Квинтэссенция, или менеджмент для менеджеров - Филип Холден

4. Будьте организованными

Наведите порядок на рабочем столе и выработайте совершенную систему сбора и хранения информации. Не обрастайте документами: если вы испытываете сомнения по поводу нужности какого-то материала, выбрасывайте его. Храните только необходимые вам книги: те, к которым вы регулярно обращаетесь для справок или которые дороги по сентиментальным причинам. Используйте ежедневник и стремитесь делать два дела одновременно, например гладить и смотреть телевизор. И наконец, активнее используйте разнообразную оргтехнику (например, портативные компьютеры).

Наполняйте осмысленными занятиями время, которое уходит на ожидание и поездки для работы. Всегда имейте при себе какое-нибудь занятие. Избегайте ненужных встреч и, если это невозможно, используйте их в своих интересах. Сводите болтовню к минимуму, стараясь при этом никого не обидеть, Будьте твердым и научитесь говорить «нет». Пишите кратко и избегайте ненужного общения. Готовьте еду большими объемами и замораживайте ее. Избегайте постороннего вмешательства в вашу работу, держитесь подальше от телефона. Отстаивайте свое право на то, чтобы вас не отрывали от работы. Настраивайте других людей на рациональное управление временем.

Будьте решительными, не тяните время, убедитесь в том, что вы располaгаете достаточной для принятия решения информацией. Выполняйте задачи правильно с самого начала и внимательно слушайте коллег, чтобы ничего не упустить. Решение самых неприятных задач в первую очередь — тоже разумный способ деятельности. Такой подход сокращает период волнений. Сохраняйте спокойствие: паника лишает мысль ясности и ведет к потере времени. И наконец, прежде чем приступить к практическим действиям, взвешивайте все «за» и «против» по отношению к предлагаемым вариантам действий.

Упростите свою одежду, ограничьте свой гардероб необходимыми вещами. И накануне вечером решайте, что вы наденете утром.

Ежедневно составляйте расписание своих дел, включающее следующие колонки.

• Время — сроки с интервалом в полчаса с момента подъема до того момента, когда вы ложитесь спать.

• Деятельность — что вы планируете делать каждые полчаса.

• Приоритетность — пометьте важность каждого вида деятельности (А — чрезвычайно важно; В — важно; С — относительно важно).

• Эффективностъ — в этой колонке сделайте специальные пометки: насколько каждый вид деятельности помог вам в достижении поставленных целей.

Укажите причины неудачи или успеха.

Десять «нет» в области управления временем

1. Не забывайте о своих приоритетах.

2. Не теряйте времени.

3. Нe забывайте, что упущенное время никогда не вернется.

4. Не удовлетворяйтесь не самым лучшим.

5. Не тоните в бумагах.

6. Не ходите на ненужные встречи.

7. Не засиживайтесь за работой допоздна, если в этом нет особой необходимости.

8. Не забывайте, что отдых способствует долголетию.

9. Не тяните время.

10. Гордитесь не тем, как долго вы что-то делали. Радуйтесь тому, насколько хорошо вы это «что-то» сделали.

Мудрые изречения

«Наша жизнь растрачивается по мелочам. Живите проще, проще» (Генри Дэвид Торо. «Уолден»).

«Успех многих предприятий зависит от понимания того, как долго нужно ждать результатов» (Монтескье).

«С точки зрения распределения ресурсов времени религия не слишком эффективна» (Билл Гейтс).

«Пожалуйста, извините Сандру за опоздание. Она ждала автобус, который приходит без двадцати минут девять, но вернулась домой, чтобы зайти в туалет и опоздала на этот рейс» (записка родителя учителю).

«Время — деньги» (Бенджамин Франклин).

«Не теряй времени, ибо из него состоит жизнь» (Бенджамин Франклин).

«Мы производим Toyota не в моем кабинете!» (ответ президента компании Toyota своему британскому коллеге, который заметил, что тот проводит много времени вне кабинета).

«Если вы можете заполнить неумолимо уходящую минуту шестьюдесятью секундами активной деятельности, вам принадлежит Земля и все, что есть на ней» (Редьярд Киплинг. «Если»).

«Повлиять на качество наполнения дня — вот величайшее из искусств» (Генри Дэвид Торо. «Уолден»).

«Работа растягивается, чтобы заполнить время, необходимое для ее завершения» (Закон Паркинсона).

Примечательные факты

• Фольклорный певец Боб Дилан твердо убежден в том, что он интересно использует свое время. «Счастье, — сказал он однажды, — это делать то, что ты хочешь — с момента, когда ты встаешь, и до момента, когда ты ложишься спать».

• Подготовка ответов на письма и записки сразу же после того, как прочтешь их, очень экономит время. Так считают Джек Уэлч из General Electric и Херберт Келлер из компании Southwest Airlines.

• Обычно люди проявляют наибольшую активность поздним утром или ранним вечером. Работа наименее эффективна днем, около 2–3 часов.

• Исследование, проведенное специалистами The Industrial Society среди британских директоров и менеджеров, показало: директора теряют впустую одну пятую часть своего рабочего времени. Больше всего времени теряется из-за телефонных звонков и незапланированных визитов.

• В компании Marks and Spencer сотрудники не могли присесть после проведения кампании «Освободите свои рабочие столы»: они сложили все свои бумаги под рабочие столы!

Важные книги

Gerald Hargreaves, Dorothy Morfett and Geraldine Bown, Making Time (BBC, 1993)

Авторы предлагают четыре правила хорошей работы. «Брось это». «Отложи это». «Передай это». «И если все эти действия не принесут желаемого результата — выполни это!»

Charles Handy, The Age of Unreason (Business Books, 1989) and The Empty Raincoat (Hutchinson, 1994)

Важная мысль, проходящая через все книги Хэнди: необходимо ценить время, а не деньги. Надо находить время для отдыха и неоплачиваемых занятий, если вы хотите, чтобы ваша жизнь была гармоничной и успешной.

Человек, не терявший времени: Линкольн

Линкольн, вероятно, является величайшим американским президентом, так как он использовал свое время лучше кого-либо другого. Его жизнь можно охарактеризовать тремя принципами.