Бизнес-план за 30 дней. Пошаговое руководство по успешному бизнес-планированию и началу собственного дела - Питер Патсула

Какие крупные выгоды извлекают торговцы из системы двойной записи! Это одно из величайших изобретений человеческого ума; и любому добропорядочному домовладельцу следует ввести ее в свою экономическую практику.

Колонки 1–4. 1 мая Гарри, рассмотрев счета-фактуры и чековые ленты кассового аппарата, обнаружил, что в этот день продажи за наличные составили $430, а продажи в кредит – $120 (с учетом налога с оборота). В Журнале доходов он записал продажи за наличные в колонке 1, продажи в кредит в колонке 2, возврат товара на сумму $30 в колонке 3. В колонке 4, таким образом, показаны общие продажи за день (продажи за наличные плюс продажи в кредит минус возврат товара).

Колонка 5. В этой колонке Гарри отметил денежные поступления от продаж в кредит, которые имели место в предыдущие дни. Он не включил эту сумму в общие продажи, совершенные 1 мая, поскольку внес ее в те дни, когда они в действительности были проведены. 1 мая Гарри получил $240 со счетов дебиторов.

Колонка 6. Здесь Гарри записал другие наличные поступления с 1-го по 3 мая. 1 мая он получил $10 в качестве процентных начислений за просроченную выплату со счета дебиторов. 2 мая поступил возвратный депозитный платеж в размере $25 от газовой компании (эта сумма ранее была занесена в расходы предприятия). 3 мая Гарри получил $625 за проданный старый грузовик, принадлежавший компании.

Колонка 7. В этой колонке Гарри отметил, сколько денег он получил за день. 1 мая расчет выглядел следующим образом: $430 + $30 + $240 + $10 = $650. Так как цифры дневных продаж могут не совпадать с суммой денежных поступлений, эта колонка помогает проверить правильность вычислений.

Колонка 8. Здесь Гарри зафиксировал фактические денежные поступления. 1 мая он недосчитался $2.

Колонка 9. В этой колонке Гарри отмечает избыток или недостачу денежных средств.

Колонка 10. Здесь Гарри записал, сколько денег он перечислил на свой банковский счет. Эта цифра получена путем вычитания из цифры, стоящей в колонке 7, всех денежных расходов, отмеченных в Журнале расходов (возьмите себе за правило переводить на банковский счет сумму, отмечаемую в колонке 7 минус все денежные расходы, тогда ваш журнал будет точно отражать ваш депозит и источники его пополнения).

Другие процедуры. В данном случае Гарри сделал еще несколько записей в своем Журнале доходов и совершил ряд действий:

а) он добавил авансовые дневные продажи (счета к получению) по индивидуальным кредитным картам;

б) он отметил сумму, полученную по индивидуальным кредитным картам;

в) он подшил чековые ленты кассового аппарата, оплаченные чеки, копии счетов-фактур (и все остальные финансовые документы, указывающие на источники денежных поступлений, в том числе выписки с банковских счетов и депозитные расписки), чтобы потом легко найти нужные документы. В конце месяца Гарри подводит итог в каждой колонке и начинает следующую страницу.

Заработанные мною деньги поступают сначала к моему агенту, потом к бухгалтеру, а от него к налоговому инспектору.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Вы можете изменить формат Журнала доходов в соответствии с требованиями вашего бизнеса.

Рис. 10.3. Журнал доходов

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОСТАВЛЕНИЮ БИЗНЕС-ПЛАНА

После того как ваши кредиторы и инвесторы прочтут материал, касающийся процедур бухгалтерского учета, очень важно, чтобы они поверили в то, что вы сумеете интерпретировать все имеющиеся у вас финансовые записи

Если вы, например, ведете фермерское хозяйство, вы можете совершать 20 крупных продаж в год вместо мелких ежедневных продаж. В этом случае вам имеет смысл фиксировать доход после каждой сделки, не подводя ежедневных итогов, как это принято в магазинах.

Использование Журнала расходов

Журнал расходов используется для записи издержек (рис. 10.4). Простейший способ фиксации расходов сводится к заполнению разделенного на колонки бланка, как это показано ниже. Помните о том, что для подтверждения расходов вам необходимо подшить счета-фактуры, договоры о закупках, расписки и другие документы.

Колонка 1. Здесь Гарри указывает номера чеков, использовавшихся для оплаты расходов, занесенных в колонку «Описание», в которой также отмечаются наличные и авансовые платежи. 1 мая Гарри получил счет на $300 от ABC Radio, который он оплатил в этот же день чеком № 0407. Затем он подшил этот счет в папку расходов. Эта папка представляет собой обычный скоросшиватель, в котором хранятся все счета за рекламу текущего года.

Примечание. Сохраняйте все квитанции об оплате, которые присылает вам банк. Они являются доказательством того, что вы оплатили счета или сделали закупки. Храните их в порядке вместе со счетами-фактурами и погашенными чеками, чтобы позже можно было легко найти эти финансовые документы.

Колонка 2. В этой колонке Гарри зафиксировал закупку товарных запасов на сумму $1729, 14. При использовании кредита он делает соответствующую запись в счетах к оплате.

Колонки 3–8. Здесь Гарри отмечает суммы расходов (вы можете делать заголовки в соответствии с потребностями вашего предприятия).

Колонка 9. В этой колонке Гарри отмечает все прочие расходы. 3 мая он внес $1, 85 в свой баланс, чтобы возместить потерянные или украденные ранее деньги ($2,00-$0,15).

Колонка 10. Здесь Гарри указал сумму, которую он заплатил за подержанный легкий грузовик. В конце каждого месяца Гарри подводит итог во всех колонках и начинает новую страницу.

Рис. 10.4. Журнал расходов

Бухгалтерские компьютерные программы можно приобрести в специализированных, книжных и канцелярских магазинах или в режиме онлайн. Как декларируется в сопроводительных листах, эти пакеты легки в использовании, однако вам нужно убедиться в этом самостоятельно.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Чтобы соблюдать требования налогового законодательства, ваша бухгалтерская система должна позволять использовать необходимые формы записи и содержать информацию, необходимую для правильного проведения налоговых платежей. Вы обязаны дать полное описание компьютеризированной части вашей бухгалтерской системы. Необходимо, чтобы в этом описании рассматривались использующиеся формы и процедуры, вопросы контроля точности обработки информации и меры, направленные на то, чтобы устранить возможность компьютерных ошибок и стирания учетных записей.