Организация выставочной деятельности - Сергей Бердышев

Верным средством минимизации затрат и гарантией привлечения большего числа клиентов, чем было бы возможно, является групповая организация выставки, когда фирма-организатор находит себе помощников среди партнеров, живо заинтересованных в демонстрации своей продукции, если таковая удачно дополняет ключевые экспозиции на тему выставки. Так как провинциальная фирма-организатор скорее всего запланирует маленькую выставку с низкими расценками, то участники непременно найдутся (обычно рабочее место на маленькой выставке стоит столько, сколько квадратный метр арендуемой площади на большой престижной). Вот почему фирме-организатору важно уметь привлечь внимание всех заинтересованных лиц к запланированному событию, удержать всех привлеченных и юридически грамотно оформить документы о партнерстве.

На начальном этапе, когда еще только ведутся переговоры о сотрудничестве, от организатора требуется составить оферту – предложение участвовать в выставке в качестве соэкспонентов. Типовой текст данного документа приводится ниже.

[Наименование организации], в дальнейшем именуемый (ая) «Оргкомитет», предлагает заинтересованным организациям в качестве экспонентов провести рекламную презентацию результатов своей деятельности – [продукции, работ, услуг] в рамках выставочно-ярмарочного проекта [наименование события], который состоится [дата].

1. Предмет оферты

1.1. Оргкомитет оказывает услуги по проведению демонстрации экспозиций и презентации [продукции, работ, услуг], а Заказчик оплачивает эти услуги и проводит своими силами демонстрацию и презентацию в соответствии с условиями настоящей оферты.

1.2. Терминология

1.2.1. Под демонстрацией в настоящей оферте понимается застройка выставки и обустройство экспозиций силами экспонентов и сторонних (подрядных) организаций в целях показа экспонентами результатов своей коммерческой деятельности.

1.2.2. Под презентацией в настоящей оферте понимается комплекс рекламно-информационных мероприятий, направленных на продвижение [продукции, работ, услуг] среди компаний и индивидуальных предпринимателей [наименование региона, населенного пункта].

1.3. Презентация проходит в [наименование населенного пункта] в период с […] по […] г. Технические характеристики выставочных павильонов указаны в приложении № 1 к настоящей оферте.

1.4. Проведение презентации возможно по двум вариантам:

1.4.1. Проведение презентации с [концертной программой, конференцией, пресс-конференцией, фуршетом] с использованием всех технических средств, описанных в приложении № 2 к настоящей оферте. Продолжительность презентации до […] часов.

1.4.2. Проведение презентации без [указать отпадающий пункт]. Продолжительность презентации до […] часов.

1.5. Форма проведения презентации определяется экспонентом самостоятельно.

1.6. Оргкомитет по дополнительному письменному запросу экспонента предоставляет дополнительные услуги, из числа указанных в настоящей оферте, в соответствии со ст.6 настоящей оферты.

2. График работы

2.1. Период проведения презентаций: с […] по […] г.

2.2. Предварительный график проведения презентаций: […].

3. Права и обязанности сторон

3.1. Экспонент обязуется

3.1.1. Оплатить заказанные услуги и направить в Оргкомитет копию платежного поручения.

3.1.2. В срок до [дата] представить в Оргкомитет сценарный план проведения презентации для согласования.

3.1.3. Своими силами или силами привлеченных организаций (рекламных агентств, подрядных и субподрядных организаций) осуществить презентацию в соответствии с предъявленным сценарным планом.

3.1.4. Соблюдать регламент работы, установленный Оргкомитетом.

3.1.5. Соблюдать правила пользования предоставленными помещениями, имуществом.

3.1.6. Направить в Оргкомитет список участников презентации, включающий Ф.И.О. участников, их должности и функциональные обязанности на время события.

3.1.7. Предоставлять необходимую информацию относительно проведения презентации по просьбе Оргкомитета.

3.2. Оргкомитет обязуется

3.2.1. Оказать оплаченные услуги.

3.2.2. Отразить презентацию в рекламной кампании выставки в формате, указанном в приложении № 3 к настоящему договору.

3.2.3. Обеспечить безопасность и охрану общественного порядка во время проведения мероприятия.

3.2.4. Обеспечить сохранность реквизита экспонентов.

3.2.5. Оргкомитет имеет право размещать рекламу спонсоров выставки во время проведения презентации.

4. Стоимость

4.1. Стоимость проведения презентации с [концертной программой, конференцией, пресс-конференцией, фуршетом]: […] рублей, в том числе налог на добавленную стоимость […] % – […] рублей.

4.2. В стоимость проведения презентации с [концертной программой, конференцией, пресс-конференцией, фуршетом] в соответствии с п. 1.4.1. входит: […].

4.3. Стоимость проведения презентации без [указать отпадающий пункт]: […] рублей, в том числе налог на добавленную стоимость […] % – […] рублей.

4.4. В стоимость проведения презентации без [указать отпадающий пункт] в соответствии с п. 1.4.2. входит: […].

4.5. Информация о скидках: […].

5. Условия проведения презентации и порядок оплаты: […].

6. Дополнительные услуги

6.1. Дополнительное оборудование и дополнительные услуги предоставляются по предварительным заявкам.

6.2. Дополнительное оборудование и дополнительные услуги предоставляются на условиях предварительной оплаты.

6.3. Стоимость дополнительных услуг (указана с учетом НДС): […].

7. Ответственность сторон[21]

7.1. Оргкомитет не несет ответственности за содержание и достоверность рекламно-информационных материалов экспонентов.

8. Адрес Оргкомитета

4. Цели участия в выставке

4.1. Цели фирмы, участвующей в выставке

Цели, которые преследует фирма в ходе участия в выставке, во многом сходны с целями, которые преследуются компанией, организующей собственную выставку. И тем не менее некоторые отличия все же наблюдаются. Одной из наиболее необычных и в то же время закономерных целей является просто присутствие ради самого присутствия. В настоящее время факт отсутствия сколько-нибудь солидного, разрекламированного предприятия на выставке все чаще воспринимается в деловой среде как сигнал скрытого неблагополучия вроде организационных, технических или – что наиболее вероятно – финансовых трудностей.

Далее следует назвать целью получение доступа к колоссальному информационному ресурсу. Каждое выставочное мероприятие представляет собой действенный инструмент маркетинга, помогающий экспоненту: