнику в течение нескольких дней.

В случае, когда хозяин офиса или предприятия по какой-либо причине не вручил посетителю визитную карточку, а посетитель хотел бы оставить свои координаты, не стоит нарушать правила и вручать визитку хозяину первым, лучше оставить карточку у секретаря.

Визитную карточку также допустимо передать через одного из сотрудников, оставив ее с пометкой о цели вручения и положив ее в незапечатанный конверт.

Деловая визитная карточка, передаваемая через секретаря или посредника, вручается в незаклеенном конверте, в отличие от личной визитной карточки в светской жизни, конверт с которой заклеивается.

На визитку, доставленную по почте или с курьером, принято ответить в течение 24 часов. Может быть отправлена ответная визитка или письмо, допустим телефонный звонок.

На деловых визитках возможно предусмотреть в правом верхнем углу место для внесения надписи «для кого», в случае если владелец собирается рассылать визитки. Полагается также указывать повод ее отправления.

Пометки

Отправляя карточку по почте или с посыльным, на визитной карточке вы можете сделать целевые пометки. Допустимо сделать содержательные надписи, но в третьем лице: «Поздравляет с юбилеем», «Благодарит за поздравление».

При общении с зарубежными партнерами вы можете использовать принятые в странах Запада пометки. Это первые буквы французских слов, которые пишутся карандашом на оборотной стороне визитной карточки в левом нижнем углу.

• p.f. (рour fete) – поздравление. Ставится на визитке, прилагаемой к подарку или букету.

• p.p. (рour presentation) – для представления, заочное представление. Надпись для знакомства. В случае рекомендации в конверт с визиткой кладут рекомендательное письмо.

• p.r. (рour remercier) – с благодарностью. Выражение благодарности за полученный подарок, цветы, оказанную услугу или теплый прием.

• p.f.c. (рour faire connaissance) – удовлетворение знакомством. Визитка, отправленная после встречи, сообщает о заинтересованности в развитии отношений и взаимном сотрудничестве.

• p.p.c. (pour prendre conge) – по поводу прощания. Визитная карточка, отправляемая в случае невозможности попрощаться с партнерами лично перед отъездом.

• p.f.n.a. (рour fete Nouvel An) – с Новым годом. Благодарность и ответное поздравление с Новым годом.

• p.r.v. (рour rende visite) – ответ на приглашение, подтверждающий, что приглашение принято.

• p.f.f.n. (рour faire fete nationale) – по случаю национального праздника. Отражает уважение национальных традиций.

• p.c. (рour condoleances) – соболезнования. Карточка, отправляемая в связи с кончиной сотрудника или родственника, в приложение к букету цветов или вместо письма с соболезнованиями. Возможно в дни национального траура.

Получив визитную карточку с надписью p.r., p.p.c., допустимо оставить карточку без ответа. Ответ на визитную карточку с сокращениями p.c., p.f.c. – ответная визитка с буквами p.r.

Голос

Голосовые характеристики особенно важны для руководителей и работников, выступающих перед аудиторией с докладом, презентацией, очно или заочно убеждающих клиентов.

Многие считают свойства голоса природной данностью и не уделяют его разработке достойного внимания. На практике голос является особой, индивидуальной «визиткой» человека, способной завоевать доверие аудитории.

Создатели специальной системы обработки голоса пришли к выводу, что привлекательность голоса определяется наличием и сочетанием некоторых обертонов, благодаря которым одни голоса вызывают симпатию, а другие нет.

Если докладчик или агент имеет приятный голос, клиенты и покупатели «не отключатся» в процессе презентации. Неприятный голос, напротив, может легко оттолкнуть партнера или клиента в самом начале переговоров и повредить бизнесу.

Правильно поставленный голос воcпринимается большинством людей как лидерский. Замечено, что у успешных женщин-политиков голоса в среднем более низкие, чем у остальных. Известно, что Маргарет Тэтчер тренировалась понижать голос, чтобы придавать речи большую авторитарность.

Голосовой этикет

Голосовой этикет заключается в умелом использовании собственного голоса. В общении с окружающими рекомендуется говорить спокойно, не слишком быстро, но и не затянуто-медленно. Громкость голоса должна быть достаточной, чтобы собеседник мог расслышать вас не прислушиваясь. Однако голос не должен звучать нарочито громко или крикливо.

Многие считают, что в шумной аудитории необходимо говорить громче, чтобы донести информацию до собеседника. Тем не менее на приемах типа «коктейль», а также в шумной аудитории говорить громче не рекомендуется, значительно важнее и рациональнее уделить внимание четкости произносимых слов, артикуляции и тембру голоса.

Важным элементом любой беседы является голосовая подстройка к собеседнику – темп общения должен быть комфортным для обеих сторон.

Решающим элементом голосового этикета является вежливость, в процессе делового разговора в голосе не должны звучать назидательные или надменные ноты.

Важным элементом голоса является интонация. Говорите выразительно, не монотонно. Используйте «подъемы» и «спуски» голоса для выражения эмоций и акцентов в тексте. Чтобы голос звучал немонотонно, желательно, чтобы он охватывал хотя бы октаву.

Для привлечения внимания, а также выражая искреннюю симпатию, стоит говорить чуть тише, а слова-«внушения», требующие акцента, позволительно произносить на полдецибела выше.

Изменение голоса

Голосом можно научиться пользоваться и даже при желании изменить его. Чтобы познакомиться со своим голосом, запишите его на диктофон. Видеозапись не так показательна, визуальный ряд переключает внимание на себя. Прослушайте свой голос, познакомьтесь с ним, оцените – приятен ли он на слух.

Желающим изменить свой голос рекомендуются упражнения для развития правильного речевого дыхания: например, плавный вдох через нос и свободный выдох, произнесение гласных звуков на вдохе, счет во время вдоха до 10–15 или произнесение скороговорки на выдохе.

Голосовой спектр зависит от объема воздуха, который человек может выдохнуть, и от суммарной проходимости трахей и бронхов.

Основные программы развития голоса содержат упражнения для повышения подвижности нижней челюсти, губ и мышц языка, тренировки четкости произнесения согласных звуков в слогах и слов с соединением нескольких согласных звуков.

Поза говорящего активно влияет на голос. Если вы лежите или сидите развалившись, меняется угол диафрагмы, а соответственно и тембр голоса. Не рекомендуется обсуждать деловую тему, раскинувшись на диване или в мягком кресле.

Приятный голос

Подсознательно слушателя привлекают низкие голоса. Низкий мужской голос ассоциируется с силой, уверенностью в себе и умением убеждать других людей. Не видя обладателя низкого голоса, собеседник мысленно представляет его высоким и симпатичным.

Приятным женским голосом считается не быстрый, спокойный, средний тон.

В связи с тем, что высокий голос неприятен для слуха большинства людей, а низкий – приятен, не переходите на фальцет во время важного делового разговора, выступления, спора, следите, чтобы вы говорили как можно ниже.