Большие деньги в маленьком городе - Рузиля Тимергалеева
Шрифт:
Интервал:
Закладка:
Финансовая проверка
Цель любого бизнеса — получение прибыли. За счет чего она образуется? За счет оборота средств, товаров и исполнения обязательств. Без бухгалтерско — ревизорской функции в бизнесе не обойтись вне зависимости от его масштабов. Это может быть специальный отдел, нанятая компания, выделенный человек, наконец, сам владелец, если ему пока некому поручить такую работу. Неважно, кто будет этим заниматься, главное — регулярное проведение процедуры финансовой проверки. Она имеет, по крайней мере, два аспекта. Один — проверка наличия и правильного заполнения первичных документов хозяйственного учета и соответствия их реальным движениям финансов и товаров. Другой можно назвать ревизией, или инвентаризацией. Суть ее в установлении фактических остатков товаров на складах. Строго говоря, систематической инвентаризации подлежат все разделы учета, но мы коснемся именно товарной.
Проверка первичных документов
Первичный документ устанавливает связь между хозяйственной операцией и ее отражением в учетных регистрах. Сегодня в большинстве случаев документ создается в программе учета, там же формируются учетные записи. Но до полного отказа от бумажных носителей еще далеко: на текущий момент только 20 % компаний в малом бизнесе перешло на электронный документооборот. Накладные все еще подписываются вручную, на них ставится печать. Первое, что проверяет бухгалтерия, — это качество составления первичных документов: все ли их реквизиты заполнены в соответствии с установленными правилами? Из — за неправильно указанного адреса, отсутствия расшифровки подписи или смазанной печати у вас могут не принять документ как расходный, если это накладная, или не взять НДС к вычету, если вы его плательщик.
Первый параметр оценки работы бухгалтера — это именно сбор и контроль первичных документов. Предприниматель порой полагает, что главное дело бухгалтерии — вовремя налоги заплатить. Я тоже так когда — то думала. Но когда при проверке у вас убирают из расходов половину документов, доначисляют налог и штраф, точка зрения сразу меняется.
Теперь я каждый месяц проверяю, насколько полно закрыт документами прошлый месяц. Скажем, к 7 февраля готовность январских документов должна быть 70 %, а к концу марта — все 100 %.
Кроме первичных документов, есть еще немало других. Например, акты сверки с поставщиками. Мой совет — не реже раза в квартал сверяйтесь, все ли ваши платежи прошли, а их накладные учтены. Этот процесс нельзя пускать на самотек, через год доказать что — либо будет довольно сложно. Ошибки могут быть самыми разными. Например, товар фактически есть, а документа на него нет. Или, наоборот, накладная в наличии, а товара никто не видел. Такие истории могут произойти не только в магазине, но и в салоне красоты. И начинаются вязкие переговоры:
— Оплатите поставку.
— Да мы ее в глаза не видели.
— Так мы курьеру все отгрузили. И все документы оформили.
— И где этот ваш курьер?
…
И так до бесконечности. Так что сверки с контрагентами обязательно нужно отслеживать и контролировать.
То же касается товарных отчетов, если, конечно, у вас есть розничные точки, тот же салон красоты или кафе. В товарном отчете указано, какие материалы и товары были получены, куда делись, какая за счет этого была выручка. Поступления денег указываются по видам: столько — то через кассу, столько — то через карты. И, конечно, в отчете должно быть видно, на что наличные потрачены. Если были покупки, значит, товарные чеки прилагаются, не было чеков — так и фиксируется: «Выдано дворнику 500 рублей за чистку крыльца». Это работа бухгалтера, а если у вас его пока нет, то сами займитесь. Кассовая дисциплина должна соблюдаться при любом масштабе бизнеса.
Она необходима для контроля возвратов денег и товаров. Бывают возвраты денег недовольному клиенту: он платил безналичным способом, а вернули ему наличные или снова перевели средства на карту. Товар вернули на полку или отправили как бракованный поставщику? Такие движения тоже обязательно должны быть отражены. В общепите же очень сложно отследить движение продуктов, ведь если клиент отказался от блюда по какой — то причине, его выбросят и не учтут. А вам нужно вычесть хотя бы себестоимость блюда то ли с повара, то ли с официанта. Без проверки вы не узнаете, сколько блюд пошло на возврат, сколько денег вернулось клиентам, а из — за этого и средств не досчитаетесь, и с персоналом не разберетесь. Вы будете бороться за выручку в 500 рублей, а ваши подчиненные в это время тысячи раздадут без отражения в документах.
Товарная проверка
Естественно, меня как владельца интересует не только правильное составление документов, но и в большей степени — соответствие реального остатка товара расчетному. У нас дело поставлено так, что ревизия идет практически каждый день в режиме 5/2. По всей компании одновременно проходит товарная проверка в рамках одной товарной группы. Считаю это очень эффективной практикой. Если у вас два — три розничных магазина, соберитесь с духом, найдите в себе достаточно сил, энергии и организуйте такую линейную ревизию по всем своим точкам. При этом магазин не закрывается. В 8:30 выдается инвентаризационная ведомость, к 13:00 она сдается. За это время обрабатывается узкая группа товаров, например кисточки. Если во время проверки кисточку продают, факт отражается в программе учета, и в любой момент можно увидеть, сколько их было продано. В результате с точностью до минуты фиксируется количество кисточек на начало и конец ревизии. Кроме того, весь процесс тоже расписан поминутно: например, 30 минут проверяют маховые кисточки, потом еще 30 минут — флейцевые, еще полчаса — валики, а потом шубки. И никто торговую точку не закрывает, можно продолжать получать прибыль.
Такой подход к ревизии позволяет и средства не
