12 шагов к собственному бизнесу - Владимир Абчук

Заявка – это документ торгового предприятия, направляемый поставщику и содержащий сведения о потребности предприятия в конкретных товарах на определенный период. Строго говоря, заявка ни к чему не обязывает ни предприятие торговли, ни поставщика. Конечно, при этом не исключаются моральные, этические обязательства, играющие в коммерции не последнюю роль.

Заказ, в отличие от заявки, – это официальное требование торгового предприятия, направленное поставщику и содержащее перечень товаров, которое предприятие собирается приобрести за определенный период. Однако заказ – это еще не договор поставки. Правильнее рассматривать его как преддоговорный документ. Как только заказ принимается поставщиком к исполнению, он обретает права договора поставки со всеми вытекающими отсюда последствиями.

Заявки и особенно заказы представляются в письменном виде и подлежат учету. В отдельных случаях возможна продажа товаров по телефонным и телеграфным (факсовым) заявкам; в основном это касается товаров простого ассортимента.

Подготовка и заключение договоров поставки товаров рассмотрены в соответствующих разделах данной книги.

Контроль, учет и анализ закупочной деятельности должен осуществляться оперативно. Цель этой работы:

• наблюдение за ходом выполнения сторонами условий договоров закупки товаров по срокам;

• проверка количества и ассортимента поставляемых товаров;

• проверка качества поставляемых товаров, особенно после дальних перевозок;

• сбор материалов для предъявления претензий поставщику по срокам поставки, количеству, качеству и ассортименту поставляемого товара;

• выработка обоснованных рекомендаций для корректировки коммерческой работы по опыту неудачных поставок.

Во всех случаях контроль, учет и анализ закупочной деятельности должны производиться лишь в том объеме, который способствует повышению эффективности коммерческой деятельности, росту прибыли. Чрезмерный контроль не менее вреден, чем недостаточный.

Закупкой товаров занимаются товароведы-оперативники, каждый по закрепленной за ним группе товаров. В этой работе также участвуют, внося свои пожелания и предложения, товароведы по качеству и персонал торгового зала, где продается данный товар. Контролирует закупочную деятельность директор по торговле и начальник соответствующего торгового комплекса.

При закупке товаров заключается договор поставки, купли-продажи или комиссии. Договор должен соответствовать действующему в нашей стране законодательству и считается заключенным, если между сторонами достигнуто соглашение по всем его существенным позициям. Договор подписывается, как правило, первыми лицами предприятий-участников или их правомочными заместителями.

В договоре поставки поставщик, ведущий предпринимательскую деятельность, обязуется в установленный срок передать производимые или закупаемые им товары покупателю для их продажи или иного использования в предпринимательской деятельности.

В договоре поставки должны быть отражены следующие вопросы:

• сроки поставки товаров;

• порядок поставки;

• организация доставки;

• восполнение недопоставки;

• принятие товара покупателем;

• ответственное хранение товара, не принятого покупателем;

• тара и упаковка;

• порядок расчетов;

• урегулирование претензии при поставке товаров ненадлежащего качества и некомплектных товаров;

• неустойка при просрочке поставки или недопоставке;

• порядок одностороннего отказа от исполнения договора поставки и исчисления полученных при этом убытков;

• порядок разрешения споров.

При заключении договора поставки на длительный период, когда невозможно установить точное количество и цену товара, обязательным является указание общей предполагаемой суммы договора с приложением соответствующей спецификации. В процессе реализации договора эта спецификация должна согласовываться и подписываться сторонами.

Договор купли-продажи в коммерческой практике обычно называют контрактом. В контракте должны содержаться следующие данные:

• наименование товара (оно составляет предмет договора купли-продажи);

• количество товара (оно составляет размер поставки);

• качество товара (должны быть предусмотрены способы его определения);

• цена товара (должна быть показана как цена единицы товара, так и его общая стоимость);

• условия платежа (это так называемый базис поставки, о котором будет рассказано ниже);

• общая сумма контракта;

• условия платежа (указывается форма оплаты и требуемые для этого документы);

• срок поставки;

• упаковка и маркировка;

• приемка-сдача товара (описывается процедура приемки (сдачи) товара);

• гарантии поставки и санкции (наказания) в случае нарушения ее условий;

• рекламации (устанавливается порядок предъявления претензий по поставке);

• порядок разрешения споров (арбитраж);

• форс-мажор (устанавливается порядок действий сторон в случае чрезвычайных обстоятельств: пожара, стихийных бедствий – земле трясения, наводнения, извержения вулканов и т. п., войн и военных действий, блокады и др.);

• условия транспортировки товара;

• адреса сторон;

• подписи сторон.

Изучая договор купли-продажи (контракт), коммерсант должен обратить особое внимание на так называемые базисные условия поставки. Эти условия определяют обязанности продавца и покупателя по доставке товаров и, что весьма важно, устанавливают момент перехода риска случайной гибели или повреждения товара от продавца к покупателю.

Базисные условия устанавливают, кто несет расходы, связанные с транспортировкой, которые в отдельных случаях могут достигать 40–50 % стоимости товара. Эти расходы включают затраты на подготовку товара к отгрузке, оплату погрузки на транспортное средство, перевозки, страхования и хранения товара в пути. Предусматривается также оплата таможенных пошлин, налогов и сборов в случае необходимости пересечения государственной границы.

Подготавливая контракт в качестве продавца, предприниматель должен взять на себя и отразить в этом документе ряд обязательств:

• поставить товар в строгом соответствии со всеми условиями контракта;

• своевременно уведомить покупателя о готовности товара к отгрузке;

• за свой счет оплатить расходы по проверке товара должностными лицами;

• за свой счет оплатить упаковку товара, а также таможенные пошлины и налоги;

• предоставить покупателю так называемый чистый документ, удостоверяющий поставку товара на согласованных условиях («чистый» значит без оговорок относительно дефектов тары и упаковки);