Бюджетирование: самоучитель - Денис Шевчук

Возможности специализированной автоматизированной системы бюджетирования позволяют планировать такой многомерный бюджет с необходимой периодичностью, применять различные методики и адаптировать систему к специфичным для конкретного банка расчетам, регламентировать процедуры согласования, утверждения и контроля бюджета (см. подробнее Шевчук Д.А. Оффшоры: инструменты налоговой оптимизации. – М.: ГроссМедиа: РОСБУХ, 2007).

Сегодня на рынке представлены как отечественные, так и зарубежные программные продукты, позиционируемые разработчиками как системы бюджетирования, но, порой, отличающиеся в несколько раз по своей стоимости. Поэтому правильный выбор автоматизированной системы, адекватной задачам банка, и построение на ее основе модели бюджета приобретает особую актуальность.

Приведенные рекомендации по построению автоматизированной системы бюджетного планирования являются результатом практической реализации моделей бюджета в банках России и стран СНГ, разработанных на основе отечественного и зарубежного опыта (см. подробнее Шевчук Д.А. Банковские операции. – М.: ГроссМедиа: РОСБУХ, 2007).

1-й этап: выбор автоматизированной системы

«Скрытая» функциональность

Выбор автоматизированной системы обусловлен многими факторами. Это, прежде всего – функциональность такой системы, стоимость и трудозатраты по внедрению такой системы. Однако объективно оценить преимущества той или иной системы очень сложно, потому что, несмотря на достаточно агрессивную маркетинговую компанию многих раздатчиков, информативность, предлагаемых ими материалов не высока. Обычно акцент ставиться либо на невысокую стоимость, что характерно для отечественных разработчиков, либо на перечислении наименований компаний, где система уже внедрена. И в том и другом случаях, как правило, нет возможности получить информацию о том, какой функциональностью обладает система.

После этапа постановки система бюджетного управления может быть автоматизирована на базе компьютерных программ.

Возможности адаптации

Сегодня каждый банк, прошедший через тяжелые кризисные годы, имеет собственную если не долгосрочную, то среднесрочную стратегию. Внедрение новой автоматизированной системы не означает отказ от наработанных методов планирования, а прежде всего сокращение временных и людских затрат на выполнение рутинных операций (см. подробнее Шевчук Д.А. Банковские операции. – М.: ГроссМедиа: РОСБУХ, 2007). Поэтому автоматизированная система бюджетирования должна обладать возможностями ее 100%-ой настройки на принятую схему планирования, а не наоборот. Система должна позволять пользователю использовать как уже заложенные в систему алгоритмы типовых расчетов, так и самому определять собственные (см. подробнее Шевчук Д.А. Оффшоры: инструменты налоговой оптимизации. – М.: ГроссМедиа: РОСБУХ, 2007).

Поэтому одним из главных свойств автоматизированной системы бюджетирования является эволюционность ее внедрения. Если поставщик, не произведя обследование существующей в банке схемы финансового планирования, предлагает реализовать новую бюджетную модель, это первый признак того, что в будущем Вы можете столкнуться с проблемой развития такой системы.

Как правило, при выборе автоматизированной системы специалист банка, которому поручено столь ответственное дело, составляет таблицу с параметрами существующих на рынке решений, сопоставляя затем наличие тех или иных характеристик. Такие характеристики целесообразно разделить на функциональные и технические. Для тех, кто решил приобретать автоматизированную систему бюджетирования и находится в процессе нелегкого выбора между предлагаемой Вам системой – «всемирным лидером», «практичной, недорогой и простой во внедрении» и «очень хорошей, но стоящей своих денег» хочется порекомендовать проверить характеристики автоматизированных систем, представленные в таблице 1.

Таблица 1. Функциональные характеристики автоматизированной системы бюджетирования

В таблице 1 приведены лишь необходимые, но недостаточные функциональные характеристики, на которые следует ориентироваться при выборе автоматизированной системы. В такую таблицу полезно включить 2-3 совершенно конкретных алгоритма расчетов, которые используются при составлении бюджета в конкретном банке, и проверить возможность их реализации (см. подробнее Шевчук Д.А. Банковские операции. – М.: ГроссМедиа: РОСБУХ, 2007).

Открытость системы

Необходимо определить степень «открытости» данной автоматизированной системы, т.е. возможность ее интеграции с имеющимися в банке автоматизированными системами. Современная автоматизированная система должна не только поддерживать гибко настраиваемый импорт/экспорт фактических данных из учетных систем, но и обладать возможностями отслеживания лимитов по статьям, нормативов и других ключевых показателей и выдавать соответствующие предупреждения.

Немаловажным при взаимодействии учетных автоматизированных систем и системы бюджетирования является технология обновления бюджетных справочников. Если Вам необходима модель бюджета, которая позволяла бы проводить контроль отклонений и анализировать фактические данные, убедитесь, что данная система бюджетирования поддерживает синхронное (с учетными системами) обновление бюджетных справочников. Полноценное обновление предполагает хронологический учет всех изменений, таких как добавление, удаление, объединение, дробление, изменение наименований для статей, единиц организационной структуры и т.д.

«Открытость» системы бюджетирования, однако, имеет определенные границы. Система бюджетирования – это, прежде всего специализированное приложение, реализованное либо разработчиком, либо собственными силами. Необходимо определиться, собираетесь ли Вы приобретать инструмент для самостоятельной разработки автоматизированной системы (например, на основе OLAP-приложения) или готовую систему бюджетирования с возможностью ее гибкой адаптации к специфике бюджета банка. Этот выбор во многом определят затраты времени и степень участия во внедрении ИТ -специалистов банка.

Требования безопасности

Многие системы бюджетирования, разработанные на Западе, не адаптированы к российским условиям и возможности их доработки значительно ограничены из-за того, что российские поставщики программных продуктов не имеют возможности вносить изменений в такие системы на уровне программного кода. Именно в этом причина их неудач, например, в Центральном банке, который предъявляет высокие требования к обеспечению безопасности (см. подробнее Шевчук Д.А. Банковские операции. – М.: ГроссМедиа: РОСБУХ, 2007).

Представленные на рынке системы значительно отличаются по техническим или технологическим характеристикам: от файл-серверных систем до систем с WEB-серверной архитектурой. Однако каждый банк должен сам определить необходимый баланс между функциональностью и новизной технического решения. Однако автоматизированная система должна отвечать наиболее общим техническим требованиям (Таблица 2), предъявляемым к системам бюджетирования.

Таблица 2. Технические характеристики автоматизированной системы бюджетирования

Скрытая стоимость

Следует помнить, что покупка лицензий это еще только вершина айсберга. Совокупная стоимость складывается также из стоимости внедрения и технической поддержки системы. Перед покупкой лицензий полезно заранее знать включает ли техническая поддержка консультации по реализованной модели бюджета или лишь обновление до новый версий и исправление ошибок в старых. В таблице 3 приведены стоимостные параметры, которые характерны как для отечественных, так и зарубежных систем.

Таблица 3. Структура стоимости и срок внедрения автоматизированной системы бюджетирования

2-й этап: внедрение «чудо-системы»

Половина проблем внедрения вытекают из неправильного выбора автоматизированной системы (см. 1-й этап). Оставшаяся половина обычно связана с организационной несогласованностью действий клиента и компании, осуществляющей внедрение. Вот лишь некоторые из подобных проблем:

• Взаимное перекладывание ответственности с Заказчика на Исполнителя и наоборот;

• Желание в течение периода внедрения реализовать больше, чем изначально планировалось;

• Неудачный выбор времени внедрения.

Очевидно, что предвидеть все возможные проблемы формализовать все условия в договоре между сторонами невозможно. Но наиболее типичные конфликты сторон можно предотвратить, следуя заранее согласованной технологии внедрения.

Взаимное перекладывание ответственности