CFO. Семь Финансовых Отделов. Работа + карьера - Роман Пустовалов

• Хотя все понимают, что свои цифровые подписи лучше не отдавать никому, большинство все же передает их сотруднику казначейства, который, в свою очередь, за всех подписывает документы в программе «Банк – Клиенте», после того как согласован реестр платежей. Вопрос в доверии. Я лично против такой системы, поскольку недоверчив. Но если вы не против, то необходимо поставить хотя бы выявляющий контроль, когда на следующий день другой сотрудник (другой, т.е. не тот, который подписывает платежи в «Банк – Клиент») будет сверять фактические платежи и согласованный руководством план-реестр платежей.

• Рекомендуется установить камеру постоянной записи, направленную на компьютер с установленным «Банк-клиентом». Здесь все понятно без пояснений. Лично сталкивался со случаями, когда это спасало, поскольку частенько сотрудники делятся своими логинами и паролями, все в отделе знают, где лежат USB-флешки – цифровые подписи

Система контроля и согласования платежей

Система планирования и выбора, кому платить, – важнейший инструмент управления, и он у вас в руках. Но, кроме власти, это еще и большая ответственность. Безусловно, вы не бизнес-подразделение, не вам выбирать приоритеты в оплате. Но на вас возложена процедура контроля и планирования.

Можно долго говорить о рисках платежей, но все их можно свести к одному: заплатили не тому, кому нужно, или тому, кому нужно, но не ту сумму.

Как правило, согласование платежей производится не в программе «Банк – Клиент», а либо по электронной почте, либо внутри какой-нибудь IT-системы. Стоит отметить, что в нашей необъятной стране имеются еще предприятия, где это происходит в бумажном виде с реальными подписями.

Обычно после согласования реестра платежи проходят через «Банк – Клиент». Если IT-система современная, то вам не потребуется повторно заносить согласованные платежи в «Банк – Клиент», за вас это сделает система. Имеет место и половинчатое решение, когда весь реестр переносится из финансовой IT-системы в «Банк – Клиент», а потом сотрудник казначейства удаляет несогласованные платежи. В таком случае необходимо проверять, что удалили нужное. Для этой проверки требуется независимый контролер, но, как правило, никто это не проверяет, а проводят выявляющий контроль на следующий день.

Рекомендую следующие обязательные контрольные процедуры при согласовании платежей:

– сверка с остатком по бюджету (обязательно сверяться с бюджетом CF11 на месяц, если есть бюджет на неделю – сверяться с ним); обратите внимание на слово «остаток» – это значит, что в течение месяца обязательно учитывать именно остаток от запланированной суммы с учетом произошедших соответствующих платежей, иначе контроль становится бессмысленным;

– для авансовых платежей – сверка с условиями договора, т.е. нужно проверить, есть ли условие аванса в договоре, выполнил ли контрагент условия для оплаты аванса, если такие условия указаны в договоре;

– для неавансовых платежей – наличие документов, подтверждающих выполнение контрагентом условий, т.е. нужно проверить, доехал ли до вас товар или оказана ли услуга. Это проверяется выявлением подписанного со стороны вашей компании документа о приемке товарно-материальных ценностей (как правило, это накладная) или (для оплаты услуг) наличие подписанного с вашей стороны акта выполненных контрагентом работ;

– и для авансовых, и для неавансовых платежей проверить, подошла ли дата оплаты (например, если вы должны оплатить полученные товары в течение месяца после подписания приемки материалов); не стоит платить раньше, если это не является политическим платежом (политическим, т.е. частью политики отношений с конкретным поставщиком);

– проверить наличие встречной задолженности у поставщика/подрядчика, например, по неотработанному авансу. Нужно сначала произвести взаимозачет по максимуму (максимум указан в договоре). Или, если по другому договору этот же контрагент сорвал сроки отработки аванса, имеет смысл не платить, пока аванс не будет отработан. Здесь вы, безусловно, нарушаете условия по одному договору, но контрагент тоже нарушил их по другому договору. Не пытайтесь сами принимать решение, ваша задача – затормозить такой платеж, пока его отдельным решением руководства не отменят или не проведут;

– согласование со службой безопасности. Вопрос спорный, поскольку обычно «безопасники» проверяют договоры. Но на тот случай, если вы платите без договора, их точно стоит привлекать к согласованию платежа;

– согласование с бухгалтерией я не рекомендую, поскольку обычно «вторая подпись» – это подпись главбуха или заместителя, поэтому если они видят налоговые риски или прочие проблемы, они могут заблокировать платеж на этапе «Банк – Клиент». Но если главбух отдал свою цифровую подпись сотруднику казначейства, то обязательно нужно согласовывать реестр с главным бухгалтером, прежде всего для того чтобы снять риски с казначейства и для предоставления возможности заблокировать опасный платеж.

Конец ознакомительного фрагмента.

Примечания

1

CFO (анг) Chief Financial Officer – Финансовй директор

2

«Большая четверка», или BIG 4 – четыре крупнейшие мировые компании, предоставляющие аудиторские и консалтинговые услуги.

3

Сексист – мужчина, относящийся пренебрежительно к женщинам

4

CFO (анг) Chief Financial Officer – Финансовй директор

5

«Большая четверка», или BIG 4 – четыре крупнейшие мировые компании, предоставляющие аудиторские и консалтинговые услуги.

6

Ковенанты (англ. covenant – соглашение, договор) – с юридической точки зрения обязательство совершать определенное действие или отказ от совершения действия, которое имеет значение и юридическую силу для обязавшейся стороны

7

EBITDA (англ. Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization) – прибыль до вычета процентов, налогов и амортизации.

8

Банк-клиент – Дистанционное банковское обслуживание – общий термин для технологий предоставления банковских услуг на основании распоряжений, передаваемых клиентом удаленным образом, чаще всего с использованием компьютерных и телефонных сетей.

9

Бэк-офис – (англ. back office) – это отделы, департаменты корпорации, которые выполняют рутинные, административные, обслуживающие функции управления бизнесом как таковым. К функциям бэк офиса относятся IT, бухгалтерия, отдел кадров и т.п..

10

ЕГРЮЛ, Единый государственный реестр юридических лиц – федеральный [битая ссылка] информационный ресурс, содержащий общие систематизированные сведения о юридических лицах, осуществляющих предпринимательскую деятельность на территории [битая ссылка] Российской Федерации.

11

CF- англ – Cash Flow – денежный поток, этим термином обычно называют план или факт движения денежных средств