Сценарии и организация корпоративных праздников - Илья Мельников

• банкет (шведский стол / фуршет) с культурно-развлекательной программой;

• пикник на природе;

• праздник на теплоходе (пароходе);

• спортивный праздник с играми и соревнованиями.

Провести что-то более оригинальное (костюмированный бал-маскарад, экстремальный праздник, праздник с национальными обрядами и т. д.). Вам помогут в агентствах по организации праздников.

Выбор места проведения мероприятия. Это во многом зависит от бюджета. Но не менее важно учитывать характер предстоящего мероприятия, количество гостей и их пристрастия, а также присутствие посторонних гостей, членов семей сотрудников. Важно, будут ли на празднике дети. Выбрать можно – от помещения вашей фирмы (офиса, предприятия и т. д.) до банкетных залов ресторанов всех уровней, различных клубов, загородных пансионатов и баз отдыха, теплоходов и т. д.

Составление плана-сценария мероприятия. План-сценарий делается в виде схемы. В этой схеме должны быть перечислены все составляющие праздника, и все лица, ответственные за отдельные его части. Также должно указываться время работы каждого участника. Решается вопрос о договорах-подряда по некоторым из частей мероприятия, которые закрываются актами о выполнении работ в конце праздника.

Подробные сценарии удобны, но не дают возможности импровизировать. Гораздо лучше набросать сценарный план, который включает основные моменты, временной регламент и общую последовательность событий. Этот план следует тщательно проработать. Если в подготовке можно о чем-то забыть, а затем заметить и исправить ошибку, то во время проведения мероприятия второй попытки не будет. Любая ошибка ведущего программы или музыкантов будет заметна.

С ведущим праздника, лучше познакомиться лично и рассказать ему все о своем празднике и о приглашенных гостях. Ведущий, второй человек, после администратора на празднике, и от того, как он почувствует дух компании, будет зависеть проведение мероприятия и вся организация праздника.

С точки зрения психологов, людям больше всего запоминается начало и конец торжества. В связи с этим, в конце мероприятия необходимо запланировать кульминацию праздничной программы. Это может быть праздничный салют или выброс шаров с предсказанием судьбы или что-то такое, чего никто не ждет.

И самый последний штрих – доставка гостей от места проведения мероприятия до дома. Довольные и немного уставшие от праздничного веселья гости не должны думать, как и на чем они доедут из ресторана или загородного клуба до дома.

Примерная схема плана-сценария:

• проверка акустических возможностей зала;

• определение способов украшения зала (декор, цветы, шары);

• выбор способа рассадки гостей для питания (банкет, шведский стол, фуршет, кофе-брейк и т. д.);

• определение места для кухни в случае работы с выездным рестораном;

• определение места для переодевания артистов;

• составление регламента – расписания всего сценария культурной программы;

• составление регламента выноса и подачи блюд;

• подготовка схемы проезда и парковки машин, решение вопроса с пропусками;

• проверка наличия удобств общего пользования (их количество и качество);

• определение места размещения гардероба (если нет стационарного);

• составление маршрута разъезда транспорта;

• составление общего регламента праздника;

• уточнение плана размещения и функций охраны (иногда встает вопрос питания охраны);

• проверка сценария программы на наличие приемов, которые служат формированию корпоративной культуры (для максимальной отдачи от средств, вложенных в праздник);

• заранее определить лучшие видовые точки для фото– и видеосъемки праздника и согласовать их со специалистом;

• согласовать письменно с местным пожарным место проведения фейерверка;

• согласовать письменно в договоре с организацией места проведения праздника (если все делается своими силами, без специалиста), количество сотрудников, необходимых от службы места проведения праздника (электрик, сантехник, гардеробщик, инженер и др.) и их время работы (иногда встает вопрос об их питании);

• подобрать призы и подарки таким образом, чтобы со временем, остались приятные воспоминания о мероприятии.

ПРИГЛАШЕНИЯ, БУКЛЕТЫ, ОТКРЫТКИ, ПЛАКАТЫ, БЭДЖИ – ПРИЯТНЫЕ И ПОЛЕЗНЫЕ МЕЛОЧИ

Приглашения, буклеты, бэджи – все это необходимый атрибут каждого корпоративного мероприятия. От того, как будет составлено приглашение, зависит то, придет ли гость на праздник. Стиль приглашения должен быть официальным, но не строгим. Каждое приглашение нужно составит так, чтобы человек ощутил свою индивидуальность и избранность. Сам стиль, в котором составлено поздравление, должен «выдавать» степень официальности и закрытости мероприятия. Не стоит на распечатанных бланках писать от руки имя гостя. Лучше набрать все на компьютере. Так приглашенный почувствует себя избранным, а не одним из многих. На пригласительных билетах обязательно разместите логотип фирмы. Это достаточно запоминающийся маневр.

Можно делать приглашения по телефону, высылать по электронной почте или оговаривать лично (единственное требование – приглашение должно исходить от вас, а не через третье лицо) – все это согласно требованиям этикета. Письменное приглашение больше подходит в том случае, когда вы устраиваете большое торжество, хотя, несомненно, оно годится по любому поводу.

Для приглашений желательно купить одинаковые открытки или использовать официальные бланки вашей фирмы.

Основные правила написания официального приглашения:

• обязательно указываются имя и фамилия приглашенного (при приглашении в менее официальной форме указывается только имя);

• приглашаются оба супруга, причем в данном случае на первом месте всегда ставится имя мужа;

• официальные приглашения всегда пишутся в третьем лице с употреблением выражения «имеем честь пригласить»;

• рекомендуется указывать вид торжества, форму одежды, час и место его проведения.

• желательно, чтобы внешний вид приглашения соответствовал теме праздника.

На пригласительных карточках приняты сокращения и пометки.

Принятые сокращения:

s. t. – sine tempore – точно, вовремя, без опоздания;

с. t. – cum tempore – с опозданием на четверть часа;

U.A.w.g. – просьба ответить;

R.S.V.P. – repondez s'il wous plait – просьба ответить.

Рекомендации по одежде:

leger (просто): можно джинсы и свитер (темный костюм был бы «не в тему»).

Sommerlich (по-летнему): пестрая летняя рубаха, легкий пиджак свободного покроя или нечто подобное (шорты были бы «недостаточно хорошей одеждой»).

Strassenanzug (мужской костюм на каждый день): нечто более нарядное, чем «leger» – «тройки», обычные костюмы.

Dunkler Anzug (темный мужской костюм): черный либо темно-синий мужской костюм.

Festlich (bei einer Tagesverabstaltung) (нарядно, на дневное мероприятие): «штреземанн» либо «визитка».

Festlich (bei einer Abendverabstaltung) (нарядно, на вечернее мероприятие): смокинг, пиджак для обеда, спенсер.

Grosser Gesellschaftsanzug (мужской костюм для парадного случая): фрак с белым галстуком-бабочкой.

Cravat noir/black tie (черный галстук-бабочка): смокинг или пиджак для обеда.

Cravat blanche/white tie (белый галстук-бабочка): фрак.

Официальное приглашение выглядит следующим образом:

(Имя),… (приглашающий)

имеет честь пригласить Вас

на… (праздник),

который состоится в… (место, дата) в… часов.

Форма одежды…

Приглашение на открытие предприятия

Уважаемый господин!

Наше новое предприятие начнет

производство… (дата) 200… года, и я

с удовольствием

приглашаю Вас (и…) принять

участие в праздновании по этому поводу.

…

В… (место) состоится обед, после

которого последует церемония открытия и

экскурсия по предприятию.

Просим подтвердить свой приезд,

сообщив нам время прибытия.

С уважением,…

Чтобы еще больше заинтересовать гостя, приготовьте для каждого бэдж с его именем, должностью, званием. Только ни в коем случае не пишите фамилию и инициалы. Лучше так: сначала фамилия, затем имя и отчество. Хочу обратить ваше внимание на то, что в европейских странах не принято обращаться по имени-отчеству. Только имя и фамилия. У нас лишь немногие компании принимают эту традицию.

Чтобы «лишний» раз себя прорекламировать закажите открытки, брелоки, ручки с логотипом вашей компании. Сами не заметите, как это себя окупит.

Также необходимая «вещь» как для клиентов, так и для партнеров – это буклеты. Они бывают самых различных объемов: от нескольких страниц до нескольких сотен страниц. Все зависит от специфики работы фирмы и от вашего предпочтения – что именно должен включать буклет, что вы хотите в нем отразить.

Создать праздничное настроение помогут плакаты, развешанные по всему помещению с надписями, афоризмами, небольшими стихотворениями, лозунгами и афоризмами.