Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове - Реджина Лидс

Это наиболее очевидные преимущества. Но можете добавить к этому списку свои.

РАЗБЕЙТЕ ПРОЦЕСС НА ЭТАПЫ

Я предпочитаю выделять на работу, связанную с организацией пространства, большие отрезки времени. Но вместе с тем отдаю отчет в том, что вы такого себе позволить не можете, иначе начнете опаздывать на работу или приходить в офис по выходным. Как бы велико ни было ваше желание начать жить организованной жизнью, рабочие и домашние дела могут свести эти благие намерения на нет. Контроль над ситуацией можно получить, разбив проект на этапы. В этой книге я буду давать задания, которые не должны отнять у вас много времени. Посвящайте им полчаса — час ежедневно. Правило такое: один ящик письменного стола, одна полка книжного шкафа, один документ за один прием — и так до тех пор, пока не станете организованным. Следите за тем, как множатся ваши достижения. Каждое маленькое дело — это вклад в конечный результат, построение сбалансированной жизни.

Ну вот! Настало время засучить рукава и потрудиться. Вы готовы? Тогда новое рабочее пространство ждет вас.

РАБОЧАЯ ПРИВЫЧКА МЕСЯЦА: ПЕЙТЕ ВОДУ

Если вы не любите пить воду, я вас не осуждаю. Я тоже не любила, пока мне не пришлось пройти через химиотерапию. (Надо было пить по меньшей мере восемь стаканов воды в день, чтобы токсичные химикаты вымывались из организма.) Когда курс лечения закончился, я решила взять питье воды в привычку. И обнаружила, что во время напряженного рабочего дня это помогает избавиться от стресса. Честно-честно!

Если вы привыкли целыми днями пить газировку или кофе, вот вам новая здоровая привычка: каждое утро ставьте на рабочий стол пол-литровую бутылку воды. Берите ее с собой на встречи. Пусть она будет с вами в машине, в метро, в электричке. И помните: к концу дня вы должны ее выпить. По выходным держите бутылку под рукой дома и берите ее с собой, когда идете в магазин или на прогулку. Используйте многоразовую бутылку или в начале каждого месяца закупайте несколько упаковок воды. Разумеется, вы можете пить и больше, но для начала пол-литра — это нормально.

ДОМАШНЯЯ ПРИВЫЧКА МЕСЯЦА: НАЧНИТЕ С ВАННОЙ

Торопясь на работу, мы часто оставляем за собой комнату в таком виде, будто по ней прошелся ураган. Нам кажется, что, не приводя комнату в порядок, мы экономим время. На самом же деле таким образом готовим себя к погружению в хаос. Когда мы возвращаемся в эту комнату, беспорядок вызывает у нас чувство усталости или, того хуже, ощущение неудачи. В феврале наша домашняя привычка будет связана с ванной — и мы разделим ее на три части.

Осмотрите свое полотенце. Не пора ли ему в стирку? Если нет, аккуратно повесьте его обратно на вешалку для полотенец (не бросайте на пол!), если да — положите в корзину.

Протрите умывальник и другие поверхности влажной губкой или специальной салфеткой. В принципе, вы можете хранить моющее средство подо всеми раковинами в доме. Полочки и прочие поверхности в ванной так и притягивают к себе капли шампуня, зубной пасты и прочих прилипчивых продуктов. Не дайте им присохнуть!

Если у вас в ванной стоит мусорное ведро — перед уходом опорожните его.

Первая неделя

Верните себе рабочий кабинет

На этой неделе вы можете:

Взглянуть на свое рабочее пространство со стороны.

Поставить кабинету диагноз и разработать метод «лечения».

Сделав быструю уборку, избавиться от беспорядка.

Необходимое время: 120 минут (впрочем, время будет варьироваться в зависимости от размера кабинета и масштабов хаоса).

Любому офисному работнику, от председателя совета директоров до простого клерка, нужно иметь функциональное пространство. Вне зависимости от того, где вы работаете — в отдельном кабинете или офисном отсеке, — вам необходимо пространство для работы и размышлений. Какого бы размера ни было ваше рабочее место, оно находится под вашим полным контролем и представляет собой превосходный полигон для применения лучшего совета моей мамы: «У каждой вещи должно быть свое место, и каждая вещь должна быть на своем месте. В этом случае, когда бы она тебе ни понадобилась, ты всегда сможешь ее найти».

В возвращении предмета на предназначенное для него место и заключается поддержание порядка. Рано или поздно вы все куда-нибудь кладете — так почему бы не класть вещи на место? Энергетические затраты вроде бы те же, зато сколько времени вы сэкономите в будущем!

В этом месяце мы пройдемся по вашему рабочему пространству, удаляя все лишнее и бесполезное. А потом каждому оставшемуся предмету назначим определенное место. Представьте, что вам никогда больше не придется спрашивать себя: «Куда же я дел эту папку? Ведь она все время лежала вот здесь!»

Глобальных задач мы пока перед собой не ставим. На этой неделе вы выясните, что именно в офисном пространстве мешает вам работать.

ЭКСПЕРИМЕНТ «СВЕЖИЙ ВЗГЛЯД»

Этот забавный эксперимент нужно проводить после того, как вы некоторое время находились вне офиса. Может быть, вам удастся прийти за несколько минут до начала рабочего дня или сократить время обеденного перерыва? Выберите удобное для себя время.

Представьте, что вы впервые видите свое рабочее место. Это позволит вам посмотреть на вещи свежим взглядом. Вам никогда не звонили родственники или друзья с сообщением, что они буквально через пять минут зайдут к вам, так как находятся неподалеку? В такие моменты вы видите свой дом по-другому. Скажем, сегодня воскресенье, вы с наслаждением читаете газету. Возможность разбрасывать вокруг себя по полу и по дивану газетные страницы действует на вас расслабляюще. Но теперь вы понимаете, что источник расслабленности вряд ли произведет приятное впечатление на гостей. Я хочу, чтобы под таким углом вы взглянули и на свой офис.

Вот несколько вопросов, которые помогут вам поставить диагноз своему рабочему месту и определить зоны, за которые вы должны приняться в первую очередь. Не забывайте, мы представили, что вы оказались в своем кабинете впервые.

Для начала вопросы о самом рабочем месте

Что вы с первого взгляда поняли о его хозяине? Аккуратен ли он или это человек-тайфун? Как вы считаете, это впечатление в целом соответствует вашему характеру?

Каким вам кажется рабочее пространство — организованным или хаотичным? Какое из этих слов люди чаще всего используют, когда им нужно описать вас?

Вы комфортно себя чувствуете в этом пространстве или все время боретесь с желанием сбежать? Если вы дали положительный ответ на вторую часть вопроса, не кажется ли вам, что этот хаос — одна из причин ваших трудностей с исполнением своих обязанностей?

Разумно ли, на ваш взгляд, используется пространство или вы видите множество предметов, место которым либо дома, либо и вовсе в мусорном ведре?

Свободен ли пол или каждый раз, входя и выходя из кабинета, вы преодолеваете полосу препятствий из стопок документов и папок?

Есть ли в этом кабинете предметы, которые говорят о том, что собой представляет хозяин помещения (картины на стенах или личные фотографии), или вы находитесь в стерильном пространстве, которое не дает никакого представления о своем хозяине? Каким бы ни был ваш ответ, он вас устраивает?

Если в кабинете есть книжный шкаф, имеется ли там свободное место для книг или полки забиты посторонними вещами?

А теперь сосредоточим внимание на важнейшем элементе рабочего кабинета — столе. Как бы вы ответили на такие вопросы:

Свободна ли поверхность вашего стола или она превратилась в кладбище документов? Вы хотели бы использовать свой стол с большей пользой, но не можете найти на нем места, потому что фотографии, еда и различные электронные устройства оккупировали каждый квадратный сантиметр? Организованы ли ящики стола или набиты чем попало? Закрываются ли эти ящики? Не залеплен ли монитор желтыми листочками с разными напоминаниями?

СОЗДАНИЕ ОСМЫСЛЕННОГО ПРОСТРАНСТВА

Уолтер — известный адвокат, совладелец большой юридической компании. Впервые войдя в его большой кабинет, я увидела повсюду стопки документов. «Ну это же документы...» — сказал Уолтер. Он привык к беспорядку.

Нередко мы собираем горы хлама и обещаем себе, что потом обязательно со всем этим разберемся. Но эти горы часто остаются с нами навсегда — со временем мы перестаем их замечать! Уолтер игнорировал не только кипы документов: горы справочников, которые он часто использовал в работе, валялись на полу у стола. В кабинете стоял большой шкаф, на открытых полках располагались дипломы и семейные фотографии Уолтера. Я спросила, что хранится внутри. Уолтер не смог вспомнить, потому что не заглядывал в шкаф уже много лет. И знаете, что мы там нашли? Пыльные учебники по юриспруденции! Эти книги, которые Уолтеру уже никогда не понадобятся, съедали его рабочее пространство. Что еще выявил свежий взгляд на кабинет Уолтера? В шкафу было два маленьких ящика, забитых всякой всячиной — про нее тоже все забыли. Для начала мы потратили несколько часов на разбор завалов на столе, распределяя документы по делам, которые вел Уолтер. Работу со многими он уже закончил, теперь бумаги нужно было присовокупить к остальным документам по каждому делу. Помощник унес рассортированные нами материалы в архив, а сам Уолтер, впечатленный результатом, решил навести настоящий порядок в кабинете.