Как стать незаменимым сотрудником - Дональд Крэйг

4.4. Правила презентации

Презентация – это вид публичного выступления. Многие из нас побаиваются выступать перед публикой. Обычно такой страх – последствие неудачного школьного опыта, когда за ответы у доски нам ставили плохие оценки. Важно постепенно развивать уверенность в своих силах, потому что любой страх нас тормозит, не дает действовать, заставляет отступать, избегая возможной опасности. Провести успешную презентацию помогут наши советы.

Во-первых, чувствовать себя уверенно и не запинаться поможет тщательная подготовка презентации. Необходимо продумать все детали. Ваши слова и наглядные пособия должны быть понятны аудитории. Конечно, шпаргалка вам понадобится, но лучше не читать с листа, а говорить свободно и естественно. Отрепетируйте свою речь, говорите четко, не торопитесь, делайте паузы, выделяйте ключевые слова (их, кстати, полезно подчеркнуть сразу в тексте).

Чтобы техника не подвела, перед началом презентации проверьте все нужные вам приборы, отключите свой мобильный, приготовьте стакан воды для себя.

Презентация состоит из краткого вступления, основной части и заключения. Обязательно поблагодарите слушателей за внимание. Вообще, будьте дружелюбны и обращайтесь к публике, не отстраняйтесь, будто вы читаете лекцию нерадивым студентам. Обратите внимание на свою жестикуляцию. Не следует размахивать руками, это отвлекает и раздражает. Не ходите взад-вперед, в общем, будьте спокойны и уравновешенны. При этом здоровый эмоциональный накал пойдет вашему выступлению только на пользу.

Полезно приготовить листовки или буклетики, содержащие информацию о том, что вы презентовали, будь то товар или идея. Раздайте листовки вашей аудитории, чтобы закрепить полученную информацию.

Глава пятая

Организаторские способности

5.1. Настраиваемся на работу. Что нам мешает?

Существует множество способов утром встать с постели бодрым, хорошо начать свой рабочий день, настроиться на позитив. Этому помогают приемы самомотивации. Например, очень хорошо помогает такая установка – куплю это золотое колечко с премии, а ее еще надо заработать. Или – поеду отдыхать туда-то, когда успешно закончим этот проект. И работается веселее. Материальная мотивация – самая сильная. Также помогает работать с особым задором здоровая конкуренция с коллегами. А еще установка для себя долгосрочных целей, то есть осознание того, что каждый рабочий день приближает вас к чему-то масштабному – высокой должности, собственному пентхаусу, отдыху на Карибах и другому. Может, вы мечтали с детства полететь в космос, сегодня космический туризм уже не сказка. Так что мотивировать себя можно любым подходящим для вас способом.

Но как бы вы ни старались, есть объективные причины, по которым работа не спорится.

Вы не сможете работать эффективно, если на вашем предприятии в целом плохая организация труда, нет четкого плана работы. Об этом ярко свидетельствуют постоянные авралы. Спешное выполнение за неделю месячного плана – показатель плохой работы менеджеров и слабости руководства. Работать надо четко, стабильно, с чувством, с толком, с расстановкой, как говорится. Каждый сотрудник должен четко знать круг своих обязанностей, а также адекватно оценивать свои способности, скорость работы и результативность.

Наиболее сложно справляться с рабочими обязанностями тем сотрудникам, которые не соответствуют занимаемой должности. Поэтому будьте осторожны, когда устраиваетесь на работу или получаете повышение. Вы должны четко осознавать, что будете делать на новом месте. Конечно, по ходу дела можно получить дополнительные навыки, освоиться. Но в итоге, если вы не профессионал в данном деле, вы наделаете массу ошибок, и от этого пострадает вся фирма.

Бывает, что как бы вы ни уговаривали себя, ни заставляли, уже при мысли о какой-либо деятельности у вас руки опускаются и сосет под ложечкой. Если так происходит каждое утро перед работой, то есть большая вероятность, что это не ваше место, оно вам просто не подходит. Если вам ну совсем не хочется устраивать какие-то переговоры, отправлять сейчас деловое письмо, обсуждать что-то с коллегой или начальником, в общем, вы готовы делать что угодно, только не это, возможно, таким образом ваше подсознание сигнализирует, что вы еще не созрели или ситуация пока складывается неблагоприятная. Мы интуитивно анализируем массу различных факторов. Бывает, разумом мы понимаем – надо, а шестое чувство твердит – подожди. Прислушайтесь к инстинктам несколько раз, проверьте свою интуицию. Если не подведет, она станет вашим надежным помощником на пути к вершине карьерной лестницы.

5.2. Тайм-менеджмент. Управление временем

Тайм-менеджмент – это целая наука об управлении временем. Время на самом деле эфемерно и условно. Все мы замечали, как секунды превращаются в века, если кого-то ждешь или слушаешь скучного докладчика. И как летят, если мы занимаемся чем-то интересным или надо сделать срочную работу. Незаменимый работник ценит каждое мгновение. Время – деньги. Как поется в знаменитой песне – «Не думай о секундах свысока»! Потеряете несколько секунд сейчас, и будете неделями потом наверстывать упущенное.

Незаменимый сотрудник работает, как часы. Вернее, по часам. Пунктуальность – вежливость королей и не только. Опоздания никого не украшают, а забывчивость говорит о вашей безответственности. Вам, чтобы стать незаменимым сотрудником, следует стараться приходить вовремя на работу, не опаздывать на деловые встречи, не пропускать корпоративы, помнить о днях рождения коллег и начальства, отправлять деловые письма вовремя. В общем – немецкая точность поможет во всем. Ежедневник – ваш надежный и верный союзник. Храните его, как зеницу ока. И обязательно носите часы. Сегодня распространена привычка сверять время по мобильному телефону. Но часы на руке невероятно организуют. Это постоянное напоминание об уходящем времени – а столько надо успеть. Говорят, счастливые часов не наблюдают. А вот ответственные люди – всегда следят за временем. Иногда, если заметите, что стали чаще опаздывать, полезно перевести стрелки на ваших наручных часах на 5 минут вперед.

Основной прием организации рабочего времени – составление расписания дня. План на следующий день вырисовывается уже сегодня. То есть вам примерно должно быть известно, какие дела вы отложили на завтра. Более конкретный план составляется утром. Необходимо отсеивать все незначительные дела, не распыляться по мелочам. Четко расставляйте приоритеты, что необходимо сделать сейчас, а что подождет. Это очень эффективная методика. Кстати, действуя таким образом, вы неожиданно можете понять, что в данный момент более неотложным является звонок вашим друзьям или близким, а не деловым партнерам. Ведь личная жизнь тоже должна входить в ваше расписание дня.

5.3. Метод кукушки или делегирование полномочий

В менеджменте существует такое понятие, как делегирование полномочий. Незаменимый работник – ловкий работник. Он может уклониться от выполнения лишней работы и умеет поручать сослуживцам часть своих обязанностей. Иногда это просто необходимо, например, если на вас стараются свалить слишком много дел. Поделитесь.

Делегировать полномочия надо с умом. Никогда не говорите, что не можете чего-то сделать, особенно начальству. Лучше объясните, что очень загружены, и вам нужна помощь. Возможно, кто-то из ваших менее загруженных в данный момент коллег отлично разбирается в данном вопросе. Вообще, не стесняйтесь обращаться за помощью к коллегам. Главное – не тратить много времени на ту работу, с которой вы плохо справляетесь. Лучше сосредоточьтесь на том, что у вас лучше получается, так результативность вашего труда будет выше.

Но если вы передали часть своих обязанностей коллеге, следите за ним в оба. Тут можно и просчитаться. Возможны два варианта. Коллега сделает работу лучше вас и припишет себе лавры успеха. Или сделает работу из рук вон плохо, а отвечать вам. Как же определить, кому можно поручить задание, а кому нет?

Проработав на одном месте какое-то время, вы начинаете лучше узнавать коллег. У каждого найдется масса достоинств, но есть и слабые стороны. Кто-то делает работу быстро, но не очень качественно. Кто-то прямо как черепаха, зато после него не надо ничего исправлять. Совам лучше поручать ответственные задания во второй половине дня, а к вечеру у них открывается второе дыхание. Жаворонки полны энтузиазма с утра. Некоторые хорошо контролируют эмоции, а другие готовы срываться по любому поводу. Вам необходимо учитывать все эти факторы и использовать полученную информацию для успешного сотрудничества с коллегами и партнерами.

5.4. Учимся говорить «нет»

Учитесь говорить «нет» себе и окружающим. Все друг другом стараются манипулировать. Люди не всегда рассчитывают использовать других, они просто просят, предлагают, в надежде, что кто-нибудь да согласится. Вам не обязательно всегда говорить «да». При этом отказ ни в коем случае нельзя облачать в форму извинения. Не показывайте, что чувствуете вину. Вы отказываете, потому что не можете это сделать. Скажите, что чем можете, вы всегда поможете, но в данном случае вы просто объективно не в состоянии.