Основы русской деловой речи - авторов Коллектив

Документы личного характера: заявление, счет, расписка, доверенность (на получение ценностей, принадлежащих самому лицу), ходатайство, автобиография, резюме.

Служебная корреспонденция

Адресант и адресат – государственные или частные предприятия, а также общественные организации, равные по своему служебному рангу или находящиеся в отношениях служебной субординации. В силу производственной необходимости они постоянно ведут служебную переписку по различным вопросам. Такая переписка имеет официальный характер и предстает как двусторонняя (роли адресанта и адресата периодически меняются).

К служебной корреспонденции можно отнести следующие виды документов: деловое письмо, коммерческая корреспонденция, производственно-технические извещения (рекламация, инструкция).

Производственная документация

В зависимости от того, кто выступает в качестве адресанта и адресата, можно говорить о двух подтипах документов, относящихся к сфере производственной документации:

1. Адресант – организация или лицо, имеющее право ее представлять (например, директор). Составленные и выделенные для использования документы имеют строго официальный характер и вызваны производственной необходимостью. Это так называемая управленческая и организационно-распорядительная документация.

К производственной документации этого типа относятся следующие документы: документы об образовании (аттестат, свидетельство, диплом), справки и удостоверения личности (в том числе командировочные удостоверения), доверенность (на получение оплаченных предприятием ценностей), инструктивные циркуляры (о правилах использования оборудования, по технике безопасности и т. п.), приказы и распоряжения, резолюции, производственная характеристика, характеристика-рекомендация.

2. Адресант – лицо, работник данной организации или связанный с ней общественными полномочиями (депутат, общественный представитель и т. п.). Он официально и в интересах производства обращается в данную организацию.

К документам этого типа относятся: докладные и объяснительные записки, отчеты, служебные записки и другие информационно-справочные документы, а также трудовые соглашения (контракты), договоры, производственные обязательства, так называемые административно-деловые (организационные) документы.

2.4. Составление деловых бумаг

Документы личного характера

Заявление

Заявление – это документ, составленный по единой форме и содержащий просьбу какого-либо лица, адресованную организации или должностному лицу. Заявление относится к группе деловых бумаг личного характера и имеет следующие структурные элементы (реквизиты):

1) наименование адресата – учреждения или должностного лица;

2) указание фамилии, имени, отчества, должности адресата (заявителя) или его адреса;

3) наименование документа – Заявление;

4) текст заявления – изложение просьбы и ее аргументация;

5) приложение (в случае необходимости) – опись приложенных к заявлению документов (медицинская справка, справка с места жительства, справка с места работы и т. п.);

6) дата;

7) подпись заявителя.

Обратим внимание на особенности языкового оформления структурных элементов заявления.

1. Наименование адресата пишется в правом верхнем углу листа. Если адресат должностное лицо, то его наименование ставится в дательном падеже, а если это название организации, то в форме винительного падежа с предлогом в.

2. Фамилия, имя, отчество заявителя указываются под адресатом. Возможны два варианта написания: с предлогом от или без него. При использовании написания с предлогом от после слова Заявление точка не ставится.

3. Текст заявления пишется с красной строки. Содержательная часть заявления-просьбы обычно начинается словами: «Прошу + + инфинитив (разрешить, допустить, освободить, предоставить и т. п.)». Для ввода аргументации используются типовые конструкции: ввиду того что, в связи с тем что, на основании того что, так как… учитывая + сущ. в винительном падеже.

4. Дата ставится под текстом (15 января 2008 г. или 15.01.2008) с левой стороны листа, подпись заявителя – справа.

Образцы заявлений:

Директору школы-лицея № 413

Ивановой Л. Б.

(от) ученика 11 «а» класса

Петрова Ивана Васильевича,

проживающего по адресу:

г. Саратов, ул. Гагарина, д. 5/3, кв. 4.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с переездом на новое местожительство прошу (Вас) освободить меня от занятий 21 мая 2007 г.

20 мая 2007 г. (подпись)

В Российскую национальную библиотеку

(от) Василькова Петра Тимофеевича,

проживающего по адресу:

г. Владивосток, ул. Марата, д. 14, кв. 56.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выслать мне ксерокопию книги Э. В. Выкулова «Основы статистического анализа» (Москва, 2004), необходимую мне для работы над диссертацией.

17 апреля 2007 г. (подпись)

Доверенность и расписка

Доверенность – это документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия совершить за него какое-то юридическое действие.

По объему полномочий различают три вида доверенностей:

1) разовая – на совершение одного конкретного действия (например, на получение стипендии);

2) специальная – на совершение каких-либо однородных действий;

3) общая (генеральная) – на общее управление имуществом доверителя.

Постоянные структурные части доверенности:

1) наименование документа – Доверенность;

2) указание фамилии, имени, отчества, должности или домашнего адреса доверяющего;

3) указание фамилии, имени, отчества, должности или домашнего адреса, паспортных данных того, кому даются полномочия (доверенного лица);

4) определение доверяемой функции;

5) дата;

6) подпись доверяющего лица;

7) подтверждение подписи доверителя в нотариальной конторе или в организации (по месту работы или жительства), обязательное нотариальное заверение, которое предусматривает закон для некоторых видов доверенности (например, доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы).

Формы и способы совершения доверенности, сроки ее действия, порядок прекращения регулируются Гражданским кодексом. Максимальный срок действия доверенности составляет 3 года; если срок не указан в самой доверенности, то она сохраняет силу в течение 1 года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата, недействительна.

Действие доверенности прекращается вследствие истечения ее срока, отмены доверенности доверителем, отказа доверенного, ликвидации юридического лица, от имени которого выдана доверенность, смерти доверителя или доверенного, признания какого-либо из них недееспособным или безвестно отсутствующим.

Расположение частей доверенности:

1) наименование документа – Доверенность – пишется (без кавычек) сверху в середине строки;

2) дата (прописью) и место выдачи доверенности пишутся ниже наименования документа;

3) текст доверенности начинается с красной строки, в нем, как правило, используется конструкция, начинающаяся с личного местоимения: Я (кто) доверяю (кому) + инфинитив (получить… представлять мои интересы… и т. п.);

4) подпись доверителя ставится под текстом справа;

5) ниже подписи оставляется место, чтобы заверить доверенность (нотариусом или должностным лицом какой-либо организации) подписью и печатью.

Расписка – это документ, удостоверяющий получение чего-либо, а также документ, в котором могут даваться какие-то обязательства. Постоянные структурные части расписки:

1) наименование документа – Расписка;

2) указание фамилии, имени, отчества, должности или домашнего адреса получателя (того, кто дает расписку);

3) указание передающего – организации или лица;

4) точное наименование получаемого/передаваемого: количество указывается цифрой и прописью; если предметов несколько, дается его нумерация в рубрику;