Теория организации - Валерий Ларионов

3. Организация, как система. Элементы организации

3.1 Общие понятия систем. Классификация систем

Основной теории организации является теория систем. Система – некоторая целостность, состоящая из взаимосвязанных частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого (человек, автомобиль, предприятие).

Признаки системы:

– множество элементов;

– единство главной цели для всех элементов;

– наличие связей между элементами;

– относительная самостоятельность элементов, их целостность и единство;

– четко выраженное управление.

Кроме признаков система имеет свойства. Ее основные свойства:

1 – потенциал системы может быть больше, чем сумма потенциалов ее элементов;

2 – система может обладать свойствами, которыми не обладают ее части;

3 – стремление сохранить свою структуру;

4 – потребность в управлении;

5 – любая система имеет определенные границы;

6 – наличие сложной зависимости от свойств, входящих в нее элементов и подсистем.

С развитием теории систем все явления в природе и обществе стали рассматривать как системы. Система может быть большой и её целесообразно разделить на ряд подсистем. Например, экономическая, организационная, техническая подсистема в организации. Каждая система состоит из подсистем, одновременно являясь подсистемой более крупной системы.

Классификация систем зависит от целей, которые ставит исследователь.

Наиболее известной группировкой подсистем в природе и обществе является выделение технической, биологической , социальной подсистем .

Техническая подсистема включает станки, технологические комплексы, оборудование, имеющие технические инструкции. Последствия её работы более-менее предсказуемы. Биологическая подсистема включает флору, фауну, человеческий организм. Более разнообразная , чем техническая; набор решений более ограничен из-за медленного эволюционного развития.

Социальная подсистема характеризуется наличием человека в совокупности взаимосвязанных элементов.

Системы классифицируются и по другим признакам (таблица 1).

Таблица 1. Классификация систем

С внедрением теории систем в теорию организации все организации рассматриваются открытыми системами. Они имеют способность приспосабливаться к изменениям внешней среды и должны это делать для устойчивого функционирования.

Каждая организация должна обладать всеми свойствами и признаками системы. Выпадение или несоблюдение хотя бы одного из них приводит к отрицательным результатам. Системный характер организации – необходимое условие её деятельности.

Анализ явлений природы и общества может проводиться с различной широтой и глубиной охвата. При этом применяют аспектный, комплексный или системный подход.

Системный подход – требует анализа всех элементов (наиболее полный). Комплексный – предполагает анализ ключевых элементов.

Аспектный – проводится анализ отдельных элементов и по ним делаются выводы по всей системе.

3.2 Системный подход к организации

Одним из ключевых положений современной теории организации является системный подход к организации.

Системный подход в теории организации (Подлесных) – это:

– концентрация внимания на целостности структур организации;

– взаимозависимость частей организации, работающих ради одной цели;

– ориентация организации на конечные результаты деятельности фирмы в условиях быстро меняющейся внешней среды.

При этом руководители должны рассматривать организацию, как совокупность взаимосвязанных элементов (например, таких, как люди, структура, задачи, технологии, цели), которые ориентированы на достижение целей организации в условиях меняющейся внешней среды. Системный подход – способ мышления по отношению к организации и управлению, а не набор принципов и руководств для управляющих.

Системный подход является методологией анализа и синтеза организационных и производственных комплексов как систем, что значительно повышает обоснованность управленческих решений.

Организация как система обладает некоторыми свойствами:

1. Большинство систем являются открытыми, т.е. обмениваются с окружающей средой материалами, продукцией , энергией, информацией.

2. Обладает свойством адаптации, т.е. способностью реагировать и приспосабливаться к изменениям окружающей среды.

Изучение свойств организации как системы предполагает изучение взаимоотношения частей и целого. При этом имеется в виду, что:

– целое первично, а части вторичны;

– части образуют неразрывное целое – воздействие на любую из них влияет на всю систему. Целое ведет себя как нечто единое независимо от степени сложности;

– из многообразия свойств системы можно выделить эмерджентность – несводимость свойств системы к свойствам её элементов. Иными словами, эмерджентностью называют наличие новых качеств целого, отсутствующих у него составных частей. Целое не является простой суммой свойств составляющих его элементов, хотя и зависит от них.

Кроме отмеченных свойств и характеристик определенное значение имеют понятия организованности системы и ее сложности. Под организованностью понимается свойство целого быть больше суммы своих частей. Чем больше целое отличается от суммы своих частей, тем более оно организовано.

Сложность также является важным признаком системы. Фундаментальным открытием в теории организации является представление предприятия как системы величайшего порядка сложности, что определяется наличием людей в организациях.

Из теории систем известно, что каждая система имеет входное воздействие, систему обработки, конечные результаты, обратную связь. Эти положения применимы и к производственным системам. С этих позиций рассмотрим внешние и внутренние переменные, которые влияют на функционирование предприятий (схема на рис.8).

Рис. 8. Схема внутренних и внешних переменных системы

Внутреннее состояние системы характеризуется внутренними переменными Мi.

Внешние воздействия на систему называется входными переменными, а элементы системы, к которым приложены входные воздействия, входами системы.

Выделяют 2 типа входных воздействий: управляющее воздействие Х и возмущающее воздействие М.

Системы, которые обладают свойством переходить в разное состояние под влиянием различных управляющих воздействий, называются управляемыми системами.

Возмущающими воздействиями нельзя управлять, но надо учитывать при выработке управляющих воздействий. Воздействия системы на окружающую среду характеризуется выходными элементами У, которые позволяют оценить результаты управления.

Часть выходов вновь воздействует на вход системы. Такие системы называются системы с обратной связью.

Все элементы системы взаимосвязаны. Изменение одного из элементов оказывает влияние на результаты работы всей системы. Задачей менеджеров является установление связей между элементами, обеспечение устойчивости их функционирования, своевременная корректировка связей за счет грамотного использования связующих процессов. Рассмотрим далее основные элементы организации как объекта управления.

3.3 Элементы организации (части организации, переменные)

В зависимости от целей анализа могут быть выделены различные элементы (части) организации. Ниже рассматриваются следующие элементы: цели, структура, задачи, технология, люди (работники ) и связующие процессы между ними.

1. Цели организации – конкретное конечное состояние или желаемый результат, которого стремится добиться организация или группа, работая сообща. Цели – мощный механизм координации, т.к. дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться. Организации – многоцелевые системы, которые одновременно реализуют несколько ключевых целей, связанных и взаимообусловленных между собой. Можно говорить о системе целей организации (таблица 2).

Таблица 2. Группировка целей организации

2. Структура организации – логическое взаимодействие уровней управления и подразделений построенное в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достичь цели организации.

Структура (лат. – строение, расположение, порядок) – совокупность устойчивых связей объекта, обеспечивающих его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Организационная структура – единство производственной структуры и структуры управления. Производственная структура – упорядоченная совокупность производственных подразделений и их организационных отношений. Структура управления – упорядоченная совокупность управленческих подразделений.