Складской учет на компьютере. Лучшие программы, включая 1С 8.2 - Алексей Гладкий

Алексей Анатольевич Гладкий

Складской учет на компьютере. Лучшие программы, включая 1С 8.2

Введение

Склад является центральным звеном логистической системы любого современного предприятия. Все поступающие на предприятие товарно-материальные ценности в любом случае приходуются на склад, а их движение соответствующим образом отражается в складском учете.

Одним из основных требований, предъявляемых сегодня к складским работникам предприятий и организаций, является умение работать на компьютере и способность полноценно вести складской учет с применением специально предназначенных программных продуктов. Поэтому даже те специалисты, которые ранее никогда не работали на компьютере, сегодня должны осваивать необходимые приемы и методы работы.

Современные технические и программные средства позволяют автоматизировать практически все операции складского учета: ввод и обработку первичных документов, учет движения товарно-материальных ценностей, расчет складских остатков, проведение инвентаризаций, и т. д. На основании введенных и обработанных данных осуществляется формирование и вывод на печать самых разнообразных отчетных форм.

Предлагаемая читателям книга рассчитана на обучение широкого круга специалистов ведению складского учета на компьютере. В ней полезную информацию найдет для себя и начальник отдела логистики крупного промышленного холдинга, и кладовщик, ведущий складской учет на небольшом предприятии. Вначале предлагается вспомнить теоретические основы складского учета, а также используемую в нем документацию, после чего приводится описание популярных программных продуктов, предназначенных для автоматизации складского учета.

При изучении данной книги помните, что все используемые в книге данные являются условными, а примеры настройки и использования описываемых программных средств носят обобщенный характер. Также учтите следующее: не исключено, что в процессе изучения описываемых приложений вы обнаружите некоторое несоответствие содержимого данной книги тому, что вы видите на экране монитора – такая вероятность обусловлена тем, что программные продукты постоянно совершенствуются и дорабатываются. В любом случае, эти расхождения не будут носить принципиального характера.

Глава 1. Теория складского учета

Что же представляет собой современный склад, какие функции на него возлагаются, какими документами оформляются события складского учета? Об этом рассказывается в данной главе.

Современный склад как структурное подразделение предприятия

Склад является неотъемлемой частью любого современного предприятия. Даже те субъекты хозяйствования, которые не занимаются производственной или торговой деятельностью, должны иметь склад: ведь где-то надо хранить, например, запасные части и комплектующие изделия к компьютерам и другой оргтехнике, канцелярские товары и офисные принадлежности, топливо и ГСМ для транспортного парка, и др.

Назначение и основные функции складов

В общем случае понятию «склад» можно дать следующее определение:

Склад – это специально оборудованное помещение, предназначенное для приемки и хранения поступивших товарно-материальных ценностей, для подготовки их к потреблению и отпуску (сортировка, комплектация, упаковка, и т. п.) и для последующего отпуска потребителям. Склады предприятиям необходимы для создания и поддержания запасов товарно-материальных ценностей (сырья, материалов, готовой продукции, и т. д.), которые используются в процессе ведения финансово-хозяйственной деятельности. Поэтому грамотной постановке складского учета на любом предприятии должно уделяться особое внимание.

Несмотря на то, что на разных складах хранятся разные ценности, функции складов примерно одинаковы. В общем случае их можно представить так:

• временное размещение и хранение товарно-материальных ценностей;

• преобразование товарно-материальных потоков;

• обеспечение логистического сервиса.

Функция временного размещения и хранения товарно-материальных ценностей подразумевает необходимость выполнения работ по размещению ценностей на складе, обеспечению необходимых условий хранения ценностей, их сохранности, а также изъятию ценностей из мест хранения и их отпуск со склада.

Преобразование товарно-материальных потоков представляет собой расформирование одних единиц измерения ценностей и формирование других. Характерный пример – формирование комплектов ценностей путем объединения в них отдельных единиц, либо наоборот – разукомплектование ценностей. Например, было пять штук разных гаечных ключей, которые хранились и учитывались по отдельности. После объединения их в один комплект (набор) они учитываются вместе, и их отдельный расход невозможен – потребитель может получить только комплект ключей полностью. Таким образом, вместо пяти отдельных ценностей образовался один комплект (набор), но на общую сумму остатка по складу это не повлияет.

Обеспечение логистического сервиса – это выполнение различного рода сопутствующих работ, необходимость которых обусловлена спецификой конкретного предприятия. К таким работам можно отнести, например, погрузочно-разгрузочные работы, доставка отпущенных материалов непосредственно в цех, перемещение ценностей внутри склада, и др.

Виды современных складов

Современные предприятия в процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности используют самые разные склады. Эти склады можно классифицировать по ряду признаков.

Например, в зависимости от конструкции склада все склады можно разделить на три группы: закрытые склады, открытые склады и полузакрытые склады. Закрытые склады – это те, которые расположены в отдельных помещениях, под крышей. Полузакрытые склады закрыты лишь частично: например, у них есть только крыша, или крыша и пару стен, и т. п. На открытых складах ценности хранятся на полностью открытых пространствах, без каких-либо построек.

По функциональному назначению склады делятся на: склады запасных частей, таможенные склады, склады топлива, склады готовой продукции, склады товарно-материальных запасов, продовольственные склады, и др.

Некоторые ценности хранятся только при поддержании на складе определенных условий: давление, влажность, температура, и т. п. По этому признаку все склады делятся на склады с искусственно регулируемой средой и с нерегулируемой средой. На складах первой группы хранятся, например, многие продукты питания (в частности, сыпучие продукты нельзя хранить в помещениях с повышенной влажностью), бумажные изделия, и др.

По ассортименту хранимых ценностей склады можно разделить на специализированные склады и склады со смешанным (универсальным) ассортиментом. На складах первой группы хранятся только ценности определенного вида (например, на продовольственном складе нельзя хранить бытовую химию или стройматериалы), а на складах второй группы ассортимент может быть смешанным (стройматериалы нередко хранятся вместе с инструментом, запасными частями или производственным инвентарем).

По виду использования склады делятся на склады индивидуального пользования и склады коллективного пользования (так называемые «склады-отели»). К первой группе относятся склады, которые используются для хранения товарно-материальных и иных ценностей каким-то одним предприятием (например, собственные склады предприятий). Ко второй группе относятся склады, на которых одновременно могут хранить ценности разные предприятия и организации (обычно такой склад принадлежит какому-то крупному собственнику, который сдает его нескольким предприятиям).

В зависимости от механизации складских операций все склады делятся на четыре группы: немеханизированные (на таких складах все работы выполняются вручную), комплексно-механизированные, автоматизированные и автоматические.

Документы, используемые в складском учете

Документация является основным элементом учета (бухгалтерского, налогового, управленческого, складского, и др.) и предназначена для сплошного наблюдения за хозяйственными процессами. Ключевое место в составе документации любого предприятия занимают первичные документы. Что же такое «первичный документ» и чем он отличается от других документов?

Первичный документ – это документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции и составленный уполномоченными представителями заинтересованных сторон в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – то сразу после ее окончания. На основании этого можно сделать вывод, что, например, товарно-транспортная накладная является первичным документом, а контракт на поставку товаров либо приходный складской ордер – нет.

ВНИМАНИЕ