Деловой этикет. Полный свод правил для успеха в бизнесе - Лиззи Пост

ПРИВЕТСТВИЕ. Начинайте с обращения «Уважаемый…». Обращаясь к кому-либо впервые, используйте необходимые титулы. Если письмо менее формально, можно поздороваться, как в разговоре: «Здравствуйте», «Доброе утро». В таких письмах адресата можно называть по имени.

СОДЕРЖАТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ. Ваше письмо должно быть кратким и четким. Проверьте на наличие грамматических и синтаксических ошибок. Адресат должен точно понять, что именно вы хотите ему сообщить.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. В конце письма напишите: «Искренне Ваш», а ниже свое имя. Возможны и менее формальные завершения – «С наилучшими пожеланиями», «С благодарностью» и т. п.

ПОДПИСЬ. В электронных письмах следует использовать такую подпись, в которой содержится актуальная контактная информация. Подпись должна выглядеть профессионально.

СОВЕТ. Нельзя считать профессиональной подписью фразы типа: «Отправлено с моего iPhone» или «Отправлено с моего [название устройства], пожалуйста, извините за возможные опечатки».

Если вы поняли, что собираетесь отправить раздраженный ответ, выплеснуть свое неудовольствие и беспокойство, сохраните письмо в папке «Черновики» и дайте себе время остыть. Позже вы сможете либо отредактировать свое письмо, либо избрать другой способ общения – звонок или личную встречу.

Перечитайте и проверьте

Электронное письмо, как и любое другое, нужно тщательно перечитать, прежде чем нажать кнопку «Отправить». Вы, полагаем, уже убедились, что неряшливое письмо может пагубно сказаться на вашей репутации – даже в неформальном общении.

• Проверьте орфографию, синтаксис и пунктуацию.

• Убедитесь в том, что мысли изложены четко – особенно в отношении ожидаемого ответа или временных рамок.

• Перечитайте письмо, чтобы оценить его тон.

НАПИСАНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК

По определению, служебная записка – это неформальный письменный документ, рассылаемый внутри офиса или компании с целью быстрого оповещения сотрудников о новостях, просьбах, процедурах и передачи другой внутренней информации. Сегодня служебные записки чаще всего рассылают по электронной почте, чтобы ознакомить с ними всех, кого эти документы касаются.

Формат служебной записки отличается от формата делового письма по адресу, приветствию, содержанию и заключению. Служебные записки можно печатать на бланках, но чаще всего в компаниях имеются стандартные формы в виде шаблонов текстовых редакторов. Служебная записка может располагаться в содержательной части электронного письма или рассылаться в форме приложения. Обычно адресная часть выглядит следующим образом:

Кому: имя получателя (получателей) или группа

От: имя отправителя

Дата: дата отправки

Тема: краткое, но точное название – «Новая презентация в четверг» или «Изменения в условиях медицинской страховки».

Копии: имена других получателей

Перечисляйте имена получателей по правилам служебной иерархии – начиная с самых высокопоставленных – или в алфавитном порядке. Алфавитный порядок подходит в тех случаях, когда все получатели занимают примерно равные по значению должности или совместно работают над одним проектом. Если служебная записка направляется большому количеству сотрудников, их можно обозначить как группу («Персоналу», «Отделу покупок», «Организаторам корпоративов»).

В служебной записке нет приветствия, а содержательная часть излагается более четко и конкретно, чем в обычном деловом письме. Тон служебной записки обычно бывает неформальным и дружеским, хотя не следует забывать о проверке на наличие грамматических ошибок. Неформальность служебных записок позволяет писать их почти в разговорном стиле. Но все же деловая служебная записка не является личным письмом, поэтому в ней не должно содержаться личной информации. Не следует тратить время получателя на проблемы, никак не связанные с основной темой служебной записки.

В служебных записках не бывает заключительной формулы вежливости, как это принято в деловых письмах. Служебные записки не подписываются отправителями, хотя некоторые авторы все же делают это. Пара добрых слов в конце служебной записки никогда не повредит. («Мы все знаем, что этот проект – наш первый реальный шаг к общенациональному признанию, и я искренне ценю вашу готовность к сверхурочной работе ради достижения наилучших результатов».)

КАНЦТОВАРЫ

Качественные канцтовары жизненно важны для любого уважающего себя бизнесмена. В этом отношении их можно считать частью профессионального гардероба. Наш век стремительно становится цифровым, и бумажная корреспонденция становится прекрасной возможностью выделиться на фоне других. Считайте деловые канцтовары формой связей с общественностью. Если нужно составить какой-то документ на бумаге, она должна выглядеть достойно и соответствовать поводу, поскольку документ отражает имидж и характер бизнеса. Чтобы вы были готовы к любому деловому общению, запаситесь следующими предметами.

Корпоративные бланки. Это стандартные листы качественной плотной (не менее 90 г/м2) бумаги формата А4 (297 × 210 мм). Желательно, чтобы бумага была с высоким содержанием хлопка. На бланке должна содержаться вся контактная информация: название компании, полный адрес, номер телефона и факса, адрес электронной почты и веб-сайта. Юридические фирмы, медицинские партнерства и другие профессиональные группы могут включить в шапку бланка полный список партнеров. (Примечание: это может обойтись довольно дорого, так как бланки придется переделывать при изменении состава партнеров.)

В компаниях бланки используются для официальной корреспонденции всеми сотрудниками. Исключение составляют именные бланки конкретных руководителей или партнеров. Название и адрес компании должны быть напечатаны на лицевой стороне конвертов. Если текст письма размещается на нескольких страницах (обычно такого не бывает), то второй лист берется чистым, без шапки бланка.

Формат «монарх». Некоторые руководители для личных деловых писем используют бумагу особого формата 184,15×266,7 мм. На такой бумаге и соответствующих ей конвертах печатают имя отправителя и адрес его компании, но никогда не размещают названия самой компании.

Такую бумагу часто используют врачи, адвокаты, консультанты и другие профессионалы. В таком случае на листе может размещаться название компании или фирмы, адрес, телефон и адрес для телекоммуникации. Если бумага такого формата используется для корпоративных бланков, следует предусмотреть наличие и чистых листов на случай, если письмо будет размещаться на нескольких страницах.

Открытки. Такие карточки используются для коротких личных записок, в том числе и для благодарственных писем. На таких карточках должно быть напечатано только имя отправителя. Название и адрес компании печатаются на соответствующем конверте. Карточки изготавливаются из плотной бумаги форматом 114,3×157,48 мм. Они никогда не складываются пополам.

Время от времени компании рассылают официальные извещения – сообщения о смене адреса и открытии нового офиса, о приеме новых сотрудников, служебных перемещениях, смерти кого-то из руководителей. Консерватизм или новаторство подобных извещений зависит от графических стандартов, принятых в компании, а также от повода. Извещения должны быть связаны с одним событием. Как и хорошие деловые письма, они должны отличаться краткостью и четкостью. В грамматическом отношении название компании или бизнеса всегда считается существительным единственного числа и требует соответствующего глагола: «Смит, Смит и Джонс» с удовольствием извещает… Но если речь идет о сотрудниках компании, то используется множественное число: «Директора и руководство „Джонс Компани“ с удовольствием сообщают…» При необходимости можно заказать специальные карточки и соответствующие им конверты. Официальное извещение может выглядеть следующим образом:

Совет попечителей университета Хай-Кью Имеет честь сообщить о том, что Майкл Кемерлинг, доктор философии, был избран Председателем совета по средневековой литературе и приступит к исполнению своих обязанностей первого февраля две тысячи восемнадцатого года.

Конверты. Конверты должны соответствовать корпоративным бланкам и другим документам по формату, качеству бумаги, цвету и стилю оформления. Обычно названия и адреса отправителя и получателя печатаются на лицевой стороне конверта в соответствии с почтовыми правилами. Прежде чем заказывать канцтовары, зайдите на почту, чтобы уточнить, не изменились ли правила рассылки. Это относится ко всей внешней почте – в том числе к специальным конвертам с окошечками и конвертам для ответов, а также к конвертам с заранее оплаченными марками.