Внедрение SAP R/3: Руководство для менеджеров и инженеров - Вивек Кале

• Процессы и процедуры ручной (неавтоматической) конвертации данных.

Для успешного выполнения своей функции, список контрольных вопросов должен также содержать исчерпывающий перечень всех внесенных в рабочую систему изменений, в том числе:

• Конфигурации различных функциональных модулей, например Финансы (FI), Контроллинг (СО), Продажа и дистрибуция (SD), Планирование производства (РР), Управление материалами (ММ) и т. д.

• Все новые таблицы, экраны, программы АВАР и SAPScript

• Профили пользователей.

Определение готовности системы к запуску

Для определения готовности системы к запуску в ASAP предусмотрен список контрольных вопросов для подтверждения того, что:

• CCMS сконфигурирован для рабочей среды.

• Операционная система и базы данных отлажены, обеспечена их безопасность.

• Все таблицы, программы, конфигурации и данные успешно конвертированы.

• Базы данных готовы к работе.

• Сеть готова к работе.

• Установлена система безопасности.

• Принтеры сконфигурированы для работы.

• Создано расписание фоновых задач.

• Стратегия резервного копирования и восстановления баз данных готова к работе.

• План восстановления данных после серьезных сбоев отлажен и готов к работе.

Одобрение перехода на новую систему

Одобрение перехода на новую систему необходимо при создании отчета о готовности системы к пуску, а также получение одобрения от старших менеджеров для инициации процесса перехода на новую систему.

На этом этапе должен быть подробно проработан и окончательно утвержден план поддержки рабочей системы, составленный на этапе реализации как совокупность процессов и процедур, а также распределена ответственность среди сотрудников Справочной службы.

Определение ресурсов для справочной службы

В основном эта задача подразумевает создание процессов обмена информацией, в том числе для следующих целей:

• Регистрация проблем и отчетность по ним

• Передача и обработка сообщений о проблемах, нахождение нужного решения

• Передача сообщений о нерешаемых проблемах для рассмотрения на более высоком уровне

• Передача сообщений о нерешаемых проблемах для рассмотрения в компанию SAP

• Информирование о решениях проблем

• Демонстрация найденных решений.

Учреждение справочной системы

Эта задача подразумевает создание и организацию работы справочной системы (Help Desk), в том числе:

• Создание инфраструктуры офиса

• Создание технической инфраструктуры

• Назначение персонала и выделение необходимых ресурсов

• Обучение персонала справочной службы

• Создание пользователей OSS для соответствующего персонала службы.

Организация ресурсов и персонала для справочной системы

Эта задача подразумевает назначение и обучение персонала справочной системы, а также определение и распределение ответственности. Информацию об обязанностях сотрудников справочной системы необходимо довести до сведения всех конечных пользователей организации.

Долгосрочная стратегия поддержки рабочей системы SAP необходима для решения следующих вопросов:

• Системные изменения после внедрения

• Внедрение новых версий и модернизация

• Расширение рамок системы вследствие роста бизнеса

• Обучение новых сотрудников, необходимое из-за естественного обновления кадров.

Переход на новую рабочую систему

Переход на новую рабочую систему включает в себя выполнение следующих задач:

1. Транспортировка всех установок настройки и объектов хранилища в рабочую среду.

2. Проведение конвертации всех основных данных и данных по транзакциям.

3. Ручное введение тех унаследованных данных, которые из-за своей сложной структуры трудно поддаются конвертации или достаточно малы по объему.

Эта задача подразумевает принятие окончательного решения о готовности системы и ее запуске. Решение принимается после выполнения следующих требовании:

• Окончательного составления документации для конечных пользователей.

• Окончания обучения конечных пользователей.

• Окончания установки системного администрирования R/3.

• Окончания отладки технической инфраструктуры.

• Окончания конвертации установок настройки, основных данных и данных по транзакциям.

• Утверждения плана перехода на новую систему и ее дальнейшей поддержки.

Система запускается после того, как:

• Получено одобрение менеджеров

• Все пользователи системы готовы

• Система безопасности полностью отлажена и функционирует нормально.

Проверка качества на этапе окончательной подготовки

Проверка качества — это завершение стадии окончательной подготовки. Для этого компания SAP рекомендует следующий список контрольных вопросов:

1. Убедитесь, что были проведены собрания организационного комитета и встречи команд по статусу проекта.

2. Убедитесь, что формирование команды, которая будет работать с SAP, уже проведено или намечено на ближайшее будущее.

3. Убедитесь, что все пользователи прошли адекватное обучение.

4. Утвердите персонал и организацию администрирования системы.

5. Убедитесь, что тестирование системы R/3 принесло ожидаемые результаты.

6. Пересмотрите план поддержки рабочей системы и убедитесь в его правильности и полноте.

7. Проконтролируйте процесс перехода на новую систему.

Официальное закрытие этапа окончательной подготовки

Эта задача подразумевает получение официального одобрения результатов этого этапа проекта и переход к следующему этапу. Это также означает окончание четвертой фазы по методологии ASAP.

ГЛАВА 17

Запуск и поддержка системы

На этой стадии рассматриваются вопросы рутинной работы системы SAP. После запуска системы проводится проверка GoingLive, что подразумевает решение вопросов, связанных с повседневными операциями системы, в том числе задачами безопасности и проблемами, о которых сообщают конечные пользователи. Система SAP и транзакции в пределах системы отслеживаются для возможной оптимизации.

Примечание

Крайне важно использовать в работе оригинальный компакт-диск с документацией по методологии AcceleratedSAP… системы, и использовать ее на всем протяжении реализации проекта.

Кроме того, производится измерение полученных преимуществ, как прибыли от вложенных инвестиций, и проект объявляется официально закрытым, хотя оценка полученных преимуществ в свою очередь может привести к повторению цикла внедрения с целью дальнейшей оптимизации бизнес-процессов.

Поддержка производительности системы

Цель этой деятельности — обеспечение поддержки пользователей SAP и поддержание оптимальных характеристик работы системы, что является крайне важным, особенно в первые недели после запуска.

Цель этой деятельности — анализ потенциальных рисков, которые могут вызвать проблемы в будущем. Обзор должен охватывать следующие вопросы:

• Управление проектом

• Техническое управление проектом

• IT-инфраструктура

• Процесс управления изменениями

• Приверженность персонала своему делу.

В обзоре рассматриваются различные риски, ставящие под вопрос успешное завершение проекта.

Система запускается и начинают выполнять все соответствующие функции.

Поддержка работы

Цель этой деятельности — поддержка пользователей системы SAP. План работы поддержки составляется на стадии окончательной подготовки к запуску, причем работа Справочной системы также отслеживается и отлаживается, в зависимости от результатов обратной связи с пользователями и анализа задокументированных проблем и вариантов их решения. Также проводится обучение ключевых пользователей работе с онлайновой сервисной системой SAP (Online Support System, OSS).

Утверждение результатов реальных бизнес-процессов

Эта задача нацелена на получение подтверждения того, что на реальных данных система SAP работает корректно. Одобряется правильность внесенных настроек и основных данных. Эта задача подразумевает следующее:

• Ежедневное отслеживание транзакций