Как управлять своим временем - А. Вронский

Итальянский социолог Вильфредо Парето разработал теорию, которая впоследствии получила известность под названием принцип Парето. Его наблюдение состоит в том, что в течение 80 % времени, затрачиваемого на работу над каким-либо проектом, люди обычно достигают всего лишь 20 % запланированных ими результатов. Он считал это очень расточительным способом расходования времени и энергии и предложил ряд «задач по повышению интенсивности усилий», которые могут быть применены при реализации проектов. Эффектом выполнения этих задач должно стать восстановление нормальной тенденции, так чтобы в течение 20 % времени, затрачиваемого на тот или иной проект, мы могли достичь 80 % желаемых результатов.

Задачи по повышению интенсивности усилий

Достигаемые преимущества

Переоценка планов

Позволяет сопоставить реальные результаты с желаемыми и изменить приоритеты.

Постановка более кратковременных целей

Помогает определить приоритетные задачи

Налаживание связей с влиятельными людьми

Создает долгосрочные преимущества и помогает в реализации планов

Работа только над самыми важными делами

Освобождает время для других проектов

С помощью определения приоритетных направлений своих рабочих заданий или других видов деятельности вы сможете сконцентрироваться на наиболее важных задачах и тем самым не перегружать свое расписание. Распределите свои обязанности на следующие четыре категории.

1. Важные и срочные

Задания, подпадающие под эту категорию, должны выполняться немедленно и считаться наиболее важными и приоритетными.

2. Важные, но не срочные

Эти задания остаются очень важными, но, поскольку они не срочные, вы можете включить их в свой план для выполнения в более отдаленные сроки.

3. Срочные, но не важные

Эти задания доставляют вам больше всего беспокойства, а порою вызывают чувство досады и раздражения, потому что являются срочными для других, но не представляют никакой важности для вас самих. В этом случае вы можете либо отказаться от их выполнения, либо попросить сделать их кого-либо еще, либо попытаться договориться о продлении сроков.

4. Не важные и не срочные

Эти задачи можно спокойно проигнорировать (по крайней мере, до тех пор, пока они не будут перемещены в категории более важных и срочных задач).

Стратегии улучшения внешней памяти включают:

• Планирование.

• Постановку целей.

• Налаживание связей.

• Внедрение эффективных систем и процедур.

• Развитие основных навыков и умений.

Вы можете использовать простые средства, помогающие вам вспомнить, что и когда вы делали, такие как дневник или электронный органайзер. Вы можете вести учет рабочих заданий и других своих дел, а также сроков их выполнения с помощью составляемых вами планов своей деятельности. Вы можете даже завести специальный дневник, если хотите сохранить в памяти все детали выполняемых вами действий.

Улучшение способности к запоминанию фактов и информации может быть достигнуто с помощью упорядоченной системы записи имен, дат, телефонных номеров, адресов и важных бесед. Используйте свой личный магнитофон для записи лекций и конференций, а также своих собственных комментариев. Делайте заметки об интересующих вас событиях и лицах и связывайте их с определенными ассоциациями, которые позволят вам легче их запомнить. Разработайте эффективную систему регистрации документов, чтобы вы всегда могли легко найти необходимый вам источник информации.

Некоторые простейшие вещи могут превратиться в источник серьезных неприятностей, если вы, например, забудете, куда положили ключи, где оставили свой сотовый телефон, когда вам нужно оплатить счет, на какое время вы договорились о встрече. Это повседневные проблемы, от которых время от времени страдает каждый из нас, однако, их легче всего решить. Все, что вам для этого требуется – организованность и использование определенных вспомогательных средств.

• Не теряйте необходимые вам предметы

Постарайтесь выработать в себе привычку класть вещи на свое место. Например, прибейте специальный крючок для ключей в прихожей возле двери и всегда вешайте их туда.

• Сохраняйте важную документацию

Заведите отдельные папки для документов по банковским счетам, налогам, оплате коммунальных услуг и т. д. Эта система поможет вам вспомнить, что вы уже сделали и что еще нужно сделать, а если вы забудете, то всегда сможете проверить, обратившись к соответствующей документации.

• Составляйте списки

Составляйте списки с указанием всех дел, которые вы должны выполнить, не забывая распределять их в приоритетном порядке.

• Определяйте заранее, что вам потребуется на следующий день

Каждый вечер тщательно продумывайте, что вам потребуется в течение следующего дня, и заранее собирайте свою сумку или портфель. Это позволит избежать сборов в последний момент, и вы не забудете дома важных для вас вещей. Составьте список и оставьте его где-нибудь возле двери (при этом позаботьтесь, чтобы он не потерялся) и, выходя из дома, проверьте, что взяли с собой все необходимое.

• Перед поездкой заранее отметьте свой маршрут на карте и не забудьте взять ее с собой.

• Держите блокнот рядом с телефоном, чтобы записывать в него телефонные звонки и сообщения.

• Повесьте на стену календарное расписание для занесения в него времени встреч и другой важной информации.

• Заведите ежедневник как для регистрации будущих встреч, так и для проверки того, что вы сделали в прошлом.

Когда мы жалуемся на то, что не может сконцентрироваться на чем-либо, то обычно имеем в виду невозможность удержать внимание на каком-либо процессе в силу различных причин, отвлекающих нас. Эти причины могут быть как внешними, так и внутренними. Научившись контролировать процесс отвлечения внимания, вы всегда сможете сосредоточиться на желаемом объекте.

Существует огромное количество внешних источников отвлечения внимания, которые могут серьезно повлиять на нашу способность к концентрации и память независимо от того, находимся ли мы дома или на работе. К ним относятся телевидение, радио, телефон, уровень освещения, температура, голоса людей, шум уличного движения и так далее. Вы может думать, что все они не зависят от вас, однако, некоторые из них вы, несомненно, можете контролировать:

• Выключите телевизор или радио. Ограничьтесь просмотром или прослушиванием любимых программ в обеденный перерыв или после работы вечером.

• Отключите свой мобильный телефон. Вы можете проверить номера звонивших вам людей или их сообщения опять-таки во время обеда или вечером.

• Отключите функцию извещения о поступлении писем по e-mail, которая в наше время является одной из главных причин, отвлекающих нас. Просто проверяйте свой почтовый ящик в определенное время несколько раз в день.

Вы можете держать под своим контролем также ряд других вещей, особенно в случае надомной работы:

• Отрегулируйте температуру и уровень освещения в комнате таким образом, чтобы вы испытывали полный комфорт.

• Поставьте свой рабочий стол в то место, где вас меньше будет беспокоить шум уличного движения или телефонные звонки – этого можно достичь, установив перегородку или поместив его подальше от открытого окна.

Вы можете задуматься о посторонних вещах – о еде, которая у вас будет на обед, о счетах, прибывших с утренней почтой, о ваших планах на сегодняшний вечер, об одежде человека, с которым разговариваете, и так далее. Все эти мысли отвлекают ваше внимание и препятствуют выполнению рабочих заданий или восприятию необходимой вам информации. Например, как часто вам приходится сталкиваться со следующими ситуациями?

• Вы читаете параграф и, дочитав его до конца, не можете вспомнить его содержание.

• Вы разговариваете с кем-нибудь, а затем забываете, о чем шла речь.

• Вы просите подсказать вам дорогу, но забываете большую часть того, что вам было сказано.

• Вы не запоминаете имя человека, которому вы были представлены во время совещания.