Секретарское дело - Юлия Петрова

Для успешного общения с людьми необходимо применять открытые жесты и избавляться от закрытых поз.

В этом Вам помогут книги по мимике и жестам, а также мини словарь языка жеста, приведенный ниже.

Открытые жесты.

Открытые ладони – свидетельство честности и откровенности.

Ладонь, повернутая вверх – жест, выражающий мягкую просьбу.

Ладонь, повернутая вниз (смотрит в пол), – жесткий, властный жест.

Ладонь, повернутая вверх во время рукопожатия (ладонь снизу – под ладонью партнера), – жест готовности подчиниться, признать чье-либо превосходство над собой.

Ладонь, повернутая вниз (ладонь сверху – на ладони партнера), – жест, означающий желание взять верх над кем-либо. Если ваша ладонь оказалась внизу, т. е. способ нейтрализации попытки доминировать над вами, сделайте шаг навстречу и приблизьтесь к партнеру; когда вы приблизились, положение ладоней автоматически станет вертикальным.

Ладонь ребром (вертикальное положение) – жест признания равенства с кем-либо. (

Две ладони обхватывают одну ладонь собеседника (рукопожатие «перчатка») – стремление продемонстрировать свою искренность, дружелюбие, доверие.

Руки и ноги партнера по общению не скрещены и не замкнуты – свидетельство желания вести открытый, честный разговор.

Ладони направлены друг к другу, кончики пальцев смыкаются (пирамида) – демонстрация уверенности в себе.

Носок ноги указывает на того, в ком заинтересован собеседник или находит его привлекательным.

Ноги широко расставлены:

• в позиции стоя – жест агрессии, в том числе и сексуальной; уверенности, готовности к действиям;

• в позиции сидя – выражение уверенности, внутренней расслабленности.

Закрытые позы.

Руки, скрещенные на груди, – попытка спрятаться, отгородиться от чего-либо; негативная реакция.

Руки, скрещенные на груди со сжатыми ладонями, – поза враждебности, готовности к психической атаке.

Скрещенные на груди руки с пальцами, плотно обжимающими предплечья (обхватывание рук), – негативно-подавленное отношение к происходящему.

Скрещенные на груди руки с большими пальцами, направленными вверх, – демонстрация уверенности.

Одна рука перехватывает другую руку, вертикально идущую вдоль тела, в области предплечья, локтя или плеча, – более легкая форма демонстрации того же.

Руки свободно опущены, но одна как бы пожимает другую – попытка сохранить эмоциональное спокойствие.

Одной рукой человек делает жест, будто поправляет пуговицу на рукаве другой руки, браслет часов, манжету, – скрытая нервозность.

Человек двумя руками держит предмет – попытка скрыть внутреннее напряжение, нервозность.

Переплетенные пальцы, сцепленные руки – свидетельство отрицательного отношения к чему-либо.

Руки за спиной:

• одна обхватывает ладонь другой – жест самоуверенности, властности, превосходства;

• одна рука обхватывает запястье другой – попытка «взять себя в руки»;

• одна рука перехватывает верхнюю зону предплечья другой руки – более сильный вариант того же.

Руки в карманах:

• большие пальцы снаружи – проявление самоуверенности, готовности к психической атаке; то же у женщин – показатель стремления доминировать;

• большие пальцы, торчащие из задних карманов, – демонстрация силы, уверенности в себе.

Перекрещенные ноги {нога за ногу) – жест, смысл которого зависит от ситуации. К примеру, во время долгого разговора собеседник может принять эту позу для удобства.

Перекрещенные ноги и сплетенные пальцы рук, лежащих на коленях, – свидетельство глубокой сосредоточенности, невеселых или даже горьких раздумий (вспомните известный портрет Достоевского).

Скрещенные руки или ноги – свидетельство стремления отгородиться от чего-либо.

Перекрещенные лодыжки свидетельствуют о внутреннем напряжении, нервозности или боязни чего-либо.

Динамические позы.

Голова:

• держится прямо или чуть приподнято – нейтральная позиция;

• чуть приподнята, веки немного прикрыты или уголки глаз прищурены, взгляд направлен вниз – выражение высокомерия или пренебрежения;

• немного наклонена в сторону – свидетельство проявления интереса;

• чуть опущена, взгляд исподлобья – знак неодобрительного отношения к чему-либо, настороженности.

Глаза:

• взгляд, направленный в центр лба и не опускаемый ниже глаз собеседника, – это «деловой взгляд»; взгляд, устремленный только на глаза и рот собеседника, – это «светский взгляд»;

• взгляд, скользящий от глаз вниз по телу и обратно, – «интимный взгляд»;

• взгляд искоса – в сочетании с улыбкой выражает заинтересованность, в сочетании с опущенными бровями – враждебность;

• частое моргание глаз – признак растерянности.

Руки и лицо:

• почесывание подбородка означает раздумье;

• захватывание носа в щепоть чуть пониже переносицы в сочетании с закрытыми глазами символизирует сосредоточение на чем-либо;

• рука у щеки: щека опирается на сложенные в кулак пальцы, а указательный палец выпрямлен по направлению к виску – классическая поза размышления;

• указательный палец касается носа, остальные прикрывают рот – выражение недоверия;

• касание или потирание носа левой рукой – свидетельство того, что собеседник лжет;

• указательный палец касается щеки, а остальные располагаются под подбородком – проявление критического отношения к чему-либо;

• рука поглаживает шею – жест недовольства, отрицания, гнева; защитный жест;

• потирание уха– выражение нетерпения, нервозности, желания перебить собеседника;

• лицо чуть склонено вбок и опирается на ладонь или кулак («телефонная поза») – чаще всего выражение скуки.

Общие позы:

• некто садится на стул верхом – демонстрация агрессивности;

• одна нога приподнята и на что-то опирается, тело чуть согнуто и подано вперед – поза собственника, победителя;

• руки упираются в поясницу, ноги широко расставлены – демонстрация силы, уверенности, агрессивности;

Закрытые парные позы: два собеседника располагаются друг против друга, взгляды их направлены друг на друга – проявление взаимного интереса Открытые парные позы: собеседники стоят под некоторым углом друг к Другу, как бы очерчивая некоторое пространство, куда беспрепятственно может войти третий, – позиция, допускающая участие в разговоре еще одного или нескольких собеседников.

Включение в разговор: в случае приближения третьего стоящие в закрытой позиции оба собеседника разворачиваются под углом друг к другу и к нему, тем самым приглашая его присоединиться к ним.

Исключение из разговора: в случае неприятия третьего стоящие в закрытой позиции поворачивают к нему только головы.

Необходимо помнить, что жест и позы, как проявление зачастую не осознаваемых реакций, способны оказывать сильное неосознаваемое воздействие на людей. Поэтому вы можете вполне осознанно использовать эти жесты в своих целях.

6.4. Организация совещания

На стадии планирования работ руководитель и секретарь намечают, какие совещания и заседания нужно провести в определенный период времени, определяют дату, время и место их проведения, тематику и состав участников. Это могут быть официальные совещания (заседания совета директоров, наблюдательного совета), неофициальные или оперативные (рабочих комиссий, диспетчерские и т. п.).

При подготовке совещаний руководителю и секретарю необходимо учитывать следующие рекомендации:[1]

1) на служебные совещания тратится от 25 до 30 % рабочего времени руководителя, поэтому проведение совещания должно быть действительно необходимым;

2) на совещание выносятся только те вопросы, которые не могут быть решены в рабочем порядке;

3) вся необходимая информация к совещанию должна готовиться соответствующими специалистами заблаговременно;

4) основная задача совещания – не найти виновных, а решить вопрос, что необходимо сделать;

5) эффективность совещания обратно пропорциональна числу участников;

6) следует требовать от выступающих конкретных предложений. Каждый из них должен быть уверен, что может говорить откровенно;

7) за решение определенных вопросов должен отвечать только один человек. Если работа поручена нескольким лицам, необходимо назначить ответственного;

8) каждое совещание, как правило, заканчивается принятием решения. В решении должны быть указаны исполнители, конкретизированы работы и определены сроки их выполнения;

9) необходимо проконтролировать и обязательно огласить выполнение решений, принятых на предыдущем совещании.

Большинство крупных совещаний проводятся в организациях по плану, который является для секретаря обязательным и дает возможность заранее продумать комплекс мер по их подготовке.

Совещание – форма организации делового общения рабочей группы с целью обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальным для группы проблемам.