Коммерческие закупки: взгляд изнутри - Е. Бурдаева

Если товар нужен в небольшом количестве и более доступен во времени, в начале месяца при составлении графика я указываю ориентировочную дату, а с поставщиком оговариваю условия и количество товара непосредственно за 4–7 дней до доставки.

И, наконец, последнее. Дважды в неделю (обычно в начале недели и в конце) я проверяю расход сырья по «Отчету о движении сырья и материалов по складам», который создает производственный отдел, и сверяю его со своими расчетами – не превышает ли расход планы? Не расходуется ли меньше сырья, чем было запланировано?

Подобные «проверки» помогают скорректировать график поставки сырья в зависимости от ситуации. Иногда приходится просить поставщиков ускорить или отложить отгрузку, а иногда даже сделать дополнительную, ранее не запланированную закупку товара.

Согласитесь, интересное сочинение. Лично мне особенно нравится термин «доступность во времени». Я думаю, это действительно один из важных параметров любой закупки. Бывают ситуации, когда реакция поставщика на потребность клиента должна быть молниеносной. И тогда «доступность во времени» становится одним из самых главных критериев отбора товара.

А вот неофициальное откровение закупщика одного крупного московского мельничного комбината.

Когда я планирую закупки зерна, я в первую очередь учитываю два основных фактора: потребность нашей мельницы в пшенице, ячмене, овсе и другом зерне; состояние рынка. Потребность рассчитывается на основании плана производства муки, который утверждается советом директоров, поэтому все, что от меня требуется, – это составить наиболее удобный с технологической и финансовой точки зрения график закупок. Ну, а основные факторы, определяющие состояние рынка, это урожай зерна в России и в мире, переходящий остаток зерна в стране (т. е. сколько зерна осталось с предыдущего зернового года), цены на горючее, запчасти, удобрения и т. д., железнодорожные тарифы, возможность и прогнозы на импорт зерна, вмешательство государства, ставка рефинансирования, стоимость хранения зерна на элеваторах и т. д.

За годы работы я вывел для себя три основные правила закупок зерна, которые, на мой взгляд, можно применить в любой сфере бизнеса. Вот они: «покупай много, когда дешево», «поддерживай остаток на безопасном уровне», «будь готов к худшему». Обоснования у этих правил самые простые: и экономические, и с точки зрения безопасности. Поясню на своем примере.

Большая часть зерна закупается нами в течение 8 месяцев: 50 % – с сентября по ноябрь – когда цены самые низкие, 40 % с декабря по апрель, ну и 10 % с мая по август. К сожалению, закупить весь нужный нам объем во время уборки урожая мы не можем, потому что наши складские возможности ограничены 5-месячным запасом.

Лично я считаю оптимальным запасом сырья количество, достаточное для 3 месяцев работы. Почему? Все просто. Запас первого месяца – оборотный, потому что он постоянно находится в употреблении. Запас 2-го месяца – гарантийный, т. е. это некий безопасный минимум, обеспечивающий бесперебойность работы, ведь мы не можем поставить свою работу в зависимость от поставщиков, которые по каким-то своим причинам могут задержать отгрузку, или от МПС, которое может продержать вагоны с зерном на узловых станциях в ожидании формирования состава.

Бывает и такое, что все вагоны отправляются куда-то на таинственные «стратегические перевозки» и поставщикам приходится возить зерно автотранспортом, что для нашего мелькомбината все равно, что пытаться накормить Гулливера лилипутскими чайными ложечками.

Ну, и запас третьего месяца – это резерв на случай непредвиденных обстоятельств. Из серии «на всякий случай». Что может случиться? Да все что угодно! Начиная с месячника «стратегических поставок» МПС, ремонта подъездного пути, введения местечковых административных запретов на вывоз зерна за пределы области, резкого повышения цен или временного отсутствия у мельницы средств на закупку зерна и заканчивая случайной утратой части хранящегося зерна или необходимостью его обработки, во время которой нежелательна приемка… Запас третьего месяца – это материальное воплощение принципа «будь готов к худшему»…

Тоже интересная точка зрения, хотя в последнее время все большей популярностью пользуется такое управленческо-хозяйственное направление, как управление складскими запасами, о чем подробнее будет рассказано в главе 8.

Суть его состоит в том, чтобы постоянно держать на складе оптимальное количество сырья или товара – ни грамма, ни штуки больше, чем нужно. И как, скажите, запасливому закупщику искать соглашения со своим руководством по условиям политики оптимизации товарных запасов и минимизации сырьевых остатков? Вопрос очень злободневный. Но вернемся к портрету идеального закупщика.

Закупщик-профи – обязательно хороший переговорщик. Он знает, как «обаять» собеседника, как «выжать» из него нужные ему условия, какие каверзные вопросы задать, о чем умолчать и т. д., и т. п. Причем закупщик не обязан быть виртуозом, он просто должен уметь четко видеть цель переговоров и не позволять собеседнику сбить его с нужного курса.

Современные закупки подразумевают гораздо меньше непосредственного «живого» общения, чем, скажем, 5 или 10 лет назад. Увеличивается количество электронных торговых площадок, проводятся электронные аукционы и торги, запросы котировок отправляются потенциальным поставщикам по факсу или электронной почте и точно через такие же каналы связи возвращаются к закупщикам в виде ответных предложений и т. д.

Однако какими бы быстрыми темпами ни завоевывали наше жизненное пространство новые технологии, переговоры были, есть и останутся одной из ключевых составляющих деятельности закупщика.

Переговорное правило № 1: ограничить возможного поставщика во времени. Это означает, что если инициатор переговоров – поставщик, лучше всего сразу после пожатия рук сообщить ему, что у «вас всего полчаса» или даже 15–20 минут. Это дисциплинирует и заставляет излагать информацию максимально коротко и по существу, избегая ненужных предисловий и лирических отступлений. Желательно по возможности вести протокол переговоров, поскольку, как я уже говорила, устные заявления и обещания бездоказательны.

Переговорное правило № 2: меньше говорить, больше слушать.

«Молчание – золото», «краткость – сестра таланта», «язык мой – враг мой», «ближе к делу», «не болтай», «рот на замок», «слово не воробей, вылетит – не поймаешь», «больше дела – меньше слов», «болтун – находка для шпиона»… Плакаты с этими и прочими крылатыми фразами и фразочками должны, на мой взгляд, украшать полы, стены, потолки, двери и окна в переговорных кабинетах закупщиков.

Умение слушать – это редкий дар, однако умение говорить, не сболтнув ничего лишнего, – еще более редкая способность. Дайте другой стороне возможность высказаться, не раскрывая при этом своих карт, и вы однозначно наберете дополнительные очки. Больше, чем закупщикам, этот талант нужен разве что дипломатам. При этом больше молчать совсем не значит быть покорным и ведомым. Старайтесь доминировать, будьте лидером – пусть и немногословным, и ни при каких обстоятельствах не забывайте о ваших целях и выгодах.

Переговорное правило № 3: всегда давать максимально точное описание необходимого товара, услуги, действия. Наличие точных сведений помогает избежать недопонимания и возможных недоразумений. Чем доходчивее и яснее вы опишете свою потребность, тем проще вам будет получить желаемое.

Переговорное правило закупщика № 4: не спешить с обещаниями. Давать конкретные обещания можно, только если получаете все необходимые вам условия! В остальных случаях серьезный закупщик оставляет себе возможность еще раз спокойно подумать, все взвесить, сравнить, проанализировать, посоветоваться с компетентными специалистами и только после этого дать окончательный ответ.

Список правил можно продолжать до бесконечности, но я не думаю, что это необходимо, ведь по искусству ведения переговоров написана масса книг, в которых можно найти гораздо более полезную и точную информацию.

Единственный минус всех этих книг – на их чтение нужно много времени, которого закупщикам катастрофически не хватает. А ведь 90 % всей их работы как раз и состоит из переговоров разных видов. И им приходится использовать их по максимуму, в большинстве случаев находя правильный тон и манеру чисто интуитивно. Давайте по ним вкратце «пробежимся».

Переговоры «лицом к лицу»

Что главное? Требовать по максимуму и не стесняться в запросах – как говорил в свое время известный советский дипломат Андрей Андреевич Громыко. Важны правильная стратегия: точно поставленные цели и верно выбранная роль, и правильная тактика: порядок подачи информации, выбор вопросов, невербальные сигналы, тайм-менеджмент. Многие закупщики не продумывают тактику переговоров, полагаясь на вдохновение и импровизацию. Что ж, такой вариант вполне приемлем, если, конечно, стратегия выбрана правильно.