Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц - Павел Безручко

Еще 17 % перерасхода сырья оказались связаны с перевыполнением производственного плана, что не является проблемой.

Какую цель необходимо поставить перед собой начальнику отдела закупок для подготовки следующего отчета первому лицу? Она должна сообщить о результатах проведенного анализа, а затем предложить подход к решению проблемы (концепцию).

Поскольку начальник отдела никогда не сталкивалась с подобной проблемой, она обратилась за советом в юридическую службу компании. Вердикт юристов был однозначен: надо подавать в суд на владельцев склада и требовать компенсации. Теперь концепция есть. Цель доклада первому лицу определена: изложить причину проблемы и получить конкретное решение – одобрение судебного разбирательства или отказ от этой идеи.

Уважаемый Алексей Виленович!

Я изучила причины перерасхода сырья во втором полугодии.

17 % перерасхода связаны с перевыполнением плана производства.

83 % вызваны порчей сырья на складе в период сильных морозов.

Фирма – владелец склада отказывается компенсировать наши потери, ссылаясь на форс-мажор.

Руководитель юридического департамента, к которому я обратилась за консультацией, считает, что нам следует потребовать от владельца склада возмещения потерь в судебном порядке. Он просил, чтобы Вы проинформировали его о своем решении: будем ли мы подавать иск.

Предложение, преследующее цель третьего типа (получить согласие с планом и бюджетом)

Президент компании сказал: «Будем судиться». Вопрос был передан из отдела закупок в юридический департамент. Наступил этап планирования конкретных действий. Начальник юридического департамента информирует президента о подготовке к суду и предлагает утвердить план действий и бюджет (цель письма):

Алексей Виленович, добрый день!

Мы планируем обратиться в суд с требованием о взыскании с компании «Альянс-логистикс» убытков в размере 103,75 млн руб. и возмещении затрат на вывоз и утилизацию замороженного сырья в размере 3,5 млн руб.

Среди наших корпоративных юристов нет тех, кто имел бы опыт ведения подобных дел. Учитывая большой размер иска и тот факт, что в дело наверняка будут вовлечены муниципальные службы, нам потребуется помощь юридической фирмы, специализирующейся на подобных исках.

По предварительным подсчетам затраты на этот судебный процесс составят 1,4 млн руб.

Наш план действий:

<…>

Прошу согласовать предлагаемый бюджет и план, чтобы мы смогли приступить к подготовке иска.

Предложение, преследующее цель четвертого типа (получить согласие с конкретным действием)

Через какое-то время дело было передано в суд. Юристы сторон вели напряженную борьбу. Спустя семь месяцев после начала разбирательства представители фирмы – владельца складов предложили компромисс: частичную компенсацию потерь в обмен на заключение мирового соглашения. По мнению юристов компании-истца, такой компромисс неприемлем.

Начальник юридического департамента занимает такую же позицию, но хочет получить согласие первого лица на продолжение процесса (цель):

Алексей Виленович, добрый вечер!

Мы получили от представителей «Альянс-логистикс» (хозяина складов) предложение о мировом соглашении. Они предлагают компенсацию в размере 32,17 млн руб. – 30 % от запрошенной нами суммы в 107,25 млн руб. – в обмен на прекращение дела.

Прошу Вас согласовать нашу позицию: мы хотим ответить на это предложение отказом и продолжить тяжбу, поскольку и я, и юристы оцениваем вероятность нашей победы как весьма высокую.

Нам удалось доказать, что проблема случилась не по вине морозов и городских служб, а из-за халатности хозяев складского комплекса, не обеспечивших своевременное регламентное обслуживание оборудования, поддерживающего заданные климатические параметры.

Примеры, описанные в этой главе, иллюстрируют важный принцип целеполагания: цель вашего обращения к первому лицу должна соответствовать текущему этапу решения того вопроса, о котором вы пишете.

Ваша выжимка этой главы: __________________

Ставьте цели и создавайте документы, полезные адресату

В предыдущих главах мы рассмотрели три основные проблемы, связанные с целеполаганием при создании документа.

Проблема 1 – бесцельность: у документа нет цели, сформулированной в терминах реакции адресата.

Последствия: хороший документ создать невозможно.

Проблема 2 – неадекватность:

2.1. Автор документа излишне амбициозен – предлагает первому лицу неоправданно «сильную» реакцию.

Последствия: автор не получает желаемой реакции (просит слишком много).

2.2. Автор документа предлагает слишком «слабую» реакцию.

Последствия: реакция адресата недостаточна, чтобы решить проблему/задачу.

Проблема 3 – несвоевременность: цель не соответствует этапу решения той проблемы или задачи, о которой пишет автор документа. Так бывает, когда автор торопит события (например, предлагает план действий, хотя еще не проведен анализ ситуации). Другая крайность – автор затягивает процесс решения (например, предлагает «проанализировать ситуацию», когда подход уже ясен и план утвержден).

Последствия: в обоих случаях автор не получает желаемой реакции.

Существует еще одна важная и не менее частая проблема, решению которой посвящена эта глава.

Проблема 4 – бесполезность: автор документа ставит цели и создает документы, бесполезные для первого лица.

Последствия: первое лицо не дает никакой реакции или дает нежелательную реакцию (как правило, впадает в раздражение).

Возьмем задачу, которая часто возникает у компаний, имеющих хотя бы одного клиента: сокращение дебиторской задолженности (долга клиентов перед компанией за выполненную работу или поставленные товары). Вот как будет меняться представление о полезности сообщения в глазах первого лица в зависимости от этапа работы над этой задачей.

Проблема бесполезности сообщения особенно ярко проявляется в ответах на запросы первых лиц. Рассмотрим еще два примера – полезный отчет и бесполезный отчет.

Бесполезный отчет