Путеводитель по профессии: ДАО ассистента - Кристина Маслова

Однажды, правда, корзины не оказались пустыми, потому что произошел какой-то сбой в графике работы уборщиц. Я на тот момент работала уже ассистентом руководителя департамента, и разбором ситуации занялась сама, так как это произошло в моем департаменте. Я к тому, что когда мусора нет, мы воспринимаем это как должное, но стоит мусору появиться там, где его не должно было оказаться, и мы искренне начинаем недоумевать, а что это такое? Ничего. Это мусор. Вы, видимо, просто забыли, как он выглядит. А это Светлана, уборщица. О ее существовании в вашем офисе вы, видимо, даже и не знали.

Дальше, мы выходим утром из дома, а машина с водителем уже стоит. И нам не надо ждать, звонить ассистенту или звонить водителю. Потому что они уже сами между собой договорились, и вам нужно только сесть в машину. А что такое человек, которого всегда возит личный водитель, и вдруг ему пришлось ехать на метро, я наблюдала лично. Более несчастное существо трудно было себе представить. Хотя, оговорюсь сразу, далеко не все воспринимают это как трагедию глобального масштаба.

Я думаю, что главное, когда вы добрались до той ступени, на которой вам комфортно и хорошо, не забывать, с чего вы начинали. Это мало что поменяет в вашей жизни, это мало что изменит в жизни подчиненных, так как их ошибки всё равно будут заметнее. Но это поможет сохранить человеческое лицо и не превратит вас в бездушную бизнес-машину.

На одном из интервью, когда я спросила про личность генерального директора, в контексте прочего, директор департамента по управлению персоналом сказал мне, что ассистент старается предупреждать коллег, когда руководитель должен приехать в офис. Напоминает очень известный фильм «Дьявол носит „Прада“».

Уважение не имеет ничего общего с раболепством. И стиль управления, при котором дверь руководителя всегда открыта для всех, намного эффективнее, чем тот, при котором, несмотря на открытую дверь, в нее никто не заходит.

3. Основные качества помощника

ВНИМАНИЕ

Внимание, внимание и еще раз внимание. Особенно к деталям. В работе ассистента важно все. От «какой кофе пьет руководитель» до «на какое время лучше назначать совет директоров». Разумеется, сразу вы все мелочи не узнаете, а главное, не запомните. Поэтому первое время лучше все записывать. Многие полагают, что у них отличная память. Да, наверное, так и есть, но это мало вам поможет. Потому что в какой-то момент количество того, что нужно удержать в голове, превысит все возможные пределы, и вы начнете забывать. Ежедневник должен стать вашим постоянным спутником.

Лучше записать, а потом просто уточнить, если вы что-то не поняли. Потому что есть большая разница между уточнением и повторением.

Если ваш руководитель обнаружит, что вы банально забываете о том, что он вам говорит, то это начнет вызывать раздражение и сомнения в том, что вы можете эффективно работать.

Кроме того, руководители высокого уровня не располагают большим количеством свободного времени. А того, что есть, точно не хватит, чтобы бороться с вашей забывчивостью.

Моя самая первая ошибка, которая осталась в памяти навсегда, это когда я забыла заказать такси своему руководителю. Я тогда только начинала карьеру и надеялась, что в состоянии запомнить всё. Это сейчас мой стол весь обклеен разноцветными стикерами с напоминаниями. Это не значит, что у меня плохая память, просто в работе слишком много мелочей, которыми, во-первых, совсем не стоит засорять память, когда можно записать, а во-вторых, их всё равно будет так много, что вы не запомните. Просто примите тот факт, что в голове у вас мозг, а не суперкомпьютер с терабайтом оперативной памяти.

АККУРАТНОСТЬ

В основном это относится к работе с документами. Письма, протоколы, презентации и прочее.

Нет ничего хуже хаоса в документах, поэтому основной совет – содержать их в порядке, как в компьютере, так и на рабочем столе.

Это поможет вам оперативно находить нужную информацию, если потребуется что-то быстро напечатать, или если уже существующий в печатном виде документ по каким-то причинам не может быть использован (например, на него пролили кофе). И обязательно делайте запасные копии основных файлов.

Кроме этого, вы будете работать с копиями личных документов вашего руководителя (как минимум, паспорт и страховка). У меня часть документов есть еще и на айфоне, чтобы можно было в любой момент из любого места достать нужную информацию, и всё тоже разложено по папкам. Поверьте, этот порядок не раз спасал ситуацию. Вот, банальный пример. Вы уехали на выходные, на дачу. Wi-Fi там не наблюдается. Или ноутбук вы не потащили с собой. А что? Все мы – люди, и нам надо отдыхать. Но бизнес не дремлет, в субботу в полдесятого вечера прилетает смс: «мне надо вернуться в воскресенье в Москву, придумай срочно как». В общем, всё горит или уже пропало. Можно отправить запрос в агентство – но выходные смены не всегда могут оперативно помочь, да и не всякое агентство в выходные работает. Короче, если вы аккуратненько сохранили основные документы себе так, что всегда можете до них добраться, то еще сработали и на опережение. Об этом поговорим дальше. Ну, и да, начальство прилетело, когда надо. Все довольны.

ПУНКТУАЛЬНОСТЬ

Думаю, что не имеет смысла расписывать, что опаздывать на встречи нельзя. Что в офис вы должны приходить раньше руководителя. Это всё – очевидные вещи. Но. Мы все иногда опаздываем. При нынешней загруженности мегаполисов в пробках стоят все – от секретарей до президентов. Но для ассистента лучше опаздывать, когда шеф в офисе, чем когда он, например, в командировке. То есть, лучше в принципе не опаздывать. Но если руководителя вы можете предупредить, то, когда его нет, ваше опоздание может быть воспринято, как стремление показать, что вы не как все, и можете себе позволить прийти попозже. Ассистент – это как хорошие часы. Поэтому следите за ходом. Разумеется, что бывают жизненные ситуации, и вы предупреждаете, что приедете позже в офис.

Но, если есть нюансы с дорогой или какие-то иные обстоятельства, то проще это обговорить при приеме на работу, чем потом каждое утро лететь сломя голову.

Но опаздывать ассистенту никак нельзя. Да, есть какие-то стандартные отклонения, вроде плюс-минус 10—15 минут в стандартный рабочий день. Но это максимум.

Просто запомните, что прийти вовремя – это банально проявить уважение к коллегам, у которых такой же рабочий день, как и у вас.

КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ

Документы, с которыми работает ассистент, предназначены не для всеобщего просмотра, поэтому в бумажном виде такие документы лучше хранить в ящике стола, который закрывается, а на компьютере установить пароль как на вход в систему, так и в почту. Возможно, кому-то покажется, что я пишу про очевидные вещи. Пусть так, и я рада, что они очевидны для вас, и вы именно так и делаете.

Но если бы все понимали, что такое конфиденциальность, то нам не приходилось бы ставить защитные экраны на мониторы и нажимать Ctrl+Alt+Del, когда мы уходим с рабочего места, например, на обед.

В этом смысле очень показательно отношение японцев к сохранности документации. Когда я работала в японской компании, то заблокировать экран компьютера, когда сотрудник уходит с рабочего места, было правилом. А в конце рабочего дня нужно было все документы убирать в стол. Руководство за этим следило, и вы вполне могли бы получить нагоняй, если не соблюдали эти правила.

ПРОНИЦАТЕЛЬНОСТЬ

Если вы знаете, что у вашего руководителя будет встреча в офисе, проявите смекалку и подумайте, что может понадобиться для этой встречи, будет ли перерыв на обед или надо заказать еду в офис. Продумайте два-три шага вперед. Смоделируйте ситуацию, иначе вам же потом придется срочно заказывать пиццу, печатать десять комплектов документов, еще, как назло, в офисе закончится сахар или чай именно в это самое время, или сломается принтер.

Не пренебрегайте возможностью облегчить себе жизнь. Ваш руководитель в половине случаев гарантированно забудет попросить вас заказать столик в ресторане или настроить заранее проектор в переговорной комнате. А по опыту нет ничего хуже, чем звонить айтишникам с просьбой «срочно прийти и все починить» на глазах клиентов или партнеров. Да и руководитель не должен думать о таких мелочах, это работа ассистента. Иначе, в конечном итоге, ваш руководитель может прийти к выводу, что не может полагаться на вас. Да и вам в какой-то момент надоест бегать «в мыле», просто потому что вы не подумали заранее.

Учитесь сразу делать хорошо и соображать на лету – эта привычка убережет вас от многих проблем.